O que é RFI e para que serve? GUIA COMPLETO!

Quais os benefícios de usar uma RFI no processo de aquisição?

São várias as vantagens de tornar a Request for Information parte do fluxo de compras e da gestão de fornecedores da sua empresa. Para você ter uma ideia de quais podem ser esses retornos positivos, entre os que mais se destacam estão:

• otimização da comunicação entre o seu time e potenciais fornecedores;

• identificação mais rápida do melhor custo-benefício para o seu negócio;

• diminuição de gastos a partir do estímulo à concorrência;

• aprimoramento da gestão de riscos desde os primeiros contatos;

• descoberta de novas soluções e inovações;

• embasamento para as tomadas de decisão;

• aumento do nível de satisfação dos clientes finais, decorrente de abastecimentos de qualidade;

• alinhamento das expectativas da sua empresa ao que o fornecedor é capaz de entregar, logo no início, o que evita desentendimentos futuros.

Não deixe de ler este artigo: "Relacionamento estratégico com fornecedores: como construir um sólido?"

Qual o impacto da RFI na gestão de fornecedores?

Obter informações direcionadas sobre os produtos e/ou serviços oferecidos pelos fornecedores faz toda a diferença na hora de escolher qual desses parceiros é o mais capacitado para atender a sua empresa.

Além de ajudar na seleção, a RFI na gestão de fornecedores também contribui para:

• fortalecer o relacionamento desde os primeiros contatos;

• abrir caminho para negociações mais vantajosas e eficientes;

• otimizar o uso de recursos financeiros;

• evitar riscos contra a imagem e saúde financeira do seu negócio;

• melhorar a qualidade dos produtos vendidos aos seus clientes finais;

• reduzir o tempo de escolha e contratação;

• garantir a responsabilidade social e melhorar a governança;

• entre outros pontos relacionados.

Como criar uma RFI eficiente? 5 melhores dicas!

Agora que você sabe um pouco sobre o que é RFI, deve ter ficado claro que se trata de uma ferramenta eficiente para filtrar os melhores fornecedores e, com isso, garantir uma parceria benéfica para ambas as partes. 

Entretanto, a dúvida que possivelmente está na sua mente é: como fazer uma RFI eficiente? Algumas das melhores dicas que podemos dar a você quanto a isso, são:

1. não use somente modelos prontos de RFI em compras;

2. evite solicitar preço na solicitação de informação;

3. não deixe de incluir informações básicas;

4. considere a possibilidade de realizar visitas técnicas

5. inclua um acordo de confidencialidade nas RFIs de compras que enviar e receber.

Veja, abaixo, detalhes de cada uma dessas orientações. 

1. Não use somente modelos prontos de RFI em compras

O primeiro ponto que merece a sua atenção na hora de fazer uma RFI em compras é entender que não existe uma maneira certa, nem tão pouco única, de montar uma solicitação de informação. 

É fundamental lembrar que cada empresa tem necessidades diferentes, por isso, usar um modelo pronto tende a não ser o ideal. 

Assim, os resultados serão melhores se você criar uma Request for Information com campos que extraiam as informações que o seu time de compras e procurement precisa para tomar a decisão.

Uma boa maneira de fazer isso é reunindo uma equipe multidisciplinar, que pode ser composta por profissionais das áreas de procurement, recursos humanos, financeiro, comercial, jurídico, operacional, entre outros, a fim de entender quais informações devem ser colhidas para uma melhor escolha do fornecedor.

2. Evite solicitar preço na solicitação de informação

Uma dúvida comum ao montar uma RFI é quanto a inclusão ou não de temas relacionados a valores. Apesar de não haver um padrão, como acabamos de comentar, não é recomendado tópicos desse tipo na solicitação.

Afinal, a principal função da RFI é a coleta de informações técnicas. Os preços são fatores de ponderação na RFP, Request for Proposal, que no nosso idioma significa pedido de proposta.

Confira todos os detalhes sobre esse documento no artigo: "Você sabe o que é RFP? Conheça ferramenta que pode ajudar sua escolha de fornecedores"

3. Não deixe de incluir informações básicas

Muitas vezes, as empresas focam seus esforços em solicitar informações específicas sobre produtos/serviços e se esquecem de requisitar dados básicos. Por isso, ao montar a sua RFI, não deixe se pedir:

• exemplos de pedidos, semelhantes ao seu, que já foram atendidos pelo fornecedor;

• dados sobre a situação financeira e habilidades técnicas da empresa fornecedora que está em análise;

• referência de outros clientes;

• plano de ação do fornecedor.

Também é válido incluir dados relevantes sobre o seu negócio, para esses potenciais parceiros terem uma melhor compreensão do que sua empresa faz. 

Dessa forma, fica mais fácil para eles identificar a melhor forma de atender às suas necessidades de abastecimento.

Quanto a isso, vale a pena anexar:

• apresentação da sua empresa, com a história da marca e alguns dos seus clientes;

• explicação com os principais motivos da RFI;

• matriz com critérios de seleção dos fornecedores que será utilizada.

Dica! Aproveite e leia também: "Como fazer checklist de auditoria de fornecedores? Para que serve?"

4. Considere a possibilidade de realizar visitas técnicas

Outra sugestão que ajuda a entender qual o melhor fornecedor para sua operação é questionar, na RFI, a possibilidade de realização de visitas técnicas.

Apesar de simples, essa pergunta pode mostrar quão empenhada a empresa está em fechar a parceria e quão confortável se sente em abrir as portas para possíveis parceiros comerciais, demonstrando que não há nada a esconder.

5. Inclua um acordo de confidencialidade nas RFIs de compras que enviar e receber

Se sua corporação planeja um lançamento, provavelmente não deseja que seus concorrentes saibam do seu plano antes do momento certo, não é mesmo? 

Por isso, sugerimos a inclusão de um acordo de confidencialidade para impedir que essas informações sejam compartilhadas indevidamente com terceiros.

Essa é uma ótima maneira de começar bem uma relação comercial e de evitar riscos jurídicos, reputacionais e financeiros para a sua empresa.

Entenda mais sobre como lidar com essas possíveis ameaças no artigo: "5 erros na avaliação de riscos de fornecedores e como evitá-los"

As melhores práticas para enviar uma RFI e como responder

Na hora de enviar uma RFI a um possível fornecedor, garanta que esse documento seja:

• claro e conciso;

• contenha perguntas diretas que não geram duplo entendimento;

• seja fácil de ser preenchido e enviado;

• tenha um prazo de retorno realista e possível de ser cumprido;

• utilize um formato profissional;

• seja enviado pelos canais de comunicação oficial da empresa;

• use linguagem adequada ao seu ramo de atuação.

Agora, se sua dúvida é sobre como responder uma RFI, as dicas que podemos dar são:

• respeito o prazo de envio;

• garanta o preenchimento de todos os campos;

• forneça informações claras, precisas e transparentes;

• use linguagem profissional e termos técnicos somente se tiver certeza que o solicitante tem conhecimento;

• use exemplos reais; 

• personalize as respostas;

• revise tudo antes de enviar.

Indo mais além, veja quais erros a evitar ao redigir uma RFI:

• falta de objetividade;

• omissão de informações importantes;

• ausência de comprovação do que está descrito;

• falhas gramaticais;

• uso de linguagem informal e/ou desrespeitosa.

Todos esses pontos que citamos são essenciais para garantir a transmissão de uma imagem profissional da sua empresa, independentemente se envia, recebe ou responde a uma solicitação de informação.

Sugestão de leitura: "Risco de imagem: O que é e seu impacto no resultado da empresa"

O RFI em compras não deve ser sua única preocupação!

Além de explicar a você o que é RFI, existe outro ponto que gostaríamos de reforçar nesse conteúdo, que é a importância da homologação de fornecedores.

Por mais necessárias que sejam as informações técnicas sobre os insumos/serviços na hora de escolher um parceiro de abastecimento, elas são irrelevantes se não forem aliadas a uma investigação e verificação de dados mais pontuais e precisos sobre os fornecedores em si.

Entretanto, essa é uma atividade que requer a análise de diversos documentos, e quanto maior é a rede de abastecimento de um negócio, mais detalhes é preciso verificar para mitigar riscos e garantir a compliance.

Obviamente, fazer isso manualmente está fora de questão. Afinal, processos feitos dessa forma aumentam as chances de erros, além de tomar muito tempo dos profissionais e comprometer a produtividade.

Por isso, o melhor caminho para encontrar bons fornecedores é com a tecnologia a seu favor. E neste ponto, a Linkana pode ajudar, afinal, somos o SRM do futuro!

Entenda mais neste vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana.

Como ajudamos a sua empresa?

A Linkana automatiza, facilita e aprimora o procedimento de cadastro, qualificação e homologação dos fornecedores por meio da coleta, organização e análise de uma série de documentos e informações públicas e privadas para identificar riscos fiscais, operacionais, trabalhistas, ambientais, regulatórios, entre outros, a partir do CNPJ.

Com isso, o seu negócio tem um processo de contratação de fornecedores com riscos reduzidos e a diminuição da probabilidade de futuros problemas em decorrência de irregularidades com os parceiros comerciais.

Se você deseja ir além e revolucionar a sua gestão dos fornecedores, solicite agora uma demonstração do sistema Linkana no formulário abaixo!