Procure-to-pay: quais são as vantagens de implementar?
Equilibrar os gastos de uma empresa nem sempre é fácil, pois essa tarefa demanda uma estrutura sólida, consistente e muitos profissionais envolvidos, o que pode sobrecarregar o orçamento.
Por essa razão, uma solução é optar por um sistema de procure-to-pay (P2P) que automatize workflows e garanta um fluxo de compras mais eficiente.
Nos últimos tempos, diversas atividades corporativas têm requerido o uso de plataformas automatizadas. Um estudo realizado pelo Astute Analytica prevê o aumento de quase 10% de softwares de compras até 2026, volume deve atingir US$10 bilhões por receita.
Outro ponto de vista semelhante vem dos pesquisadores da Gartner. Eles acreditam que, até 2025, até 80% das relações de vendas B2B entre fornecedores e empresas acontecerão de forma digital.
Diante desses dados, é fácil entender que o uso de softwares pode ser uma boa alternativa para fortalecer o processo de aquisição de pagamento da sua empresa, concorda?
Por esse motivo, neste artigo explicaremos em detalhes o que é P2P, para que serve e como funciona essa plataforma. Continue a leitura e fique por dentro de tudo sobre esse recurso!
O que é procure-to-pay (P2P)?
Procure-to-pay (P2P), que, em português, significa “adquirir para pagar”, é uma parte do processo de compras e procurement. Essa etapa pode ser definida como um conjunto de ações que contemplam a integração da área de compras com a de contas a pagar.
O procure-to-pay não é o processo completo ou maior de compras, mas, sim, uma subdivisão que compõe a aquisição de bens e serviços, realização de pedidos, confirmação de entregas e garantia de qualidade, basicamente atrelado ao gerenciamento de pagamentos.
Esse processo também não pode ser considerado como uma strategic sourcing, já que esse envolve a pesquisa e a análise de fornecedores.
Então, para ficar mais fácil você entender o que é procure-to-pay, usaremos um exemplo.
Supomos que sua empresa invista em transporte de cargas e tenha uma alta demanda para entregar materiais em pouco tempo ao cliente. A lógica é que você agrupe todos os pedidos em um mesmo transporte com base na localização.
Com um software P2P, é possível simplificar a manutenção dos catálogos com economia de tempo. Isso porque a automação possibilita que os pedidos de compras cheguem em formatos diferentes, como e-mails, mensagens de texto ou imagens.
A partir disso, pode-se viabilizar rapidamente a aprovação dos fornecedores e pagar os prestadores de serviço utilizando apenas uma plataforma.
Modernize your supplier management today
Fill out the form below and discover the most complete and integrated SRM platform in Brazil.
Qual a diferença entre procure-to-pay x purchase-to-pay?
Exceto o nome, não há diferença entre procure-to-pay e purchase-to-pay, pois ambos descrevem processos de aquisição de bens e/ou serviços em empresas.
Na prática, significa que tanto um quanto o outro se referem às dinâmicas, etapas e atividades de compras que vão desde a identificação de necessidade da empresa, passando pela busca e contratação do fornecedor ideal para atender a demanda, até o pagamento desse parceiro comercial.
Por isso, podemos dizer que os termos procure-to-pay e purchase-to-pay são sinônimos. Inclusive, são representados pela mesma sigla: P2P.
Dica de leitura: "Procure-to-pay x source-to-pay: quando usar essas gestões?"
Como funciona o procure-to-pay cycle? Conheça as 7 etapas
O procure-to-pay inclui etapas que são automatizadas por um software. Abaixo você conhecerá as mais usadas pelas empresas:
requisição de compra;
identificação de fornecedores;
ordem de compra;
recebimento de bens e serviços;
recebimento da fatura;
aprovação da fatura;
pagamento do fornecedor.
Veja os detalhes de cada uma!
1. Requisição de compra
Essa primeira etapa acontece quando uma área identifica uma necessidade de abastecimento ou contração de serviço e emite a requisição de compra. Esse documento segue o fluxo previamente definido pelas políticas das companhias, os quais podem requerer assinaturas de gestores e aprovação de orçamentos.
2. Identificação de fornecedores
Os processos de procure-to-pay envolvem também uma lista de fornecedores selecionados de acordo com o desempenho, preços justo e competitivo e relacionamento com a empresa.
São fatores como esses que influenciam de qual empresa fornecedora serão realizadas as compras dos itens ou contratação dos serviços.
3. Ordem de compra
Um profissional da equipe de compras cria uma ordem de compras que será enviada para um ou vários fornecedores, caso ocorra a necessidade de encaminhar diversos pedidos ao mesmo tempo. Esse múltiplo processo depende do tamanho e do tipo de aquisição que se pretende fazer.
4. Recebimento de bens e serviços
Após o recebimento das ordens de compras, os fornecedores que já haviam sido contratados, entregam as mercadorias ao comprador. Caso o processo flua corretamente, os gerentes aprovam a transação e sinalizam o pedido como concluído.
5. Recebimento da fatura
Nessa etapa, o fornecedor emite uma fatura para o comprador com o valor e a data de vencimento, especificando os bens ou os serviços adquiridos, formas e condições de pagamento permitidas.
6. Aprovação da fatura
A fatura do fornecedor deve ser reconciliada com a ordem de compra original. Quando os gestores ou compradores confirmam o recebimento do produto, a fatura pode seguir para a etapa de pagamento.
7. Pagamento do fornecedor
Por fim, uma nota fiscal é enviada pelo departamento de compras para a equipe de contas a pagar. Na sequência, é agendado o pagamento para a empresa fornecedora. Essa transação pode ser feita por transferência eletrônica, ou outro meio de pagamento acordado entre as partes.
Leia também: "Como otimizar o processo interno de compras da sua empresa?"
Quais são as vantagens do procure-to-pay (P2P)?
Como você pôde ver até agora, um processo de compras automatizado melhora a eficiência da empresa, beneficiando-as com aumento da produtividade dos times, melhora do fluxo interno, além de contribuir com o aperfeiçoamento do relacionamento com os fornecedores.
Confira abaixo os principais benefícios dos processos de procure-to-pay:
otimizar as aquisições: automatizar o processo de aquisição de pagamento tende a melhorar a eficiência do procurement, reduzindo a possibilidade de erros;
reduzir custos: a automação também ajuda a minimizar os custos associados da manutenção, tornando o processo de compras mais equilibrado. Isso significa que, quanto mais etapas você automatizar, menor será o trabalho ou o retrabalho;
oferecer uma visão ampla das compras: ao avaliar todo o processo de compras e de aprovação, os gerentes têm uma visão mais completa sobre os dados que levaram ao ciclo de aquisição, e, assim, podem trabalhar melhor nas próximas despesas;
aprimorar o relacionamento com fornecedores: ao agilizar o processo de aprovação e pagamento, os fornecedores recebem mais rapidamente as ordens de compras e são pagos no prazo estipulado, fortalecendo a comunicação com a corporação;
flexibilidade para negociações: gerenciar um banco de dados de fornecedores exige um software adequado. Ao utilizar o P2P, aumenta a flexibilidade das empresas para escolher um ou mais fornecedores.
Como fazer procure-to-pay? 5 desafios
Apesar de todas essas vantagens, para fazer um processo de procure-to-pay eficiente, existem alguns desafios da gestão de P2P que precisam ser superados.
Na lista com os principais e mais comuns entre as empresas, estão:
falta de visibilidade e de controle dos processos:
ausência de padronização:
problemas com integração de sistemas;
riscos de compliance:
má gestão de fornecedores.
1. Falta de visibilidade e de controle dos processos
Esse tende a ser um desafio bastante comum entre empresas com alto volume de compras, pois se refere à dificuldade de acompanhar tudo o que está sendo adquirido e as tarefas relacionadas, com a etapa de pagamento.
Uma das melhores maneiras de resolver esse problema é usando a tecnologia. Por meio de sistemas de gerenciamento, você pode centralizar os processos e ter uma visão geral do que está acontecendo. Por consequência, pode identificar gargalos, resolvê-los e otimizar os fluxos.
2. Ausência de padronização
A requisição de compras é um ótimo exemplo de documento que, quando padronizado, facilita bastante a rotina do time de compras e procurement.
Além desse, é interessante padronizar outros, como a RFI (solicitação de informação), a RFP (solicitação de proposta) e a RFQ (solicitação de cotação).
Porém, nem todas as empresas têm políticas com essas regras. Isso resulta em ruídos de comunicação tanto interno quanto externo (com os fornecedores), e aumento de falhas no processo de compra.
3. Problemas com integração de sistemas
Nem sempre dá para integrar todas as tarefas da área de compras em um único sistema, e isso tende a dificultar bastante o dia a dia dos profissionais.
Uma boa maneira de resolver esse tipo de desafios é contando com soluções que permitem integração com outros sistemas, como a oferecida pela Linkana.
Trata-se de um SRM integrável a todos os softwares já utilizados na sua empresa, tais como ERPs, sistemas de compras e de fornecedores, garantindo maior velocidade e segurança na criação, atualização e bloqueios de cadastro.
4. Riscos de compliance
A contratação de terceiros já é um risco para as empresas. Lidar com uma rede de fornecedores robusta, então, aumenta os perigos jurídicos, financeiros e reputacionais.
Por isso, a garantia de compliance de todos os fornecedores é um grande desafio, pois é essencial confirmar se todos cumprem as leis e normas do ramo de atuação.
O artigo "Programa de compliance: como implementar? Aprenda em 8 passos!" traz dicas e orientação que ajudam a resolver esse problema.
5. Má gestão de fornecedores
Uma boa gestão de fornecedores é essencial não apenas pela questão da compliance, mas também para garantir que os produtos/serviços adquiridos tenham qualidade, custos justos e competitivos e sejam entregues nos prazos estipulados.
Para acertar na escolha desses parceiros comerciais, é essencial realizar um processo de qualificação e homologação completo, abrangendo pontos, como:
verificação do status do CNPJ;
análise de certidões e informações públicas;
saúde financeira;
capacidade produtiva;
entre outros critérios relacionados.
Fazer essa atividade manualmente é um grande desafio, uma vez que demanda tempo e leva a erros. Por isso, o ideal é contar com a ajuda da tecnologia para automatizar todas as etapas.
Com o sistema da Linkana, você simplifica e automatiza o cadastro de fornecedores, aprimorando consideravelmente a gestão de fornecedores da sua empresa.
Qual a importância do ciclo completo de suprimentos?
Um ciclo completo de suprimentos é importante porque abrange todas as etapas e avaliações necessárias para garantir o abastecimento de uma empresa.
Negligenciar alguma fase é elevar o risco para algo dar errado e, dependendo do problema, pode levar a significativas perdas financeiras para o negócio, sem falar em questões jurídicas e de imagem.
Por isso, o ideal é estruturar um ciclo integrado de compras, que inclua fluxos fluidos, alinhados com outras gestão, como estoque e logística.
Também é importante definir e manter uma padronização, para facilitar a comunicação entre a área de compras e os demais setores, e também entre esse departamento e os fornecedores.
Como impulsionar o procure-to-pay da sua empresa com uma boa gestão de fornecedores?
Agora que você já sabe o que é o ciclo de procure-to-pay, talvez tenha ficado mais claro que o processo de aquisição ao pagamento não é tão confuso como parece.
Entretanto, todo processo (ou software de P2P) precisa coletar, gerir e analisar dados dos fornecedores com eficiência para, assim, mitigar riscos e garantir o compliance no processo de pagamento.
Nesse sentido, a Linkana auxilia sua empresa em todas as etapas do gerenciamento de dados de fornecedores, pois somos o SRM do futuro!
Entenda o que é um SRM assistindo a este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana.
O que somente a Linkana oferece para a sua empresa?
Economize tempo na homologação de fornecedores automatizando e integrando aprovações de maneira simples e rápida.
Portais e sistemas legados de fornecedores tornam as suas decisões em compras ineficientes e inseguras. Substitua cadastros e dados obsoletos e conheça a solução moderna de SRM que está definido o novo padrão de qualidade para softwares de procurement.
A Linkana se diferencia de outras soluções disponíveis no mercado porque é:
MODERNA → Utilize uma ferramenta de qualidade e que realmente funciona. A Linkana foi feita para seus fornecedores e gestores, com automações em todo o processo e uma experiência de usuário incomparável com a que você vê em nossos concorrentes.
SIMPLES → Configure e atualize sua política de homologação e cadastro de maneira flexível e prática, utilizando informações e fluxos de aprovações de acordo com as melhores práticas de mercado.
INTEGRADA → Possuímos conectores para fontes internas e serviços externos, além de integrarmos com o ERP ou S2P para que as informações estejam sempre disponíveis em tempo real para seus compradores e requisitantes.
NACIONAL → Oferecemos nativamente e de maneira gratuita uma série de consultas automáticas a bases públicas, listas restritivas e certidões relativas às informações mais exigidas em processos de cadastro e homologação em empresas no Brasil.
A Linkana já é utilizada pelos maiores compradores do Brasil, como Raízen, BASF, Nivea, Johnson & Johnson, Suzano, Nubank, XP e Mondelez.
Faça como eles e aprimore a gestão de fornecedores da sua empresa com a nossa solução. Converse agora com um dos nossos especialistas e veja como.
Radically optimize your supplier management
Sign up below and discover how to reduce supplier registration and approval time by up to 80%.
