KPI para compras: 9 indicadores essenciais para acompanhar

Primeiramente, é importante definir o que são KPI para compras:

KPI para compras são Key Performance Indicators (Indicadores-chave de performance) que fornecem dados sobre a qualidade dos insumos, produtos e serviços adquiridos pelo setor de compras e procurement de uma empresa, utilizados para avaliar se a relação com os fornecedores está sendo saudável para o negócio.

A partir disso, podemos entender a importância das KPI para compras nas atribuições do comprador, uma vez que elas indicam se o trabalho executado até o momento está realmente trazendo resultados esperados e contribuindo para a operação de uma empresa.

O fluxo de compras da empresa com os fornecedores precisa contar com agilidade, qualidade, comprometimento e custo adequado para maximizar lucro e eficiência. A partir dos indicadores essenciais de performance, temos os dados necessários para fazer esse checklist e avaliar os fornecedores ativos, bem como procurar novas tecnologias para a cadeia de suprimentos.

Veja quais são os principais KPI para compras e como incorporar essa metodologia de avaliação na gestão de risco de fornecedores para sua empresa.

9 principais KPI para compras

Os indicadores de desempenho para o setor de compras devem estar alinhados aos padrões de qualidade estabelecidos pela política da empresa, sempre claros para os fornecedores e equipes internas envolvidas.

O cuidado de instruir os colaboradores e fornecedores a respeito dos KPI para compras é relevante para facilitar a aquisição de informações para os medidores, visando ainda garantir a riqueza de detalhes desses dados.

Com isso, podemos estabelecer os 9 principais KPIs para compras, que são:

  1. Custo de produtos;
  2. Qualidade de produtos;
  3. Precisão da compra;
  4. Savings
  5. Lead time;
  6. Qualidade das entregas;
  7. Evolução de custo;
  8. Prazo de pagamento;
  9. Performance de fornecedores.

Custo dos produtos

O primeiro indicador a ser avaliado é o custo de cada pedido, seja para reposição de estoque, aquisição de insumos e matérias-primas ou mesmo valor cobrado por ordem de serviço. No fluxo de procurement, o custo do pedido é um dos primeiros comparativos, daí sua importância com KPI para compras.

Qualidade de produtos

Outro indicador de performance relevante é a qualidade dos produtos entregues. Para isso, avalia-se a manutenção de um padrão de qualidade pré-estabelecido, se os produtos entregues atendem as necessidades da empresa no período definido para um bom rendimento e se as entregas apresentam produtos rejeitados por não estarem em conformidade com os valores estabelecidos.

Precisão da compra

Produtos parados sem uso ou estoque esgotando mais rápido do que é reposto são problemas que podem indicar falta de precisão nas compras efetuadas. Por isso, aferir se a quantidade de produtos pedidos está atendendo a demanda em um fluxo contínuo é muito importante.

Savings

Savings em compras são as economias geradas pela compra em determinado fornecedor, quando comparada com o orçamento ou pedido feito em outra empresa de fornecimento. Dessa forma, busca indicar quais fornecedores têm melhores condições e merecem prioridade para investimento do capital da empresa.

Lead time

Representando o tempo que leva da conclusão do pedido a entrega das mercadorias na sua empresa, o lead time é um KPI para compras que merece muita atenção.

Principalmente para empresas que atuam com alternativas de armazenagem como o cross docking, onde a quantidade de produtos em estoque próprio é menor, avaliar a agilidade de fornecedores em entregar os produtos em um bom tempo hábil é essencial.

Qualidade nas entregas

Combinando alguns indicadores mencionados anteriormente com novos KPI para compras, o nível de qualidade das entregas avalia se o fornecedor escolhido mantém a assertividade e cumpre a sua parte do acordo, analisando ocorrências como atrasos, mercadorias que apresentam defeito e taxa geral de devolução.

Evolução de custo

É comum que os preços praticados pelos fornecedores tenham ajustes ao longo do tempo. Por isso, um importante indicador de performance é exatamente o acompanhamento da evolução de custo

Ele mostra o valor dos reajustes, impactos sofridos e pode levar a decisão de trocar de fornecedor que tinha uma proposta alta no início do projeto, mas que não teve tantos reajustes no orçamento posteriormente.

Prazo médio de pagamento

O prazo médio de pagamento é um KPI para compras que leva em conta a diluição do faturamento, comparando o valor e prazo pago aos fornecedores com o valor e prazo ofertado ao consumidor final.

Com esse indicador, podemos entender se o setor financeiro não será sobrecarregado pelos pagamentos de produtos e insumos, por não receber imediatamente o valor do que é vendido. 

O indicador é obtido ao dividir os pagamentos feitos a todos os fornecedores pelo total de compras, multiplicando posteriormente pelo número de dias do ano ou outro período estabelecido.

Performance de fornecedores

Analisar a performance de fornecedores é um importante passo para saber se o negócio está valendo a pena ou se precisa encontrar um novo fornecedor. Entre os itens avaliados temos prazos, condições de pagamento, custos, qualidade das entregas, capacidade de fornecimento e agilidade no controle de danos.

Para empresas que atuam simultaneamente com diferentes fornecedores ativos, vale a pena usar esse KPI de compras para comparar o desempenho de cada um deles. Assim, você pode buscar alternativas mais rentáveis e otimizadas.

Riscos do fornecedor e sua influência nos KPI para compras

É importante destacar que o sucesso dos indicadores acima dependem de uma gestão de riscos eficiente. Medindo o indicador de riscos do fornecedor, é possível antecipar pendências, mitigar ameaças e garantir que os KPI para compras tenham excelente desempenho.

Por exemplo, se durante a análise de riscos do fornecedor seja identificado uma capacidade de produção inferior à demanda ou mesmo problemas envolvendo a logística de entrega dos produtos solicitados, pode-se prever que indicadores como precisão da entrega e lead time estarão abaixo do esperado.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.