Como fazer gestão de documentos: importância + 10 dicas para se organizar

Não é segredo nenhum que uma estrutura organizada, seja na mesa do escritório ou em uma empresa de grande porte, beneficia qualquer atividade. Ainda assim, é comum nos depararmos com colaboradores e líderes que não sabem como fazer gestão de documentos empresariais.

Antes de nos aprofundarmos nesse assunto, vamos definir a atividade:

O que é a gestão de documentos?

Podemos compreender a gestão de documentos como o conjunto de medidas e políticas que conduzem administração, registro e uso de documentos em uma organização empresarial, sejam eles físicos ou digitais

Responsabilidade do gestor de arquivos, seu objetivo é monitorar o acesso, manter a organização, manter os documentos bem cuidados e facilitar a pesquisa e localização sempre que for preciso.

Qual a importância da gestão de documentos

Documentos de uma empresa são relatórios, ordens de compra, comprovantes de pagamento, contratos, processos e muitos outros. De modo geral, trata-se de um grande volume de informação que é tratado diariamente por muitos setores dentro de um empreendimento.

Uma gestão de documentos inadequada e desorganizada pode promover riscos diversos, como perda de documentos importantes, vazamentos de dados sigilosos e perda de tempo devido a dificuldade em localizar documentação necessária, o que fica ainda mais grave em casos urgentes, como processos judiciais e auditorias.

Dessa forma, fica claro qual a importância de saber como fazer gestão de documentos corretamente, que é mantendo o acesso seguro, monitorado e eficiente aos documentos de uma empresa. Além disso, a gestão de documentos feita corretamente traz outros benefícios, confira:

  • Ajuda na produtividade
  • Crucial para garantir o funcionamento da organização
  • Facilita a comprovação de resultados e atividades
  • Facilita auditorias
  • Moderniza e otimiza a operação

Consequências de falhas na gestão de documentos

Já abordamos o tema recentemente, mas é interessante reforçar as ameaças provocadas por falhas na forma como se faz a gestão de documentos, principalmente quanto os erros estão na forma de avaliação de riscos.Para isso, listamos algumas das consequências principais, confira:

  • Vazamento de informações sigilosas: empresas tratam informações sigilosas o tempo todo, seja de fornecedores ou clientes, como no caso de um e-commerce, por exemplo. Nesse contexto, o vazamento de informações sigilosas, ocorrido por falhas nas verificações de acesso, pode expor dados e causar prejuízos, principalmente com a vigência da LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais;
  • Perda de documentos importantes: comprovantes de pagamento, contratos e outros documentos são essenciais para garantir a proteção legal da empresa em suas atividades. Perder um documento dessa importância pode trazer riscos completamente desnecessários para a empresa;
  • Fluxo de trabalho prejudicado: um risco que se acumula e gera grandes prejuízos, apesar de passar despercebido em muitos casos, envolve os efeitos da gestão de documentos inadequada no fluxo diário da empresa, gerando demora exagerada para localizar informações e podendo provocar a perda de prazos em casos de maior urgência.

10 dicas de como fazer gestão de documentos corretamente

Depois de deixar claro a importância da gestão de documentos empresariais e citar algumas consequências de falhas nesse processo, reunimos 10 dicas sobre como fazer gestão de documentos de maneira correta e eficiente na sua empresa, garantindo todos os seus benefícios e mitigando riscos

1. Crie uma estrutura de organização

O primeiro passo de como fazer gestão de documentos de forma adequada é definir o padrão organizacional que será utilizado. O recomendado pela maioria dos especialistas é criar listas e classificar os documentos de acordo com o uso e, consequentemente, a forma como devem ser armazenados.

No geral, o sistema utilizado é o seguinte:

  • Documentos em formato físico: aqueles que possuem assinaturas, como declarações, contratos e outros papéis;
  • Documentos armazenados digitalmente: certos documentos, como fichas de cadastro, pesquisas e relatórios, podem ser armazenados em formato digital;
  • Cópias de documentos: a última categoria representa as cópias de documentos físicos que não precisam ser armazenados depois de utilizados pela empresa ou de passarem pelo processo de digitalização.

Essa prática ajuda a criar um acervo dos documentos existentes na empresa e serve para direcionar de forma adequada a entrada de novos documentos posteriormente.

2. Cuide bem dos documentos físicos

Registros físicos precisam de alguns cuidados adicionais por parte da gestão de documentos. Mesmo com a digitalização cada vez mais em alta, certos certificados e documentos específicos precisam ser armazenados em papel.

Nesse caso, pense em como fazer a gestão de documentos físicos de maneira adequada e tenha o cuidado com o local onde eles serão armazenados. Seja um armário ou uma sala de arquivos, manter os documentos físicos bem ordenados e conservados é essencial para que eles tenham fácil acesso caso necessário.

3. Conheça a temporalidade dos documentos

Mesmo documentos físicos apresentam uma temporalidade prevista por lei, um tempo de validade no qual o arquivo deve ser preservado. Toda empresa precisa conhecer esses prazos de armazenamento de documentos, para ajudar nesse quesito, o vídeo abaixo do NF-e Protect explica o assunto:

4. Atenção à digitalização de arquivos

A digitalização de documentos é uma grande facilidade para empresas, uma vez que permite garantir a durabilidade e fácil acesso a uma enorme quantidade de arquivos sem a necessidade de um grande espaço ou dos colaboradores encontrarem a cópia física manualmente, caso precisem de suas informações.

Criar uma rotina de digitalização é essencial, principalmente por conta das empresas gerarem novos documentos diariamente. Quanto mais acumular, mais difícil e demorada a digitalização. Portanto, estabeleça um local e prazo para que os colaboradores deixem os documentos a serem digitalizados, idealmente por um funcionário responsável por executar essa tarefa.

No caso de empresas de grande porte que precisam correr atrás do prejuízo e digitalizar documentos de anos de operação, o ideal é contratar uma empresa confiável de digitalização para executar o serviço com segurança e agilidade.

5. Não deixe de capacitar sua equipe para organizar e utilizar os documentos

Toda vez que uma nova ferramenta é inserida na rotina da empresa, é interessante oferecer treinamentos para que sua equipe saiba utilizá-la da melhor forma possível. O mesmo vale para a gestão de documentos.

Ao criar suas diretrizes e investir em sistemas para fazer a gestão de documentos empresariais, mostre aos seus colaboradores como eles devem proceder a partir daquele momento. Isso garante eficiência, segurança e coesão.

6. Estabeleça regras de acesso

O acesso irrestrito é uma falha potencial na gestão de documentos empresariais. É preciso criar regras de acesso que limitem quem pode acessar cada categoria de documentos, prazo para devolução, entre outras diretrizes.

Além disso, é recomendado manter um registro de todas essas interações para consultas futuras, caso seja necessário.

7. Faça backups regulares

Documentos digitais podem estar vulneráveis a ações de hackers, danos aos servidores e outras falhas que provoquem a perda dos arquivos. 

Dessa forma, é recomendado como medida de segurança que se faça backup de dados periodicamente, mantendo esse arquivo em um banco de dados a parte para garantir a sua proteção.

8. Crie padrões de títulos dos documentos e pastas

Uma dica simples para a gestão de documentos, principalmente arquivos digitais, é criar padrões de títulos para nomear os documentos gerados. Normalmente, o recomendado é seguir uma ordem que inclua:

  • Data do arquivo;
  • Tipo;
  • Identificação;
  • Assunto principal;
  • Setor ou responsável.

De certa forma, tudo que facilite identificar e encontrar o documento em uma pesquisa deve, preferencialmente, constar no título. Além disso, é ideal que todos os colaboradores usem o mesmo padrão para nomear seus arquivos e documentos, facilitando a organização.

9. Tenha sempre um gestor responsável por documentos

Ter um colaborador responsável direta e exclusivamente pela gestão de documentos é uma forma de garantir que a estrutura organizacional seja respeitada e seguida. O gestor de arquivos e documentos deve ser o único em contato direto e ilimitado com os arquivos físicos, ele que registra quem solicitou os documentos e ele que irá cobrar a devolução dos mesmos.

Além disso, caso algum colaborador cometa alguma falha nesse processo, ele apresenta autonomia para cobrar a correção da falha, seja diretamente ou comunicando o líder do setor.

10. Procure soluções em tecnologia

Assim como a tecnologia no setor de compras auxilia muito a gestão de fornecedores, a tecnologia também pode ser aliada na hora de realizar a gestão de documentos na sua empresa. 

Assim como serviços de digitalização, sistemas de arquivos digitais e plataformas de monitoramento são ótimas para limitar o acesso e garantir a segurança das informações armazenadas.

Hora de simplificar as coisas

Seguindo nossas dicas, você aumenta sua compreensão de como fazer gestão de documentos certamente será uma tarefa mais simples para sua empresa. E falando em simplificar as coisas, não podemos deixar de mencionar as vantagens de utilizar a Linkana no processo de qualificação de fornecedores da sua empresa.

Além de facilitar a consulta pública de Compliance e governança de potenciais fornecedores, nossa plataforma utiliza armazenamento em nuvem para manter toda a documentação coletada em segurança, ao mesmo tempo que garante o fácil acesso para sua equipe de compras.

Veja como podemos transformar a forma como sua empresa qualifica e monitora seus fornecedores. Preencha o formulário abaixo que entraremos em contato:

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.