Plano de contingência na cadeia de suprimentos: como criar?

Como criar um plano de contingência na cadeia de suprimentos? 

Para criar um plano de contingência na cadeia de suprimentos, siga um passo a passo como este:

1. monte um comitê de gestão de crise;

2. analise os riscos e os impactos na empresa;

3. determine as prioridades e planeje as estratégias;

4. escreva o guia do plano de contingência;

5. realize testes e revisões.

Confira os detalhes.

1. Monte um comitê de gestão de crise

O comitê de crises é uma equipe multidisciplinar, isto é, deve ter tanto representantes de compras e procurement quanto de áreas diretamente relacionadas, a exemplo de profissionais do departamento jurídico e financeiro. 

Essa mescla de profissionais ajudará na obtenção de uma visão macro e micro das possibilidades de riscos e quais podem ser as suas soluções.

Além disso, ao contar com pessoas de diferentes áreas, você conseguirá a contribuição de experiências e conhecimentos reais vividos por cada uma. 

Assim, ao montar o comitê de gestão de crises para a cadeia de suprimentos, reúna os profissionais e lhes dê a oportunidade de falar. Já para você, significa escutar atentamente e fazer perguntas que agregarão à discussão.

Se consideramos nosso exemplo de equipe multidisciplinar, os representantes da área jurídica contribuem com a expertise legal e garantem a definição de um plano de contingência conforme os parâmetros de compliance. 

Já o financeiro aponta limites orçamentários e práticas que ajudam a empresa a economizar em situações inesperadas.

2. Analise os riscos e os impactos na sua empresa

Com o seu comitê montado, chegou o momento de realizar a análise de riscos, que precisa listar detalhadamente os possíveis perigos — sejam de causas naturais, técnicas ou humanas — e os impactos que cada um pode causar no negócio em curto, médio e longo prazo.

Também é válido observar os processos operacionais dos setores, e não apenas de compras e procurement. 

Dessa forma, você avalia quanto as ameaças que as outras áreas sofrem podem afetar a sua em situações emergenciais, assim como comentamos no exemplo do alagamento.

Existem várias ferramentas que facilitam a análise de risco empresarial, como:

• SWOT: sigla para os termos em inglês strengths (forças), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças). Avaliar esses critérios ajuda na preparação para emergências e para tomar decisões mais precisas;

• matriz de probabilidade e impacto: classifica potenciais riscos, as chances de se tornarem reais e os possíveis reflexos negativos. Também ajuda a priorizar cada situação e dar atenção às mais críticas;

• matriz de Kraljic: divide o processo de compra em quatro categorias (itens não críticos, de alavancagem, de gargalo e estratégicos) e auxilia na identificação do grau de risco de cada uma.

Sobre esse tema, não deixe de ler: “Matriz de Gestão de Risco: conceito, importância e dicas de aplicação”

3. Determine as prioridades e planeje as estratégias

Certamente, você quer que esse plano de contingência ajude a empresa a seguir em funcionamento, sem gerar outros problemas, durante o período de recuperação, não é mesmo? 

Porém, saiba que, infelizmente, são raros os casos em que esse cenário acontece. Por esse motivo, é importante você determinar quais são os setores e processos que merecem prioridade.

Em uma queda de energia causada por uma tempestade na cidade, a prioridade são os servidores ou as televisões institucionais? Os computadores ou os ares-condicionados? É possível criar um método de vendas manuais nessas circunstâncias?

Essa etapa é a mais importante no processo de criação de um plano de contingência, já que essas estratégias ajudam a empresa a se recuperar mais rapidamente e ter um plano para mitigar riscos relacionados à causa principal.

4. Escreva o guia do plano de contingência

Após levantar todos os riscos e suas estratégias de contenção, é necessário condensar as informações em um único documento escrito de modo claro e conciso, com todos os cenários e suas soluções imediatas, em médio e longo prazo.

Fluxogramas, checklists e até mesmo infográficos ajudam a tornar o guia mais simples de se entender e aplicado. Não se esqueça também de manter o seu plano sempre disponível, e de fácil acesso, para que todo esse trabalho não seja em vão.

5. Realize testes e revisões

Usar o plano de contingência na cadeia de suprimentos apenas em um momento de necessidade pode invalidar todo o processo e planejamento que seu comitê fez. 

Tão importante quanto simulações de brigadas de incêndio está o teste das estratégias incluídas neste documento.

Portanto, simule diversas situações. Por exemplo, o que exatamente o time de compras deve fazer se o fornecedor de uma matéria-prima exclusiva não conseguir entregar o pedido no prazo acordado por um evento natural, como enchente ou tempestade?

Pense nos mais diferentes problemas e, com sua equipe, coloque as estratégias de mitigação de riscos em prática como se o evento fosse real.

Desse modo, se após os testes algum cenário não for resolvido com base no plano, você e o comitê têm a chance de alterar e testar novamente até chegarem aos resultados esperados. 

Dica de leitura: “O que é risco fiscal nas empresas e 3 práticas para começar a evitá-lo hoje”

Como melhorar o seu plano de contingência na cadeia de suprimentos? 

Além do passo a passo anterior, estas dicas ajudarão você a melhorar o plano de contingência na cadeia de suprimentos da sua empresa. Confira!

1. defina uma estratégia de comunicação;

2. envolva as partes interessadas;

3. realize simulações e treinamentos;

4. atualize periodicamente seu plano de contingência;

5. use KPIs para avaliar a eficácia.

1. Defina uma estratégia de comunicação

De nada adianta criar um plano robusto, completo e devidamente testado e deixá-la na gaveta ou no seu computador. Essa estratégia só terá resultados se seu time o conhecer profundamente.

Então, após ter o documento finalizado, escolha os canais de comunicação para divulgá-lo. Considere os meios mais fáceis, acessíveis e alinhados com o perfil do seu negócio e das pessoas interessadas, como gestores e alta direção. 

Divulgue o plano tão logo esteja pronto e sempre que houver algum ajuste ou adequação. 

E não se esqueça de adotar medidas para garantir a leitura, a exemplo da exigência de resposta por e-mail com um “de acordo” ou “ciente”, ou mesmo sistemas de assinatura eletrônica.

2. Envolva as partes interessadas

Além dos membros do comitê de crise, envolva outros stakeholders na criação, revisão e teste do plano, como demais funcionárias da área de compras e procurement, fornecedores e até clientes.

Ao convocá-los, você tem a chance de obter outros pontos de vista e ideias de como resolver uma mesma questão de formas diferentes, muitas até mais eficientes e baratas.

3. Realize simulações e treinamentos

Como comentamos, é fundamental realizar simulações das tratativas definidas para cada situação. Porém, é preciso também treinar todos os profissionais da área de compras e dos departamentos relacionados.

Dessa forma, você garante que saibam exatamente o que fazer, e não deixa essa responsabilidade apenas àqueles que participaram ativamente da elaboração do documento.

4. Atualize periodicamente seu plano de contingência

O plano de contingência da cadeia de suprimentos precisa de revisões constantes. O período ideal depende de diversos fatores, mas, principalmente, do grau de risco da sua rede de abastecimento.

Considere ainda mudanças de mercado, situações econômicas e tendências para definir quando revisar o documento, e perante transformações iminentes, não espere o prazo estipulado para atualizar seu plano. Faça quanto antes!

5. Use KPIs avaliar a eficácia

Por fim, defina indicadores para mensurar a eficiência do seu plano. Os resultados ajudarão a monitorar o sucesso da estratégia e encontrar oportunidades de ajustes. 

Estes são alguns exemplos de KPIs que podem ajudar você nessa avaliação:

• tempo de recuperação;

• custo de recuperação;

• nível de estoque de segurança;

• número de fornecedores alternativos ativados;

• taxa de quebras de estoque;

• impacto financeiro.

Aproveite e leia também: “KPI de compras: 12 indicadores essenciais para acompanhar”

Checklist de verificação final!

Seu plano de contingência na cadeia de suprimentos está pronto? Para atingir a máxima eficiência e, assim, garantir uma estratégia de mitigação de riscos eficiente, é fundamental rever cada ponto.

Assim, ao finalizar, submeta seu planejamento a este checklist:

• comitê de gestão de crises formado por profissionais da área de compras e procurement e outras relacionadas;

• análise de risco empresarial que contempla visão macro e micro da companhia;

• definição de prioridades, a partir da identificação das situações de mais impacto;

• execução de testes e simulados com os devidos ajustes conforme o reconhecimento de falhas e pontos de melhorias;

• documento com o registro da versão oficial plano de contingência, redigido em linguagem clara, acessível e de fácil entendimento;

• estratégia de comunicação condizente com o perfil do negócio e dos stakeholders;

• estabelecimento de periodicidade para atualização das diretrizes e definições, bem como a escolha dos responsáveis;

• mensuração da eficácia do plano de contingência na cadeia de suprimentos por meio de KPIs relacionados a essa atividade.

Por fim, tenha em mente que mesmo com diversas estratégias de mitigação de riscos, criação de um plano de continuidade de negócios robusto, e preparação para emergência constante, não tem como garantir que sua empresa esteja totalmente protegida.

Essas práticas ajudam a minimizar os impactos frente a situações inesperadas, e aquelas que não há como conter. Assim, seu negócio se restabelece de maneira mais rápida e com menos prejuízos, o que já não acontece quanto é “pego de surpresa” e sem nenhum plano de ação.

Quer se aprimorar neste tema e conhecer outras formas de proteger a sua empresa? Então, aproveite que está aqui, no blog da Linkana, e leia os artigos:

• Plano de mitigação de riscos: passo a passo para montar um

• O que é mitigar riscos? Conceito, ferramentas e plano de mitigação

• Plano de gestão de riscos: entenda a importância e veja como montar em apenas 5 passos

• Conheça os principais exemplos de risco operacional e como reduzi-los na sua empresa

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