Investigação interna em compliance: como conduzir? 8 passos!

A investigação interna em compliance é um processo que tem por objetivo confirmar se houve mesmo condutas ilegais ou práticas desaconselhadas contra as políticas internas da empresa.

O objetivo da apuração é identificar os agentes envolvidos, confirmar ou não suas participações e níveis de envolvimento e, a partir da verificação, aplicar as medidas punitivas cabíveis. 

Somado a estes passos, o processo de investigação interna de compliance também pode ser usado com uma ação de remediação, para evitar que outras atitudes ilegais semelhantes aconteçam novamente na companhia.

Esse tipo de investigação é fundamental para garantir que o negócio se mantenha em conformidade com as legislações e diretrizes pertinentes ao seu setor de atuação, bem como contribui para aprimorar a governança corporativa. 

Como resultado, a empresa eleva seu padrão ético, de transparência, de credibilidade e confiabilidade. Assim, melhora o relacionamento com clientes, investidores, parceiros de negócios e outros agentes que fazem parte do seu funcionamento.

Justamente por conta da importância do processo, criamos este artigo com detalhes sobre a investigação interna em compliance, incluindo o que é, como conduzir e quais eventos podem desencadeá-la.

Então, convidamos você a seguir a leitura e ficar por dentro de tudo sobre o assunto!

O que é uma investigação interna em compliance?

A investigação interna em compliance é uma prática voltada para a identificação de condutas ilegais e ações contra a política da companhia. O principal objetivo é manter a empresa em conformidade com leis e normas e dentro do melhor padrão de governança corporativa que for possível estabelecer.

Idealmente, a averiguação deve fazer parte de um programa de compliance, ou seja, um mecanismo definido especificamente para a empresa manter o atendimento às legislações e, com isso, proteger sua saúde financeira e reputação.

O processo de investigação interna em compliance deve ser definido de acordo com o modelo de negócio, seu porte e segmento. Por meio de uma apuração personalizada, são verificados aspectos como:

• práticas e condutas ilícitas;

• descumprimento de fluxos operacionais que sugerem tentativa de desvio de valores;

• posturas inadequadas de profissionais que afetam a reputação da marca;

• envolvimento com crimes e ações ilegais.

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Qual a importância da investigação interna?

A investigação interna é importante para garantir que a empresa atue eticamente perante seus stakeholders. 

A ideia, portanto, é identificar e aplicar as devidas punições a condutas irregulares e ilegais, que vão contra as leis e normas pertinentes ao setor de atuação da companhia,  bem como às suas políticas internas.

Na prática, a investigação interna em compliance apura práticas proibidas, ilícitas e fora do contexto de legalidade. Por meio do levantamento e da apuração de dados e informações, é possível chegar até os envolvidos, avaliar suas participações nos atos e aplicar as medidas punitivas cabíveis.

O processo também  busca evitar que condutas similares voltem a acontecer, por meio da adoção de medidas de remediação contra os atos.

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Quais eventos podem iniciar investigações internas?

São muitos os eventos que podem dar início a uma investigação interna em compliance. Entre as ocorrências, alguns exemplos são:

• informações recebidas pelos canais de denúncia de empresa;

• entrevista de desligamento do profissional, momento em que o RH pode aproveitar para apurar possíveis condutas irregulares de gestores ou outros colaboradores;

• processos trabalhistas, a exemplo dos movidos por conta de assédio moral, sexual, entre outros similares;

• irregularidades constatadas em processos de due diligence de terceiros, tais como de fornecedores ou de operações de fusão e aquisição;

• identificação de pontos de não conformidade durante auditorias internas, a exemplo de erros fiscais ou financeiros.

Como conduzir uma investigação interna em compliance?

A investigação interna é um processo particular de cada empresa. Em cada iniciativa, devem ser considerados o perfil do negócio e seu modo de atuação, as leis e normas vigentes, quais setores ou processos serão investigados, entre outras particularidades.

Entretanto, há alguns passos comuns a todas as companhias que você também pode seguir na sua. São eles:

• criar um canal de apuração independente, que pode ser formado por representantes de vários departamentos, como jurídico, financeiro e recursos humanos, ou por profissionais externos contratados;

• definir o objetivo da investigação interna e as datas de início e fim, se possível;

• adotar medidas que garantam a preservação dos documentos que serão apurados, estejam eles em meios digitais ou físicos;

• revisar, minuciosamente, cada documento, dado ou informação pertinente ao que está sendo apurado;

• realizar as entrevistas, a fim de ouvir os relatos de cada um dos envolvidos;

• conduzir a análise financeira para apurar potenciais prejuízos;

• definir e adotar medidas de remediação;

• emitir relatórios de apuração com tudo o que for constatado e quais condutas foram aplicadas perante o período.

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