Source-to-Pay (S2P): 5 benefícios para a sua empresa
O Source-to-Pay, ou simplesmente S2P, pode ser definido como um processo de compras muito mais abrangente e estratégico, que vai desde a identificação da necessidade de aquisição de produto ou contratação de serviço, até o pagamento do que foi adquirido.
Em um primeiro momento, esse fluxo parece o normal seguido por uma equipe de compras, não é mesmo? Porém, a grande diferença é que ele inclui abordagens mais robustas, como análise aprofundada dos vendedores, negociação de valores e análise de custos.
Um dos principais objetivos do S2P é tornar as compras mais eficientes e, principalmente, econômicas para a empresa, identificando o melhor custo-benefício possível ao mesmo tempo em que forma com os fornecedores relacionamentos mais estratégicos.
É certo que a economia financeira é uma das vantagens dessa metodologia. Porém, existem várias outras que comprovam que vale a pena adotá-la.
Siga agora mesmo a leitura deste artigo e veja quais são e todas as etapas do processo de Source-to-Pay.
O que é e para que serve Source-to-Pay (S2P)?
O Source-to-Pay (S2P) é uma estrutura de compras complexa e abrangente que começa com a identificação da necessidade de insumos e/ou serviços da empresa, chegando até o pagamento do que foi comprado. Porém, todas as etapas são estratégicas e têm análises mais precisas, analíticas e pontuais.
Ao adotar o S2P é possível, por exemplo, gerar economia para o negócio, já que essa metodologia tem como um dos seus pilares as negociações mais diretas e aprofundadas com os fornecedores.
Esse processo tende a ajudar principalmente companhias que têm uma base de fornecedores robusta e que precisam encontrar qual oferece o melhor preço sem comprometer a qualidade.
Isso acontece porque, por essa abordagem, é possível fazer comparações mais pontuais de orçamentos e, dessa forma, chegar à opção mais apropriada para a companhia.
Dica de leitura: "Procure-to-pay x source-to-pay: quando usar essas gestões?"
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Quais são os benefícios de Source-to-Pay (S2P)?
São vários os pontos positivos que o S2P pode gerar para a sua empresa. Na lista com os principais, estão:
redução de custos;
aumento da eficiência dos processos;
garantia de conformidade;
melhora do relacionamento com os fornecedores;
tomadas de decisões mais estratégicas.
1. Redução de custos
O S2P considera todos os custos internos e externos da aquisição de um produto ou contratação de um serviço, e não somente o preço final que será pago.
Por dar ao time de compras e procurement uma visão mais abrangente dos valores, essa metodologia ajuda a identificar qual dos orçamentos enviados pelos fornecedores realmente é mais benéfico para a empresa. Isso é possível porque são considerados todos os investimentos necessários até o item adquirido ser entregue.
Outra vantagem é a otimização de pagamentos, pois o S2P é um modelo de gestão integrada de compras. Por esse motivo, gera mais visibilidade, controle de gastos, e dinamismo na hora de pagar os fornecedores.
Leia também: "Visibilidade antecipada de gastos: as 3 principais vantagens"
2. Aumento da eficiência dos processos
Também por integrar todo o ciclo de compras, os processos se tornam muito mais eficientes, com menos falhas, e podem ser finalizados em menos tempo.
Sobre isso, precisamos destacar que não há adesão ao S2P sem ajuda da tecnologia. O uso de um SRM, Supplier Relationship Management, por exemplo, é essencial para aprimorar a gestão de relacionamento com fornecedores.
Com esse tipo de ferramenta, é possível qualificar melhor as empresas fornecedoras, identificar riscos, avaliar a compliance, entre várias outras tarefas de forma automática e muito mais precisa.
O SRM da Linkana tem a vantagem de se integrar facilmente com outros sistemas que sua empresa já utiliza. Isso gera aproveitamento de dados e informações, e reduz o tempo necessário para finalizar as atividades.
3. Garantia de conformidade
Como comentamos, o S2P é um estruturado por um ciclo de compras muito mais abrangente e aprofundado. Um dos resultados dessa prática é a verificação mais precisa do atendimento de normas e leis por parte dos fornecedores.
Ao ir mais a fundo nessa questão, você garante que sua empresa não precisará lidar com riscos jurídicos, reputacionais, de imagem, entre vários outros que podem surgir quando parceiros comerciais não atuam em compliance.
4. Melhora do relacionamento com os fornecedores
Os fornecedores podem ser até ser avaliados de forma mais detalhada, mas também há muito mais transparência no relacionamento comercial entre vocês.
Da busca à contratação, todas as etapas para encontrar a empresa fornecedora ideal para atender a sua são claras e estratégicas.
Essa forma de agir ajuda a aumentar a sensação de confiança e de colaboração entre as partes que, por sua vez, melhora a comunicação e abre caminho para negociações mais eficazes.
5. Tomadas de decisões mais estratégicas
Ao juntar todos os pontos que acabamos de citar, você verá que tem tudo o que precisa para decidir quais entre as opções de abastecimento são as mais benéficas para o seu negócio.
Um dos motivos é que uma gestão integrada de compras gera muito mais visibilidade de todo o fluxo, e ao conseguir comparar diferentes cenários e situações, fica mais fácil pensar e decidir de forma estratégica.
Quais são as etapas do processo de Source-to-Pay (S2P)?
Obviamente que cada companhia pode determinar seu ciclo de compras, conforme seu porte e necessidades de aquisição. Entretanto, em linhas gerais, o processo de S2P é formado pelas seguintes etapas:
demanda;
fornecimento;
escolha;
contrato;
pedido;
recebimento;
pagamento.
1. Demanda
Trata-se da identificação da necessidade de abastecimento ou de contratação de serviço para garantir a continuidade das operações da companhia.
A demanda pode ser originada por uma requisição de compras preenchida por uma das áreas, pela análise de estoque, entre outras formas de verificação.
2. Fornecimento
Consiste na busca de fornecedores qualificados para atender a demanda identificada. Esta etapa inclui toda a parte de homologação de fornecedores, análise de riscos, verificação de custos, e outros pontos relacionados.
3. Escolha
É a tomada de decisão sobre qual empresa fornecedora será contratada para atender a sua. Aqui entram questões como preços, prazos de pagamento, condições de entrega, entre outros pontos que não podem faltar em uma negociação comercial.
4. Contrato
Elaboração do contrato com todos os direitos e deveres de cada uma das partes envolvidas e registro de tudo o que foi acordado anteriormente, a partir de cláusulas claras e precisas que protegem ambas as partes.
5. Pedido
Envio do pedido de compra ao fornecedor contratado, contendo todos os detalhes do produto ou serviço, tais como quantidade, tamanho, local de entrega, entre outros relacionados.
6. Recebimento
Confirmação do recebimento do pedido de compra e verificação se o que foi entregue é compatível com o que foi solicitado. Nesta etapa também deve ser avaliada a qualidade dos produtos/serviços e se o prazo de entrega foi cumprido.
7. Pagamento
Envio da ordem de pagamento ao departamento de contas a pagar ou setor financeiro, dependendo da estrutura da empresa, para o fornecedor receber o valor correspondente ao fornecimento realizado.
Como fazer uma gestão integrada de compras?
Como comentamos, não há como adotar a metodologia S2P sem ajuda da tecnologia, e a integração de diferentes sistemas é um dos melhores caminhos para ter uma gestão de compras muito mais abrangente.
Com a Linkana, por exemplo, você integra seu ERP ou e-procurement com seu processo de homologação de fornecedores, automatizando e simplificando a coleta de informações e aprovação de cadastro e qualificação.
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