Como consultar certidões negativas da empresa? Quais os principais tipos?

Quando uma empresa avalia fazer negócios com um fornecedor, é importante que ela tenha alguma garantia que esse possível parceiro tenha boa índole ou condições financeiras satisfatórias para entregar o que lhe foi solicitado.

Para atender essa demanda e garantir que o fornecedor não tenha débitos ou pendências com órgãos federais ou estaduais, são solicitadas as Certidões Negativas de Débitos – também conhecidas como CNDs. Apesar de terem um objetivo simples, existem vários tipos de certidões disponíveis e cada uma delas possui processos exclusivos de emissão.

Mas, com o avanço da tecnologia, há pelo menos uma boa notícia: várias dessas certidões podem ser emitidas pela internet. Continue a leitura e entenda como consultar Certidões Negativas da empresa e quais são as Certidões Negativas de uma empresa.

Por que tirar Certidões Negativas de Débito?

Conforme abordamos no início do artigo, as CNDs são documentos que atestam a saúde de uma pessoa física ou jurídica, mostrando que ela não possui pendências em órgãos públicos ou está respondendo ações civis, criminais ou federais. 

Para exemplificar, algumas das situações em que as Certidões Negativas podem ser requisitadas são:

  • Para poder participar em licitações
  • Melhorar a classificação do risco
  • Processos administrativos ou judiciais
  • Concorrências e bidings realizados por empresas privadas
  • Atestar a regularidade fiscal e tributária
  • Financiamento de recursos via bancos ou instituições financeiras 

Mas elas não oferecem benefícios apenas para as empresas que estão realizando um processo de Due Diligence na contratação de um provedor, por exemplo. Elas também são ótimas aliadas no controle da situação de qualquer tipo de negócio.

Muitas vezes por desatenção, falhas em processos ou até mesmo não saber como consultar Certidões Negativas da empresa, uma pessoa pode acabar deixando de cumprir com alguma obrigação e só ficará sabendo do problema quando for acionado judicialmente.

Quais são as Certidões Negativas de uma empresa?

Já que as Certidões Negativas são necessárias em situações tão diversas, existem documentos que podem ser exigidos em cada circunstância. Os principais tipos de documentos são:

  • Certidões de regularidade fiscal federal  (CND da Receita Federal, INSS e PFGN)
  • Certidões de regularidade com relação ao FGTS (CND FGTS)
  • Certidões Negativas de Débitos Trabalhistas (CNDT)
  • Certidões de regularidade fiscal estadual (CND estadual)
  • Certidões de regularidade fiscal municipal (CND municipal)
  • Certidões Negativas de Tributos Mobiliários e Imobiliários

Como consultar Certidões Negativas da empresa?

Como cada uma das certidões é diferente, os processos para emissão e consulta dos documentos também podem variar. Para lhe ajudar, apresentaremos logo abaixo um passo a passo de como consultar Certidões Negativas da empresa.

Certidões de regularidade fiscal municipal (CND municipal)

Quando falamos deste documento, que serve para atestar que o contribuinte não possui pendências com o município, vale lembrar que cada prefeitura é diferente e, portanto, a emissão da CND também. Mas, de modo geral, os principais documentos exigidos são a Inscrição Municipal e o CNPJ. 

O valor de taxas para emissão e a maneira que a solicitação pode ser feita (online ou presencialmente) dependerá da prefeitura em questão. Esse tipo de certidão normalmente tem validade entre 30 a 180 dias após sua emissão, dependendo do município.

Certidões de regularidade fiscal estadual (CND estadual)

Assim como a municipal muda em cada prefeitura, a estadual dependerá do estado em que ela é solicitada. A Certidão de Regularidade Fiscal é relevante para checar se a empresa ou pessoa possui pendências tributárias estaduais na Secretaria Estadual da Fazenda. Essa certidão também valerá por 30 a 180 dias a partir da data da emissão, dependendo do estado.

É válido lembrar que o nome da CND pode alterar dependendo do estado. Confira abaixo a lista para ter mais informações do lugar que você precisa do documento.

Certidões Negativas de Débitos Trabalhistas (CNDT)

Em janeiro de 2012 a Justiça do Trabalho iniciou a emissão das Certidões Negativas de Débitos Trabalhistas (CNDT). Emitida com base nas informações remetidas pelos 24 Tribunais Regionais do Trabalho (TRT) do País, ela é obrigatória para quem busca participar em licitações públicas.

A Certidão só será negativa se a pessoa ou empresa não tiver inscrições como devedora no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT). Válida por 180 dias, ela é emitida pelo site do Tribunal Superior do Trabalho (TST). A validação de certidões emitidas também pode ser feita no portal.

Segundo o TST, esse banco é responsável pelo registro de “dívidas relativas a obrigações trabalhistas, acordos trabalhistas não cumpridos, acordos realizados perante as Comissões de Conciliação Prévia e não cumpridos, termos de ajuste de conduta firmados com o Ministério Público do Trabalho e não cumpridos, custas processuais, emolumentos, multas, honorários de perito e demais despesas oriundas dos processos trabalhistas e não adimplidas”.

No vídeo abaixo você pode ter mais informações sobre as Certidões Negativas de Débitos Trabalhistas e como consultá-las:

Certidões de regularidade com relação ao FGTS (CND FGTS)

A CND FGTS, emitida pela Caixa Econômica Federal, é imprescindível para que o empresário possa relacionar-se com os órgãos da Administração Pública e com instituições oficiais de crédito, conforme é afirmado na própria página da emissão do documento.

Para poder emitir essa certidão, a pessoa física ou jurídica deve ter cumprido todas as obrigações legais junto ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), tanto em pagamentos de contribuições sociais como também de empréstimos lastreados com recursos do Fundo.

Emitida no portal da Caixa Econômica do Federal, ela possui uma validade de apenas 30 dias a partir da data de emissão.

Certidões da Receita Federal (CND da Receita Federal)

O objetivo dessa certidão é verificar que todos os débitos fiscais de todos os estabelecimentos da empresa estão em dia.

Como a certidão da Receita Federal também começou a incluir pendências à respeito de contribuições previdenciárias, a Certidão de Débitos da Previdência Social foi extinguida em outubro de 2014.

Apenas com o número do CNPJ é possível consultar ou emitir o documento com a validade de 180 dias no site da Receita Federal.

Certidões Negativas de Tributos Mobiliários e Imobiliários

Documento expedido pelas prefeituras, é baseado em dados constantes no Cadastro de Contribuinte Mobiliários, que inclui tanto pessoas físicas como também jurídicas que prestam serviços na cidade em questão.

Enquanto a certidão Mobiliária atesta a inexistência de débitos referentes ao Imposto sobre Serviços e a taxas relacionadas à prestação de serviços, a Imobiliária serve como comprovante de que não há débitos relacionados ao IPTU ou outras taxas do tipo, como asfalto, conservação e coleta de lixo.

Como é uma certidão municipal, pode ser que nem todo município forneça esse tipo de documento pela internet. Nossa recomendação é entrar no portal da prefeitura da cidade em questão e descobrir se a emissão pode ser feita online.

Entendeu como consultar Certidões Negativas da empresa?

Esperamos que com esse artigo você tenha sanado suas dúvidas sobre como consultar Certidões Negativas da empresa e quais são as Certidões Negativas de uma empresa? Esses documentos são de grande valia, por exemplo, nos processos de qualificação e homologação de fornecedores.

Se você estiver buscando maneiras de automatizar a emissão e análise de consultas públicas e de Compliance, a Linkana está aqui para te ajudar.

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.
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