Como fazer a gestão de fornecedores com excelência

Manter um negócio lucrativo e saudável não é tarefa fácil e nem acontece por mérito exclusivamente “individual”. O gestor precisa saber se relacionar com a equipe interna, sobre a qual ele deve ter total controle, mas também é necessário ter uma atenção especial ao relacionamento com seus parceiros. Daí a necessidade de elaborar um manual de como fazer a gestão de fornecedores.

Isso envolve estabelecer um nível eficiente de reciprocidade, saber respeitar as particularidades de cada fornecedor e defender os interesses da sua empresa, sem colocar demandas inviáveis para os fornecedores.

Para orientar e incentivar o debate sobre como fazer a gestão de fornecedores no seu negócio, reunimos as boas práticas reconhecidas no mercado e indicamos como fazer a manutenção dos parceiros homologados com máxima excelência.

O que é a gestão de fornecedores?

Também chamada de SRM, sigla para Supplier Relationship Management, a gestão de fornecedores abrange um conceito amplo, que envolve desde o estabelecimento de metas para fornecimento de matéria-prima, prazos e até mesmo o processo de homologação de fornecedores, partes de alta relevância para o ciclo operacional de uma empresa.

O principal objetivo dessa ação é utilizar com eficiência os recursos da empresa, deixando os custos do serviço dentro do praticável para garantir a lucratividade no produto final sem sacrificar a operação do fornecedor, afinal de contas, se não for rentável para ele, dificilmente a parceria será duradoura.

Vantagens de montar uma política de gestão de fornecedores

Desenvolver as diretrizes do modo como sua marca irá conduzir as parcerias é muito importante para a mitigação de riscos. Trata-se de uma ação que define as exigências e pré-requisitos para os fornecedores, além de trazer soluções para os problemas mais comuns que podem acontecer.

Realizar esse trabalho com excelência irá aumentar as chances de relacionamentos duradouros com os fornecedores, o que é muito bom para o seu negócio. 

Com o tempo, o conhecimento entre as partes pode se aprofundar, permitindo que a empresa contratante e o fornecedor negociem os termos do contrato para diminuir custos e aumentar a eficiência das suas interações, mantendo a rentabilidade para ambos.

Para isso, é necessário planejamento, e é sobre isso que falaremos a seguir.

Como fazer a gestão de fornecedores? Conheça as 4 etapas

A gestão de fornecedores precisa ser conduzida com dedicação e eficiência, visando garantir bons resultados e diminuir riscos. Partindo dessa premissa, podemos definir algumas etapas para o processo obter o sucesso esperado, são elas:

• Planejamento estratégico;
• Políticas internas;
• Qualificação de fornecedores;
• Avaliação e Monitoramento.

1. Planejamento estratégico

Toda ação de uma empresa deve começar com um bom planejamento estratégico e o mesmo vale quando a dúvida é como fazer a gestão de fornecedores. No planejamento, é preciso ser o mais realista possível, mantendo as informações dentro do praticável e colocando metas que sejam ao mesmo tempo desafiadoras e atingíveis.

Nessa etapa, é importante definir:

• Verba disponível;
• Necessidades de suprimentos da empresa;
• Demandas que serão terceirizadas;
• Metas de desempenho para fornecedores;
• Como o produto/serviço de terceiros irá se encaixar na sua cadeia de produção;
• Valores mínimos e máximos para o relacionamento, sem a necessidade de rever o planejamento completo.

A ideia principal nesse modelo é definir os parâmetros do relacionamento entre empresa e fornecedor. O orçamento que será destinado à contratação de parceiros é o primeiro passo, que será responsável por determinar até o custo máximo para o processo e influencia diretamente as metas capazes de serem atingidas.

Junto disso, montar uma lista das necessidades de suprimentos da sua empresa é uma tarefa essencial. Tudo que não será conduzido internamente deve ser colocado em pauta, desde matéria-prima, produtos para revenda e prestadores de serviços, como equipe de limpeza, segurança e outros.

Com essas informações, definem-se os objetivos para fornecedores e valores que se encaixam no planejamento apresentado, que também servem para estabelecer como os suprimentos de terceiros se encaixam na sua cadeia de produção.

Importante destacar que o planejamento não é algo definitivo. Ele fornece as diretrizes ao mesmo tempo que pode ser adaptado na rotina diária ou modificado caso novas demandas apareçam.

2. Políticas internas

Para uma gestão de fornecedores mais eficiente, é importante estabelecer um formato de relacionamento entre empresa e terceiros que seja replicável aos diferentes setores internos, respeitando suas particularidades.

Basicamente, nem sempre o gestor geral será responsável pela contratação dos fornecedores, sendo necessário delegar essa função ao setor que estiver mais apto e ligado a categoria do parceiro. 

Independente disso, a capacidade e autonomia para negociar devem ser similares, assim como a linguagem utilizada para interagir com o fornecedor.

Criar políticas internas sobre como fazer a gestão de fornecedores envolve definir um código de conduta para os setores da empresa e garantir a sintonia entre eles e os parceiros contratados.

3. Qualificação de fornecedores

O processo de qualificação de fornecedores é crucial para uma boa gestão de compras. Ele consiste de analisar as informações públicas e privadas de um potencial parceiro a partir de critérios pré-estabelecidos para aprovação de uma relação comercial.

Ferramentas como a Linkana oferecem soluções simplificadas de qualificação de fornecedores, com consulta e análise automática de documentos públicos e um portal interativo para coleta e processamento de dados privados. A homologação de fornecedores possui as seguintes etapas:

• Pré-análise: consiste na pesquisa de informações públicas sobre um potencial fornecedor, na Linkana essa etapa ganha muita agilidade por ser um processo automatizado, feito com tecnologia de ponta com o objetivo de antecipar problemas e alertar sobre pendências;
• Convite: o fornecedor será convidado na plataforma da Linkana a contribuir com o processo de qualificação onde será solicitado que envie informações e documentos de natureza privada;
• Revisão de informações: na fase de revisão é feita a análise de consistência e integridade dos documentos e informações enviadas, como o controle de vencimentos, cumprimento de requisitos e demais obrigações conforme categoria e criticidade do fornecimento;
• Homologação: Superada as etapas anteriores com o cumprimento dos critérios da política de homologação, o fornecedor será aprovado e pode ser considerado apto para fazer negócios na empresa.

Vale lembrar que em todas as etapas citadas é possível reprovar o fornecedor, caso ele não tenha cumprido os requisitos ou se encaixe no perfil buscado.

4. Monitoramento e avaliação de fornecedores homologados

A homologação não é o fim da jornada do fornecedor em uma empresa. Uma vez concluída, é importante ficar atento à validade e a renovação das informações colhidas durante o processo, para se certificar que novas pendências não apareçam.

Como fazer a gestão de fornecedores é um processo contínuo e permanente, o monitoramento e avaliação de fornecedores é o passo seguinte à sua homologação. Nesta etapa, é importante não só o controle de documento e informações coletadas previamente, mas também avaliar a qualidade e o cumprimento das obrigações eventualmente estabelecidas no contrato de fornecimento ou prestação de serviços.

Na Linkana, é possível criar rotinas recorrentes automatizadas de renovação de documentos e certificados, bem como cobrar fornecedores periodicamente fornecedores do envio de novas informações necessárias à gestão daquele contrato.

Invista na qualidade de relacionamento com os fornecedores

Manter um bom relacionamento com fornecedores é essencial para um negócio bem-sucedido. Assim como uma postura apresentável e carisma são atrativos nos círculos sociais e cativam as pessoas, valorizar a relação com o fornecedor pode abrir portas.

De início, o mais relevante é garantir a total transparência no processo. Mesmo que não aconteça interação direta entre contratante e fornecedor durante o processo de qualificação, começa nessa etapa a demanda por clareza no partilhamento de informações, honestidade na capacidade de atendimento e comprovação de compliance.

Após a homologação, com o fornecedor apto para a parceria, o relacionamento poderá se desenvolver de fato. Aqui, além de buscar um alinhamento perfeito de expectativas entre as partes, a empresa tem a oportunidade de consolidar a parceria com uma postura positiva e colaborativa. 

Para entender melhor esse conceito, o vídeo abaixo, do canal Tamo Junto traz bons insights para o relacionamento com os fornecedores da sua empresa:

Como dispensar fornecedores corretamente

Por fim, é importante ressaltar que existem contratempos nesse ramo. Não é por acaso que todas as etapas anteriores passam por muitas validações. Nem tudo dará certo e é relativamente comum que parcerias com fornecedores cheguem ao fim.

No entanto, existe a maneira correta de lidar com a situação, que deve ser bem detalhada na política interna ou no seu manual de como fazer a gestão de gestão de fornecedores. Assim como demitir um colaborador é um momento delicado, demitir fornecedores também requer atenção.

De modo geral, é importante:

• Dê feedbacks frequentes: não dispense fornecedores ao primeiro sinal de problema, procure entender a situação, deixe claro os pontos de satisfação e insatisfação, e demande melhorias antes de finalizar uma parceria;
• Cumpra o contrato: em casos extremos, a nossa resposta mais comum é enérgica, porém isso não cabe em relações profissionais, o melhor a se fazer é honrar os termos de contrato até o fim;
• Alternativas de negociação: nenhuma empresa abriria mão de um cliente sem tentar convencê-lo a continuar investindo nela, algo que costuma ser recompensado. Trata-se de uma boa forma de transformar um revés em vantagem para o negócio;
• Resolva com calma: dispensar um fornecedor não é algo que se faz por e-mail, WhatsApp ou ligação rápida de 5 minutos. Reserve tempo na sua agenda para comunicar ao responsável no fornecedor, apresentar as suas justificativas e fechar o relacionamento em bons termos para ambos;
• Mantenha a porta aberta: mesmo que uma demissão ou dispensa de fornecedor não seja uma situação positiva, é importante ser cuidadoso na sua condução, para que a porta não se feche. O futuro pode trazer novas oportunidades de negócio com o fornecedor e isso não deve ser descartado, a menos que o mesmo cometa faltas de alta gravidade.

Agora que você já sabe como fazer a gestão de fornecedores corretamente, conheça mais sobre a Linkana. Através de machine learning, inteligência artificial e muita experiência, somos capazes de agilizar a homologação de fornecedores e oferecer ferramentas de qualificação úteis para grandes empresas.