Entenda o que é RFI e como usar documento ao seu favor na contratação de terceiros

Um ponto que reforçamos com frequência na Linkana é a importância das informações. Com ela, é possível entender quem são os parceiros, os stakeholders e os concorrentes de qualquer marca (e quais são as melhores decisões que podem ser tomadas a partir desses dados).

É por isso que hoje lhe convidamos a entender o que é RFI e como fazer esse importante passo na construção de uma parceria com fornecedores.

O que é RFI?

RFI (request for information, ou solicitação de informação) é um documento feito por empresas que planejam adquirir alguma solução, mas precisam entender mais sobre o funcionamento do produto ou serviço.

Uma analogia para o que é RFI é o menu de um restaurante. Imagine que você chega em um bistrô francês e vê “Escargot” no cardápio. Apesar de você sempre ter ouvido falar nesse prato, não sabe exatamente quais são os ingredientes. Então você chama o garçom e pede para ele lhe explicar mais sobre essa opção antes de finalizar seu pedido.

Entretanto, quando falamos de um RFI, não olhamos apenas para os “ingredientes” e sim para toda a experiência oferecida pelo restaurante. Para facilitar a compreensão, vamos entender como funciona o RFI.

Como funciona o RFI em compras?

A maioria das empresas trabalha com diferentes linhas de produtos, com opções para atender diferentes necessidades. Essa variedade é refletida na linha de suprimentos, que conta com uma série de matérias-primas.

Às vezes é comum que essa linha de produtos mude ou cresça, fazendo com que a equipe de Procurement precise buscar novos fornecedores para atender às novas demandas. Como o mercado se torna cada vez mais disputado, é comum encontrar vários fornecedores com insumos parecidos.

Então, como saber o que melhor atende às necessidades da sua corporação? Com um RFI.

Ao montar um documento com as principais dúvidas sobre o produto ou serviço oferecido, é possível conhecer mais sobre as soluções e afunilar a lista de fornecedores em potencial com as informações obtidas.

Além de entender a qualidade do insumo, com o RFI também é possível entender:

  • história da empresa;
  • rapidez e qualidade do atendimento ao cliente;
  • variedade de opções oferecidas sobre o mesmo material (diferentes cores, tamanhos e tipos).

Assim, é possível “quebrar o gelo” com a empresa interessada e conhecer mais sobre o futuro parceiro.

Como fazer uma RFI eficiente?

Como é possível notar, uma RFI pode ser uma ferramenta eficiente para afunilar os melhores fornecedores e garantir uma parceria benéfica para ambas partes. Mas como fazer uma RFI eficiente?

Não use apenas modelos prontos de RFI em compras

O primeiro ponto a ser destacado ao fazer uma RFI em compras é que não existe uma maneira “correta” de escrever uma solicitação de informação. Como cada empresa possui necessidades diferentes, o mais importante é montar um modelo com os detalhes importantes para sua corporação.

É sugerido reunir uma equipe multidisciplinar (Procurement, recursos humanos, financeiro, comercial, jurídico, operacional) a fim de entender quais informações devem ser colhidas para uma melhor decisão.

Posso solicitar preço em uma RFI?

Uma dúvida comum ao montar uma RFI é a inclusão ou não de temas relacionados a valores. Apesar de não haver um padrão, como já afirmamos acima, não é recomendado a inclusão desse tópico nessa solicitação.

Afinal, a principal função da RFI é a coleta de informações técnicas. Os preços são fatores de ponderação na RFP (Request for Proposal, ou pedido de proposta).

Não deixe de incluir informações básicas em uma RFI

Muitas vezes, as empresas focam seus esforços em solicitar informações específicas sobre produtos e se esquecem de requisitar dados básicos. Por isso, não se esqueça de solicitar:

  • exemplos de atendimento do fornecedor com projetos semelhantes;
  • dados sobre a situação financeira e habilidades técnicas do fornecedor;
  • referência de outros clientes;
  • plano de ação.

Também é válido incluir dados relevantes da sua corporação, para eles terem uma melhor compreensão de quem é o solicitante. Vale incluir:

  • apresentação da empresa, contando a história da marca e alguns de seus clientes;
  • declaração com os principais motivos da RFI;
  • matriz com critérios de seleção dos fornecedores que será utilizada.

Leia também: Como fazer checklist de auditoria de fornecedores? Para que serve?

Considere realizar visitas técnicas

Outra sugestão que pode ajudar a entender qual o melhor fornecedor para sua operação é questionar, na RFI, a possibilidade de realização de visitas técnicas.

Apesar de simples, essa pergunta pode mostrar quão empenhada a empresa está em fechar a parceria e quão confortável ela se sente em abrir as portas para outras pessoas. Ou seja, se ela não tem nada a esconder de outras pessoas.

Inclua um acordo de confidencialidade nas RFIs de compras

Se sua corporação está planejando um lançamento, provavelmente não deseja que seus concorrentes saibam do seu plano. Por isso, sugerimos a inclusão de um acordo de confidencialidade para impedir que essas informações sejam compartilhadas com terceiros.

O RFI em compras não deve ser sua única preocupação

Além de lhe explicar o que é RFI, existe outro ponto que gostaríamos de reforçar nesse conteúdo: a importância da homologação de fornecedores.

Por mais importante que sejam as informações técnicas sobre os insumos na escolha de um parceiro, elas são irrelevantes se não forem aliadas a uma investigação e verificação de informações sobre os fornecedores em si.

Ou seja, esse é um processo que se torna cada vez mais essencial para as empresas – e deve fazer parte da sua. Mas se você está preocupado com a burocracia e o trabalho envolvido, fique tranquilo: a Linkana pode lhe ajudar!

A Linkana automatiza, facilita e aprimora o procedimento de cadastro, qualificação e homologação dos fornecedores por meio da coleta, organização e análise de uma série de documentos e informações públicas e privadas para identificar riscos fiscais, operacionais, trabalhistas, ambientais, regulatórios, entre outros, a partir do CNPJ.

Com isso, o seu negócio tem um processo de contratação de fornecedores com riscos reduzidos e a diminuição da probabilidade de futuros problemas em decorrência de irregularidades com os parceiros comerciais.

Se você deseja ir além e revolucionar a sua gestão dos fornecedores, faça uma solicitação de demonstração gratuita da Linkana no formulário abaixo! 

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.