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Fluxo de compras: qual a importância e como montar? GUIA!
O fluxo de compras é um processo que define as etapas da aquisição de bens e serviços de uma empresa. Essa sequência tem por objetivo organizar as etapas desde a solicitação interna de demanda até o pagamento ao fornecedor, a fim de garantir controle, compliance e eficiência operacional.
Essa organização é importante porque evita gargalos e reduz falhas no funcionamento da rede de abastecimento. Quando bem estruturado, o processo garante que cada área receba os insumos certos no tempo ideal, o que assegura a produtividade e diminui desperdícios.
Além disso, fortalece o relacionamento com fornecedores, melhora a gestão de contratos e cria uma base sólida para decisões estratégicas.
Neste artigo, explicaremos o que é fluxo de compras, a importância para os resultados de uma empresa, quais são as principais etapas e como montar o fluxograma ideal para o seu negócio. Confira!
O que é fluxo de compras?
Fluxo de compras é um conjunto de etapas que vai da identificação de necessidades de aquisição, passa pela seleção e gerenciamento de fornecedores e finaliza com as ações de recebimento e pagamento dos produtos e serviços. Estão entre os objetivos garantir o abastecimento e evitar gastos extras e desperdícios.
Gestores que definem e controlam corretamente o fluxo de compras de suas empresas conseguem negociar melhor com os parceiros de abastecimento, economizar recursos financeiros e manter a competitividade no mercado.
Para você entender melhor, usaremos como exemplo uma rede de supermercados. Os funcionários identificam a queda no estoque de produtos de limpeza. O sistema de gestão dispara um alerta para o setor de compras, que analisa o histórico de vendas e define as quantidades necessárias de reposição.
Em seguida, o time de compras e procurement analisa os fornecedores previamente cadastrados na base e solicita o RFI, RFP e o RFQ — pedido de informação, solicitação de propostas e solicitação de cotação, respectivamente.
A partir desses documentos, escolhe a melhor opção por diferentes critérios, como custo-benefício, prazo de entrega e formas de pagamento.
Após a escolha da empresa fornecedora, quem contrata e quem é contratado assina o contrato e a área de compras emite o pedido. Quando a mercadoria chega, passa pela conferência e, com tudo certo, a empresa solicitante realiza o pagamento ao fornecedor.
Esse exemplo de fluxo de compras é específico para garantir o abastecimento contínuo do mercado, evitar rupturas nas prateleiras e estoques, e impactar positivamente o atendimento dos clientes finais. Contudo, tem o mesmo efeito em negócios de outros segmentos.
Aproveite e leia também: “Gestão de pedidos de compras: quais as 5 melhores práticas?”
A importância do fluxo de compras nas operações empresariais
Percebe-se a importância do fluxo de compras nos resultados que essa dinâmica gera para uma empresa, os quais não se resumem à garantia de um abastecimento na quantidade e nos prazos certos. Na verdade, essa sequência de ações impacta diretamente a eficiência operacional e os resultados financeiros da companhia.
Quando a gestão de compras segue um fluxo estruturado, os processos se tornam mais ágeis, transparentes e previsíveis. Dessa forma, fica mais fácil reduzir atrasos, evitar aquisições desnecessárias e eliminar desperdícios.
Uma operação alinhada garante que cada área do negócio receba os recursos certos no momento certo, sem comprometer o ritmo da produção ou do atendimento ao cliente final.
Além disso, uma gestão eficaz, a partir de um fluxo de compras funcional, permite negociações mais vantajosas, controle rigoroso de contratos e aproveitamento máximo do poder de aquisição da empresa.
Esses fatores geram economia e fortalecem a saúde financeira do negócio em curto, médio e longo prazo.
Dica de leitura: “Planejamento de compras: como montar e quais erros evitar?”
Quais são as etapas do processo de compras corporativas?
As etapas do processo de compras corporativas tendem a variar em cada empresa, conforme o porte, nicho, ramo de atuação e características de abastecimento. Entretanto, em linhas gerais, têm essa sequência:
identificação da necessidade;
recebimento da requisição de compra;
pesquisa e seleção de fornecedores;
cotação e análise de propostas;
negociação e aprovação interna;
emissão do pedido de compra;
recebimento e conferência da mercadoria ou serviço;
pagamento e registro contábil.
Entenda cada uma em detalhes!
1. Identificação da necessidade
O fluxo de compras começa quando profissionais de uma área da empresa identificam a necessidade de aquisição de algum produto, serviço ou insumo necessário para a continuidade de suas operações.
Essa demanda pode surgir decorrente da reposição de estoque, aumento do volume produtivo, novos projetos ou ajustes operacionais, por exemplo.
2. Recebimento da requisição de compra
Na etapa seguinte, os profissionais que reconheceram a necessidade de abastecimento emitem a requisição de compras, que é um documento interno para registrar a demanda e especificar o alvo da aquisição.
Aqui, é fundamental haver especificações técnicas, além da quantidade, e informação de urgência ou não. Além disso, a requisição precisa da aprovação e assinatura do responsável pelo setor requerente.
3. Pesquisa e seleção de fornecedores
Quando o time de compras e procurement recebe a requisição, inicia a busca por fornecedores qualificados para atender àquela demanda.
Para tal, deve submetê-los ao processo de homologação e avaliar diferentes critérios de aprovação, como reputação, histórico de entrega, capacidade técnica, compliance e saúde financeira.
Nesta etapa do fluxo de compras, contar com um SRM (Supplier Relationship Management) ajuda a encontrar o fornecedor certo e em pouco tempo. O sistema centraliza dados das empresas fornecedoras, facilita comparações entre as opções e o recebimento e análise de documentos.
O SRM como o da Linkana, por exemplo, oferece diversos recursos, como:
Perfil Universal do Fornecedor: consulte e analise certidões, listas e documentos de fornecedores e sócios automaticamente;
Orquestrador de Processos: cadastro, homologação, monitoramento de pendências com configuração de categorias, workflows de aprovação e históricos;
Atendimento Exclusivo: disponibilizamos soluções para ajudar o usuário, como gestão de conta consultiva, conectores customizáveis e integração Single Sign-On (SSO).
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4. Cotação e análise de propostas
Após a seleção dos fornecedores que sugerem ser os mais capacitados para atender ao descrito na requisição, o time de compras solicita a cada um que envie suas propostas.
Com essas informações em mãos, os profissionais analisam e comparam os preços, prazos, formas de pagamento e condições de abastecimento.
Aqui, a escolha precisa ir além do menor custo e encontrar um equilíbrio entre qualidade, risco e valor estratégico para a empresa contratante.
5. Negociação e aprovação interna
Ao escolher o fornecedor, a próxima etapa do processo de compras é negociar com esse parceiro comercial detalhes da contratação, como preços, prazos de entrega, condições de pagamento, garantias e cláusulas contratuais.
O objetivo é assegurar um acordo benéfico entre ambas as partes e que atenda às necessidades de quem contrata.
Concluída a negociação, o time de compras submete o acordo à aprovação de gestores, áreas técnicas ou departamento jurídico da companhia, conforme a complexidade da aquisição e objeto da compra.
Esse controle evita riscos legais, garante adesão às políticas internas e protege os interesses da empresa antes da formalização do pedido.
Não deixe de ler este artigo: “Gestão de riscos e compliance: por que relacioná-las?”
6. Emissão do pedido de compra
Com a aprovação final, o time emite o pedido de compra, que oficializa o compromisso com o fornecedor e detalha as condições acordadas. Também serve como referência para entrega, faturamento e auditorias futuras.
7. Recebimento e conferência da mercadoria ou serviço
No recebimento, a equipe confere se o material que o fornecedor entregou ou o serviço que realizou atendeu às especificações do pedido. Se houver alguma divergência, é necessário acionar o parceiro de abastecimento e solicitar as correções.
Essa etapa do fluxo de compras é importante para evitar prejuízos, como perda da qualidade do produto final, e gastos financeiros extras decorrentes da necessidade de retrabalho.
8. Pagamento e registro contábil
Por fim, fecha-se o processo com a liberação do pagamento ao fornecedor, se houver o cumprimento do acordado.
Aqui, o time de compras e procurement envia a informação ao setor financeiro que, a partir da nota fiscal que a empresa fornecedora emitiu, providencia a liberação do valor conforme as suas regras financeiras.
Aprenda mais sobre essa última etapa do fluxo de compras no artigo: “Pagamento de fornecedores: 8 dicas de como fazer o controle”.
Como montar um fluxograma de compras? 6 passos!
O passo a passo de como montar um fluxograma de compras inclui:
mapear todas as etapas do processo;
definir responsáveis para cada etapa;
organizar as fases em ordem sequencial;
incluir critérios de decisão;
escolher ferramentas para integrar os setores;
revisar e atualizar com frequência.
Vamos aos detalhes?
1. Mapear todas as etapas do processo
O primeiro passo de como montar um fluxograma de compras consiste em listar todas as etapas de aquisição da sua empresa, da identificação da necessidade até o pagamento ao fornecedor.
Converse com as áreas envolvidas, entenda as responsabilidades de cada uma e registre o caminho que atualmente a requisição de compras percorre.
2. Definir responsáveis para cada etapa
Atribua os responsáveis por cada fase do processo — por exemplo, quem solicita, aprova, negocia, libera o pedido, confere e realiza o pagamento.
Essa definição evita sobreposição de funções ou a não execução de alguma etapa por não haver uma pessoa encarregada de realizá-la e dá mais clareza sobre quem procurar conforme cada momento do fluxo de compras.
3. Organizar as fases em ordem sequencial
Monte a sequência das ações de forma lógica e cronológica. Use elementos visuais, como caixas e setas, para indicar o caminho do processo de compras e monte o fluxograma de uma forma clara e de fácil entendimento. Esse documento precisa ser autoexplicativo e dispensar a necessidade de orientações paralelas.
4. Incluir critérios de decisão
Em cada etapa, destaque os caminhos diferentes do fluxo de compras conforme a decisão — por exemplo, se o fornecedor for reprovado, volte para a fase de seleção de parceiros de abastecimento. Esses desvios são naturais, esperados e fazem parte de um fluxograma completo e eficaz.
5. Escolher ferramentas para integrar os setores
A tecnologia é uma aliada importante nessa construção, pois facilita a comunicação entre as áreas, como compras, financeiro, estoque e jurídico.
Trabalhe com plataformas, como ERP e SRM, que garantem que todas as etapas do fluxo de compras se conectem, reduzem falhas e aumentam a eficiência operacional.
Dica! Este artigo ajudará você nesta etapa: “SRM integrado: 7 vantagens para a sua empresa!”
6. Revisar e atualizar com frequência
O fluxograma de compras precisa ser 100% compatível com a realidade operacional da empresa. Portanto, é fundamental revisá-lo periodicamente, especialmente após mudanças internas, novas contratações ou reformulações de políticas. Um fluxo desatualizado compromete o controle das aquisições, a gestão de fornecedores e as tomadas de decisão.
Como garantir um bom fluxo de compras na sua empresa?
Para garantir um bom fluxo de compras na sua empresa, é essencial direcionar o olhar também para a gestão de fornecedores. Afinal, sem os parceiros certos de abastecimento, fica praticamente impossível garantir boas aquisições, mesmo com um fluxograma perfeito.
Tenha em mente que um fluxo bem estruturado reduz desperdícios, evita gargalos e fortalece a eficiência operacional. Também impacta diretamente os resultados financeiros da empresa ao garantir negociações mais vantajosas, previsibilidade de custos e decisões mais rápidas e seguras.
Contudo, sem os fornecedores certos na sua base, a gestão de compras corporativas é seriamente comprometida.
Como comentado, a tecnologia é essencial na montagem do fluxograma ideal e na construção de linhas comunicativas sem ruídos entre os departamentos da empresa. Além disso, automatiza o processo de homologação de fornecedores e o acompanhamento do desempenho de cada parceiro durante toda a validade do contrato.
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