Dataset em procurement: quais vantagens traz para sua empresa?

Dataset em procurement pode ser definido como o acesso a bases de informações vindas de fontes externas à empresa, relacionadas a um mesmo tema, para serem usadas como forma de aprimorar as tarefas e melhorar a eficiência de processos dessa área.

Uma forma de entender melhor esse conceito é utilizando exemplos, e a Receita Federal representa bem esse contexto, pois a entidade oferece consultas públicas a diversos dados e informações relacionados à administração dos tributos de competência da União.

Outro bom exemplo é o Portal da Transparência, da Controladoria-Geral da União, que permite consultar informações e dados sobre despesas, ganhos e investimentos de instituições públicas.

Aqui, vale lembrar que, na área de procurement, a consulta a diversas bases públicas é fundamental para encontrar o fornecedor ideal para sua empresa. Isso porque essa estratégia ajuda a verificar se ele está, ou não, em conformidade com as mais variadas normas e legislação.

Esse é um ponto de atenção essencial para reduzir os riscos característicos desse tipo de contratação e, com isso, contribuir para saúde financeira e o sucesso do seu negócio.

Por razões como essas é que é tão importante você entender o que é dataset, como se aplica em procurement, como usar e quais as vantagens.

Para entender mais sobre esse assunto e toda sua importância, basta seguir a leitura deste artigo!

O que é um dataset?

Dataset é um conjunto de dados relativos a um mesmo tema, provindos de um ambiente externo, os quais podem ser usados como fonte de conhecimento e de informação em diferentes situações, a exemplo das tomadas de decisão de uma empresa. 

De forma direta, o conceito pode ser definido como a geração de grandes quantidades de dados (centenas ou até mesmo milhares) sobre uma mesma temática, que podem ser utilizados para melhorar a dinâmica, a produtividade e a eficiência desse setor.

Nessa área, é preciso realizar uma série de consultas públicas para garantir que o fornecedor que será contratado gere o mínimo possível de riscos para a empresa contratante.

Assim, alguns exemplos de dataset em procurement que podemos citar é o acesso a sistemas como:

• Receita Federal: para consultas como:

• cartão CNPJ;

• Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União; 

• Tribunal Superior do Trabalho: para verificação da Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;

• Caixa Econômica Federal: para emissão de Certificado de Regularidade de FGTS;

• Portal da Transparência: para consultas do:

• Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS);

• Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CNEP);

• Cadastro de Entidades Privadas Sem Fins Lucrativos Impedidas (Cepim).

Dica! Não deixe de ler este artigo: "Como pesquisar uma empresa pelo CNPJ: tudo que você precisa saber sobre o assunto"

Como usar um dataset em procurement?

O dataset em procurement pode ser utilizado diretamente da sua fonte. Ou seja, você pode acessar os sites que acabamos de mencionar e consultá-los separadamente.

Porém, é preciso ter em mente que, para análises aprofundadas, é necessário reunir todos os dados levantados em um mesmo ambiente, bem como combiná-los com bases de dados colhidas internamente.

Sobre isso, é bem importante ter em mente que um dataset se limita a um conjunto de dados sobre um determinado tema. Ele, por si só, não entrega análises ou percepções mais precisas.

Por esse motivo, os dados obtidos precisam ser estudados antes de serem usados como base para tomadas de decisão.

Por exemplo, a consulta do cartão CNPJ de uma empresa pela Receita Federal somente diz seu status e dados iniciais com nome fantasia, endereço e telefone. Entretanto, ele não traz informações detalhadas sobre a situação financeira da companhia, entre outros similares.

Assim, para decidir se contrata esse fornecedor ou não, é preciso apurar outros dados vindos de outros datasets. Como são várias fontes, usar um sistema centralizado facilita bastante esse processo, como o CNPJ da Linkana.

Essa ferramenta permite a consulta gratuita de CNPJ, verificação de quadro societário e o direcionamento para emissão de diversas certidões, como a de regularidade do FGTS, de tributos federais, entre outras.

Quais as vantagens de um dataset em procurement?

Uma das principais vantagens de um dataset em procurement é mitigar os riscos inerentes a esse tipo de contratação.

Ao realizar uma busca ativa da situação cadastral de potenciais empresas fornecedoras para compor a rede supply chain do seu negócio, você reduz riscos como os financeiros, judiciais, reputacionais, de abastecimento, entre outros.

Somado a isso, o dataset é um recurso benéfico, pois ajuda a:

• agilizar o acesso a diversos dados e informações;

• embasar decisões estratégicas;

• segmentar os fornecedores, agrupando-os de acordo com seus perfis;

• aprimorar a gestão de compliance, entre várias outras vantagens.