O que é RFQ? Como fazer um? Veja como encontrar o melhor fornecedor!

São muitas siglas utilizadas no dia a dia do setor de compras e de suprimentos, não é mesmo? Mas, você sabe seus significados e sua importância para a otimização de processos da cadeia de suprimentos? Nós vamos ajudar!

Entenda o que é RFQ e como ele contribui para encontrar fornecedores que cumpram o padrão de qualidade exigido pelo seu negócio.

E mais: confira neste texto como fazer um RFQ completo e estratégico para analisar criteriosamente as opções de fabricantes interessados em ser parceiros da sua organização.

O que é RFQ?

A sigla RFQ significa Request For Quotation. Traduzida para o português, ela é chamada de Solicitação de Cotação. Já conseguiu perceber o conceito do RFQ apenas pelo nome?

Pois é. O RFQ faz parte do processo de compras estratégicas de empresas de qualquer setor e envolve etapas específicas para a cotação e a contratação de fornecedores adequados à organização.

Para entender o que é RFQ, imagina um documento que inclui todas as necessidades corporativas para fechar negócio com algum fornecedor.

Feito de forma estruturada e detalhada, ele tem como objetivo principal o recebimento de ofertas competitivas de fabricantes, com orçamentos, prazos de entrega e especificações dos processos de produção.

O RFQ permite que a empresa compradora tenha uma visão geral das solicitações de cotação a fim de comparar quais atendem suas necessidades e suas limitações de compras.

Esse processo de aquisição deve ser enviado apenas a fornecedores identificados e homologados a fim de garantir a segurança na negociação e a qualidade da entrega do material, produto ou serviço.

Lembramos também a importância de elaborar um documento simples e objetivo para não dificultar o tempo de implementação e a análise de custos e capacidade de produção.

Leia mais: À procura de bons fornecedores: passo a passo completo

O que deve constar no RFQ de compras?

Depois de compreender o que é RFQ, vamos explicar melhor quais são os tópicos que precisam ser descritos nesse documento.

Afinal, um único esquecimento ou erro no momento do preenchimento, pode ocasionar em retrabalho, recebimento de ofertas incompatíveis com o negócio e, claro, aumento de custos e tempo para reorganizar a confusão.

Por isso, certifique-se que o seu RFQ inclua as seguintes informações:

• especificações técnicas de produtos ou serviços;

• quantidade desejada do produto;

• detalhes do que se espera da qualidade final da entrega;

• cotação comercial, com instruções e regras bem-definidas;

• principais cláusulas de contrato;

• instruções para a atuação do fornecedor;

• informações básicas da sua empresa;

• outras informações necessárias para a tomada de decisão interna e que condizem com a estratégia e os objetivos da organização;

• tabela com requisitos do atendimento para o fornecedor preencher de acordo com sua capacidade técnica e operacional;

• prazo para a resposta ao RFQ.

Além disso, é possível pedir mais detalhes aos fornecedores, como custos de remessa, descontos para grande volume de pedidos ou pagamento antecipado, formas de pagamento disponíveis, sugestões alternativas para suprir a demanda, entre outros.

Logo, quanto mais especificidades forem pedidas, mais completo fica o seu RFQ e a tomada de decisão se torna mais simples, fácil e assertiva, mesmo em meio a burocracias.

É importante entender um ponto relevante sobre o que é RFQ: ele é uma request direcionada, com exigências vitais para o bom funcionamento corporativo. A ideia é descobrir fornecedores potenciais que sejam parceiros do negócio durante muito tempo.

Ou seja, com um RFQ bem-estruturado, a empresa compradora identifica boas oportunidades de negócio e consegue reduzir custos operacionais e negociar de forma mais acertada.

Por exemplo, se a organização conseguir 5 RFQ diferentes, ela pode negociar preços, prazos e flexibilidade de pagamento mesmo com os fornecedores que oferecem as piores condições.

Qual é a diferença entre RFQ, RFP e RFI?

Para ficar ainda mais claro o conceito do RFQ, vamos compará-lo a outros processos, como o RFP e o RFI. Entenda melhor a seguir!

A sigla RFP, em inglês, significa Request For Proposal. Traduzindo para o português, ela quer dizer Solicitação de uma Proposta. Esse pedido acontece quando o fornecedor cria um orçamento com foco em atender às necessidades do cliente, mas de uma maneira livre.

Ou seja, a empresa compradora receberá diversos modelos de propostas, que, na prática, dificultam o processo de comparação entre fornecedores.

Já o RFQ, como abordado aqui neste artigo, é a elaboração de forma estruturada de todas as necessidades corporativas, fornecendo detalhes e especificações objetivas. Ou seja, nesse caso, os fornecedores elaboram um orçamento que pode ser comparado a outros, já que todos seguirão o mesmo padrão de oferta.

Por fim, o RFI, Request For Information ou Solicitação de Informações, acontece quando há diversos fornecedores da mesma mercadoria. Dessa forma, o RFI é feito para entender o que cada um deles oferece e quais empresas podem suprir as demandas da compradora.

Se quiser compreender melhor, leia nossos artigos “Entenda o que é RFI e como usar documento ao seu favor na contratação de terceiros” e “Você sabe o que é RFP? Conheça ferramenta que pode ajudar sua escolha de fornecedores”.