Documentos: regras para recusa de envio e reprovação

A tela Editar revisão do documento ganhou duas regras novas em Configurações avançadas.

A primeira é Se o fornecedor recusar o envio, com três opções:

• Revisar manualmente: a recusa vai para a fila de revisão, como hoje. É o padrão.
• Aprovar automaticamente: o documento é aprovado, mesmo sem conteúdo.
• Reprovar automaticamente: o documento é reprovado com o motivo “Não enviou informação obrigatória”, e a justificativa do fornecedor fica como comentário.

A segunda é Exigir reenvio em caso de reprovação. Marcada, a reprovação automática por Gabarito, Linkana AI ou recusa devolve o documento ao fornecedor para um novo envio. Na reprovação manual, ela define se a opção de pedir reenvio já vem marcada, e o revisor continua decidindo caso a caso.

Dados bancários e Demonstrações financeiras também ganharam o campo Tipo de revisão, que antes existia só nos formulários. O tipo “Manual” passou a se chamar Humana. A Confirmação humana virou um grupo de opções, com a consequência de cada uma à vista, e deixou de aparecer nos documentos em que não tem efeito. O card Revisão, no detalhe do documento, mostra as regras de recusa e de reenvio configuradas.

Quais os ganhos?

Até aqui, a revisão automática parava quando o fornecedor recusava o envio. A recusa caía na fila de revisão manual, justamente o trabalho que a automação deveria evitar, e o documento ficava parado até alguém abrir e decidir, segurando a homologação. Agora cada documento tem regra própria, e a recusa segue o caminho definido sem esperar por ninguém.

Informações importantes

• Só o Administrador e o Superadministrador alteram as regras.
• Nos documentos com Aprovar sem revisão, a recusa do fornecedor passa a ser aprovada automaticamente, sem configuração. É a única mudança de comportamento para quem não configurar nada.
• O desfecho automático da recusa é uma regra fixa do comprador e não passa pela Confirmação humana. Cada desfecho fica registrado no histórico do documento.
• As regras valem só para recusas novas. Documentos recusados antes desta mudança continuam na fila de revisão.
• Documentos com Linkana AI continuam pedindo reenvio na reprovação, sem precisar configurar.
• A recusa tem nomes diferentes para o fornecedor conforme o documento, como “Me recuso a enviar este documento” ou “Não tenho este documento”. Todas seguem a mesma regra.