Treinamento de fornecedores: guia completo de como realizar!

O treinamento de fornecedores é uma atividade de capacitação para as empresas fornecedoras que compõem a supply chain de um negócio. O objetivo é garantir que esses parceiros de abastecimento atendam aos padrões que o contratante exige no que se refere, por exemplo, à qualidade, conformidade, eficiência e inovação.

Ao treinar os fornecedores, quem contratou os produtos/serviços tem a chance de fortalecer a parceria, melhorar a performance da cadeia de suprimentos e reduzir riscos operacionais.

Além disso, é uma forma de diminuir erros e a necessidade de retrabalho, garantir a conformidade com normas e regulamentações e alinhar a cultura e as expectativas entre as duas companhias.

Achou interessante? Então, siga a leitura e entenda por que treinar fornecedores e como realizar essa atividade corretamente.

Por que treinar fornecedores? 7 motivos!

Os gestores devem treinar os fornecedores porque essa prática é benéfica tanto para quem contrata quanto para quem é contratado.

Confira, abaixo, alguns dos resultados que o treinamento de fornecedores pode trazer para a sua empresa.

1. Garantia de qualidade dos insumos, matérias-primas e serviços

Quando os parceiros de abastecimento não compreendem claramente os padrões de qualidade que o seu negócio necessita, há um sério risco de entregar itens diferentes do especificado, ou de prestar serviços em um padrão abaixo do esperado, conforme cada caso.

Situações assim comprometem a satisfação do seu cliente final e a reputação da sua marca perante o público, pois refletem diretamente no que a sua companhia vende.

Por outro lado, quando os fornecedores recebem um treinamento adequado logo no início da contratação, sabem exatamente o que entregar e em quais pontos melhorar para continuar a abastecer a sua empresa.

2. Assegurar a conformidade com normas e regulamentos

O descumprimento de leis e normas tende a resultar em multas, processos judiciais e até mesmo causar a interrupção das operações da sua companhia, parcial ou total, de acordo com a proporção.

Por meio do treinamento de fornecedores, você e seu time têm a chance de apresentar aos parceiros de abastecimento as legislações às quais a sua empresa está sujeita, bem como de evidenciar a importância do cumprimento por todos que participam das suas operações, seja de forma direta ou não.

Sobre esse tema, leia o artigo: “Programa de compliance: como implementar? Aprenda em 8 passos!”

3. Aumentar a eficiência operacional

Treinar fornecedores aumenta a eficiência operacional porque ajuda a otimizar processos, eliminar atrasos nas entregas e evitar desperdícios de itens. Também contribui para um melhor aproveitamento de insumos e matérias-primas, e para o alinhamento da forma de trabalho entre a sua empresa e a companhia fornecedora.

4. Reduzir custos

Fornecedores devidamente treinados minimizam desperdícios e necessidade de retrabalho, pois cometem menos erros. Dessa forma, ajudam a reduzir custos diretos e indiretos para a sua empresa.

Além disso, um parceiro de abastecimento devidamente preparado aprende a melhorar a própria eficiência produtiva, o que impacta positivamente o preço que cobra pelos produtos e serviços.

5. Fortalecer a parceria comercial

Por meio do treinamento de fornecedores, você e seu time de compras e procurement têm a chance de criar um relacionamento duradouro com esse parceiro comercial, no qual ambas as empresas se beneficiam com uma colaboração mútua mais estratégica e confiável.

Esse alinhamento também promove a transparência na comunicação, facilita negociações e permite que o fornecedor compreenda melhor as necessidades da sua empresa e se adapte aos seus processos. Assim, atende às demandas da sua companhia com mais precisão, o que elimina a necessidade de substituí-lo com o passar do tempo.

Leia também: “9 dicas para criar um relacionamento com fornecedores críticos”

6. Promover a inovação e aumentar o poder competitivo

Fornecedores que acompanham as melhores práticas e tecnologias do mercado têm potencial para oferecer soluções inovadoras e contribuir para diferenciar sua empresa da concorrência.

Parceiros de abastecimento inovadores ajudam a elevar a qualidade dos produtos e serviços, cumprir prazos com eficiência e reduzir riscos e imprevistos para a sua cadeia de suprimentos.

Com o passar do tempo, sua empresa se torna mais competitiva porque fornecedores bem treinados conseguem se antecipar a mudanças de cenário, adaptar-se melhor a desafios e propor melhorias contínuas para garantir um fluxo de suprimentos estável e confiável, mesmo frente a adversidades.

Entenda mais no artigo: “Fornecedores inovadores: 4 formas de identificar”

7. Fomentar a sustentabilidade e a responsabilidade social

Ao capacitar os seus fornecedores com práticas sustentáveis, você também garante que a sua cadeia de suprimentos respeite diferentes critérios e regras ambientais e sociais, o que evita problemas com a imagem, reputação e riscos legais.

Além disso, empresas fornecedoras que aprendem práticas sustentáveis ajudam a diminuir o impacto ambiental da sua operação, a promover o uso responsável de recursos naturais e o descarte correto de resíduos.

Trabalhar dessa forma não só contribui para a conservação do meio ambiente, mas também melhora a percepção da marca junto aos consumidores, potenciais investidores e demais stakeholders.

Não deixe de ler: “Sustentabilidade na cadeia de suprimentos: como implementar?”

O que não pode faltar em um treinamento de fornecedores?

Em um treinamento de fornecedores não podem faltar estes elementos:

• objetivo;

• padrões e especificações;

• regulamentações;

• apresentação de processos;

• boas práticas socioambientais;

• introdução de tecnologias;

• discurso sobre os valores e a cultura da sua empresa;

• mensuração de resultados.

Vamos aos detalhes?

Objetivo

Com a sua equipe de compras e procurement, defina os objetivos do treinamento dos fornecedores, os quais podem ser, por exemplo, evitar atrasos nas entregas ou garantir a conformidade em todas as etapas do fluxo de abastecimento.

Para estimular a participação do parceiro comercial, explique claramente o seu propósito e ressalte o quanto aquela capacitação é vantajosa para a empresa dele também.

Padrões e especificações

Liste todos os padrões e especificações técnicas que o fornecedor precisa cumprir para se manter na supply chain do seu negócio. Por exemplo, no ramo alimentício, há critérios rígidos quanto à manipulação e transporte de matérias-primas.

Confira os parâmetros do seu segmento e da sua empresa e apresente-os de forma clara e em uma linguagem de fácil entendimento, para evitar dúvidas e ruídos na transmissão das informações.

Regulamentações

O mesmo princípio vale na hora de explicar aos fornecedores as leis e normas às quais a sua companhia está sujeita.

Para tal, separe todas as regulamentações, explique cada uma de maneira resumida, mas que destaque os principais pontos, e esclareça as penalidades em casos de descumprimento.

Apresentação de processos

Consiste em apresentar como a sua empresa funciona e esclarecer o papel do fornecedor nesse fluxo.

Você pode, por exemplo, mostrar a linha de produção e ressaltar o quanto o abastecimento no prazo e conforme os requisitos presentes no contrato afetam as operações do seu negócio.

O objetivo aqui é deixar claro para o fornecedor a importância do alinhamento do trabalho entre a sua empresa e a dele, e o quanto é crucial para ambas crescerem.

Boas práticas socioambientais

O treinamento de fornecedores é um ótimo momento para apresentar os princípios ESG que o seu negócio segue e orientar o parceiro sobre questões relacionadas, como descarte correto de resíduos e economia de recursos.

Ao esclarecer as práticas socioambientais da sua companhia, fica mais fácil alinhar expectativas e garantir o cumprimento de metas ESG. Além disso, é uma forma de mitigar riscos, como penalidades legais pelo descumprimento de regulamentações ambientais, que podem resultar em multas e sanções.

Aprofunde-se nesse assunto com as orientações do artigo: “ESG de fornecedores: quais impactos causam na sua supply chain?”

Introdução de tecnologias

Apresente aos seus parceiros de abastecimento as tecnologias que a sua empresa utiliza e que impactam o relacionamento entre vocês.

No caso, nos referimos a, por exemplo, ferramentas de comunicação (como Slack e Google Hangouts), e sistemas de compras, procurement e gestão de fornecedores (como um SRM).

Dica! Conheça o SRM da Linkana:

Discurso sobre os valores e cultura da sua empresa

A cultura organizacional e os valores são os pilares de qualquer negócio. Esses conceitos repercutem na maneira como o negócio lida com os clientes internos, externos e com a sociedade em geral. Logo, estão diretamente relacionados à imagem e reputação da marca.

Devido à importância, é crucial que os fornecedores sigam os mesmos princípios e convicções. Trabalhar assim evita desentendimentos, atritos e até mesmo problemas legais.

Mensuração de resultados

É essencial realizar a análise de desempenho de fornecedores ao longo da parceria, a fim de confirmar se o treinamento trouxe os resultados que você almejava.

Para verificar o desenvolvimento de fornecedores, use KPIs (indicadores), como:

• taxa de defeitos;

• tempo de entrega;

• taxa de conformidade com padrões;

• custo de retrabalho;

• número de quebras de contrato;

• taxa de retenção de fornecedores;

• melhoria em indicadores ESG;

• aumento de inovações ou melhorias propostas;

• feedback dos participantes do treinamento;

• tempo de resposta a problemas;

• redução de penalidades e multas.

Dica de leitura para você: “Qual a real importância do treinamento de equipe de compras?”

Como treinar fornecedores?

O passo a passo de como treinar fornecedores inclui:

1. definir o objetivo do treinamento;

2. desenvolver o conteúdo;

3. escolher o formato;

4. criar um cronograma de implementação;

5. acompanhar a aplicação do aprendizado;

6. estabelecer prazos de atualização;

7. realizar a análise de desempenho de fornecedores.

Entenda, a seguir, cada uma dessas etapas.

1. Definir o objetivo do treinamento

Cada fornecedor que contratar para a sua empresa pode exigir um tipo de treinamento distinto. Por esse motivo, defina o objetivo cada vez que criar uma nova capacitação, pois o propósito afeta diretamente os passos seguintes.

2. Desenvolver o conteúdo

Com o objetivo em mente, parte para o desenvolvimento do conteúdo, que consiste em, por exemplo, desenvolver manuais, vídeos e apresentações.

Respalde cada assunto que pretende abordar em leis, normas, diretrizes, situações reais anteriores, dados e estudos de caso, se possível. Além de demonstrar credibilidade, ajuda o fornecedor a entender os motivos de cada exigência.

3. Escolher o formato do treinamento

Qual a melhor maneira de apresentar o conteúdo que você criou? Uma reunião online é suficiente ou é preciso levar o fornecedor a campo?

Além do canal, pense também na duração do treinamento para garantir a explicação de todos os pontos e deixar espaço para os participantes esclarecerem as dúvidas que, porventura, tenham.

4. Criar um cronograma de implementação

A depender do tempo necessário para o seu treinamento de fornecedores, talvez precise de algumas horas, ou até dias, para concluí-lo.

Portanto, crie um cronograma que facilite a aplicação de todo o conteúdo, mas que não seja maçante e que não ocupe a agenda do seu parceiro comercial além do essencial.

5. Acompanhar a aplicação do aprendizado

Após treinar os fornecedores, monitore-os periodicamente para confirmar se colocaram em prática o que você e sua equipe explicaram.

Este é o momento para identificar entendimentos equivocados e solucioná-los antes que se tornem problemas reais.

Além do acompanhamento no dia a dia, há ferramentas que ajudam a verificar a aplicação do aprendizado, como questionários, testes práticos e reuniões para feedback.

6. Estabelecer prazos de atualização

Por mais abrangente que seja o seu treinamento de fornecedores, o conteúdo tende a ficar obsoleto com o tempo. A chegada de novas tecnologias e as mudanças no fluxo operacional, por exemplo, contribuem para a defasagem.

Portanto, defina um prazo para revisão, mas não se prenda a essa data. Mantenha a atenção nas alterações externas, como leis e decretos, para garantir informações atualizadas sempre.

7. Realizar a análise de desempenho de fornecedores

Por fim, mensure o desempenho dos seus fornecedores após um tempo da aplicação do treinamento. Assim, saberá o que deu certo e o que ainda precisa de ajustes.

Se o treinamento for algo novo na sua empresa, compare o período anterior ao atual para identificar as melhorias.

Entenda mais sobre a análise de desempenho no artigo: “Avaliação de performance de fornecedores: por que fazer?”