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Entenda o que é TCO e como calcular importante métrica

Written byLeo Cavalcanti

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February 23, 2024

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February 23, 2024

Entender o que é TCO melhorará suas tomadas de decisão no que se refere à compra de bens e contratação de serviços. Isso porque essa é uma métrica que aponta o custo total de um ativo, considerando todo o seu ciclo de vida, e não apenas o preço de venda.

Explicando de outro modo, o TCO considera todos os valores e gastos que vêm com uma compra, a exemplo dos voltados para manutenção, treinamento, descarte correto, entre outros relacionados.

Como essa métrica dá uma visão geral de quanto realmente é preciso investir para adquirir um produto ou contratar um serviço terceiro para a sua empresa, fica muito mais fácil comparar as opções e chegar ao melhor custo-benefício possível.

Esse é apenas um dos motivos pelos quais você precisa entender o que é TCO. Para conhecer os outros e todas as vantagens que essa métrica traz, bem como a forma correta de calculá-la, basta seguir a leitura deste artigo!

O que é TCO?

TCO é uma métrica que calcula todos os custos de um ativo, bens, produtos ou serviços, incluindo não apenas o valor de venda, mas também todos os gastos necessários para o seu ciclo de vida, a exemplo de manutenções, atualizações, treinamento para uso, entre outros.

Essa é a sigla para o termo em inglês Total Cost of Ownership, que no nosso idioma significa Custo Total de Propriedade. 

Esse tipo de avaliação é essencial para as empresas, independentemente do porte ou segmento, uma vez que ela analisa os custos de compra e de todos os fatores que permeiam o que está sendo adquirido. 

Ao aprender como calcular o TCO, os gestores e profissionais de compras e procurement têm uma visão de despesa e de relação custo-benefício muito mais ampla, clara e precisa, e isso contribui significativamente para suas tomadas de decisão.

A partir do resultado do TCO é possível, por exemplo, analisar se a aquisição que se pretende fazer é realmente vantajosa para o negócio, do ponto de vista de investimento financeiro. 

Isso acontece também porque essa métrica fornece uma percepção importante de longo prazo, ao revelar se algo que parece ser vantajoso comprar hoje não gerará mais gastos para a companhia no futuro. 

Exemplo prático sobre o que é TCO

Para ficar mais fácil entender o que é TCO, usaremos um exemplo. Supomos que sua empresa precisa comprar três carros para os representantes de venda que custam R$ 120 mil cada. O valor total dessa compra seria de R$ 360 mil, certo? Não necessariamente.

Ao calcular o TCO, você verá também os gastos adicionais dessa aquisição, tais como a contratação de seguros para os veículos, IPVA, manutenção, combustível, entre outros relacionados.

Ao fazer isso, fica claro que a compra desses carros não custará apenas R$ 360 mil para a empresa — dependendo dos fatores adicionais e seus valores, pode até mesmo triplicar esse gasto.

É exatamente essa visão que o Custo Total de Propriedade dá: um panorama de quanto será preciso desembolsar para levar para o seu negócio o produto ou serviço pretendido.

Dica de leitura: "4 estratégias para fazer uma redução de gastos em compras e aumentar o faturamento da empresa"

Qual a importância do TCO?

O TCO tem total relevância para a metodologia de strategic sourcing. Isso significa que, para passar pelas etapas do processo de contratação de fornecedores, por exemplo, é essencial fazer o cálculo completo do que será gasto, avaliando desde o custo do parceiro (o que ele representa no mercado, o valor do seu trabalho) à contratação de fato.

Em outras palavras, na etapa de negociação em strategic sourcing, o TCO analisará as condições financeiras do produto ou serviço em relação à concorrência, o que pode levar o fornecedor a mudar o preço antes da contratação. 

Falando nisso, que tal aprender a como fazer um gerenciamento muito mais eficiente de empresas fornecedoras? 

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Quais as vantagens de calcular o TCO?

Aprender o cálculo do TCO traz para o seu negócio vantagens competitivas bastante significativas. Entre as principais estão:

  1. equilíbrio financeiro: por conseguir avaliar precisamente se a compra em questão não gerará mais gastos para a companhia no futuro;

  2. melhor precificação: considerando que o preço final dos produtos/serviços tende a sofrer impacto negativo quando os custos com abastecimento são altos;

  3. negociações mais proveitosas: visto que você terá argumentos sólidos para debater com os fornecedores, por saber quanto ainda precisará desembolsar para usar o item após a aquisição;

  4. redução de custos: contribuindo para a saúde financeira do negócio e até mesmo para aumentar a margem de lucro.

Leia também: "O que é gestão de custos? Entenda a importância e como fazer"

Como calcular o TCO?

O cálculo do TCO é baseado em três fatores: aquisição, implementação e suporte/manutenção. São eles que determinam o valor de um produto. 

Ainda usando o exemplo que demos, o TCO de um carro seria pautado por:

  • custos de aquisição: são os gastos diretos da compra, ou seja, o preço que a loja está cobrando por cada carro, e também valores como emplacamento, documentação, e horas de trabalho do time de compra e procurement para pesquisa de mercado e negociação dos fornecedores;

  • custos de implementação: nessa categoria entram valores como criação de espaço físico para guardar os veículos, caso a empresa ainda não tenha, contratação de seguro, e outros similares a esse;

  • custos de suporte/manutenção: aqui entram os gastos necessários para manter os veículos em funcionamento e seguros para uso, como manutenção preventiva e corretiva, gastos com profissionais para realizar os consertos, entre outros.

Exemplo de cálculo de TCO

A melhor forma de entender o que é TCO, e como calcular essa métrica, é com um exemplo prático, concorda?

Então, vamos mudar um pouco de cenário e imaginar que sua empresa precisa contratar um CRM de vendas para aumentar as chances de conversão.

Os valores que precisam entrar no cálculo do TCO são:

  • custos de aquisição:

    • R$ 100 mil pela contratação SaaS;

    • R$ 10 mil pelas horas trabalhadas do time de compras e procurement;

  • custos de implementação:

    • R$ 10 mil com treinamento de funcionários;

    • R$ 1 mil ao ano com energia elétrica.

  • custos de manutenção: 

    • R$ 5 mil ao ano com renovação da licença.

Aqui, consideraremos também a vida útil da solução, que é estimada pelo fornecedor em 5 anos.

Com todos esses números, é possível aplicar a seguinte fórmula:

TCO = (custo de aquisição + custos de implementação + custo de manutenção) / vida útil

  • TCO = (110.000 + 11.000 + 5.000) / 5

  • TCO = 126.000/5

  • TCO = 25.200

Isso significa que o Custo Total de Propriedade do software é de R$ 25.200,00 ao ano para a empresa, considerando um tempo de uso de 5 anos. 

Para saber se esse é um bom custo-benefício, é preciso considerar outros fatores, como:

  • funcionalidades que o sistema oferece;

  • praticidade que trará para a rotina dos funcionários;

  • comparativo com o outras opções disponíveis no mercado;

  • risco de obsolescência ou falha do sistema.

Sugestão de leitura: "Os 5 melhores softwares de gestão de fornecedores da atualidade"

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O que são custos diretos e indiretos?

Para explicarmos o que é TCO e como calcular essa métrica, falamos muito sobre custos, percebeu? Uma informação importante que você precisa ter sobre isso é que essas referências têm subdivisões que representam a natureza das operações envolvidas. No caso, elas podem ser diretas ou indiretas.

Entenda como funcionam as classificações:

  • custos diretos: esse tipo de característica se refere à quantificação de itens de um produto, incluindo a aquisição de tecnologia, suporte, gerenciamento, desenvolvimento e comunicação;

  • custos indiretos: estão relacionados ao cliente, portanto, não envolve a quantificação. Aqui, são calculados o suporte e atividades reparadoras ligadas à queda de produtividade por contratempos e erros.

Como definir o custo de vida de um ativo?

Outro fator que mencionamos durante a explicação de como calcular TCO foi a vida útil do que está sendo adquirido, se lembra? Essa característica se refere ao tempo que um produto ou serviço é funcional para quem o utiliza.

Geralmente, quanto maior a vida útil de um item, mais vantajosa é sua aquisição, pois diminui os gastos em médio e longo prazo.

Esse critério costuma ser dividido em duas classificações:

  • vida depreciável: significa o tempo em que um produto pode ser desvalorizado. Esse tipo de bem durável tem, em média, 5 anos de usabilidade;

  • vida econômica: tempo em que a aquisição gera retorno financeiro, calculado conforme os custos para manter e operar o produto. Se os custos ultrapassarem o retorno de investimento, isso significa que a vida econômica do produto também está no fim.

Compreender essa diferenciação é fundamental para entender melhor o que é TCO. Afinal, ela é uma das maneiras de avaliar se o resultado do Custo Total de Propriedade aponta para uma aquisição benéfica ou não para a sua empresa, financeiramente falando.

O que considerar para o cálculo de TCO em compras?

Alguns fatores são essenciais para o cálculo de TCO ajudar na sua tomada de decisão de compra. Entre os principais que devem ser considerados estão:

  1. propostas bem definidas; 

  2. definição dos custos; 

  3. decisão do período de cálculo. 

1. Propostas bem definidas 

Para analisar o Custo Total de Propriedade, é importante que os profissionais responsáveis por essa tarefa tenham um propósito claro em mente quanto à necessidade daquela compra. 

Para isso, podem considerar variáveis previamente definidas, a exemplo do orçamento que a empresa tem disponível para a compra e quanto a aquisição afeta a oferta do produto/serviço principal da companhia.

2. Definição dos custos 

Saber exatamente quais são os custos da compra é fundamental para realizar o cálculo de TCO. Entre os mais comuns estão assinatura de serviços, manutenção, implementação, gastos com pessoal, entre outros.

Aqui, vale lembrar que cada bem ou serviço tem custos distintos. Porém, o que incide em um, não necessariamente incidirá em outro.

3. Decisão do período de cálculo 

Além de saber os tipos de custos, deve-se ter em mente o período de avaliação para o cálculo de TCO. 

O ciclo de vida de uma peça de carro, o tempo de realização de um projeto e o levantamento dos gastos mensais relacionados, por exemplo, são valores que devem ser integrados ao cálculo dessa métrica.

O que é TBO?

TBO é a sigla para Total Benefits of Ownership, que em português significa Benefício Total de Propriedade. Como o nome sugere, trata-se de uma métrica que revela o benefício de uma aquisição, a qual pode ser um produto ou serviço, durante todo o seu ciclo de vida.

Apesar de soar parecido com o que é TCO, o TBO tem uma diferença bastante significativa: ele está diretamente relacionado ao ROI, Retorno sobre o Investimento. 

Isso quer dizer que o Total Benefits of Ownership ajuda a avaliar se o valor gasto em uma compra realmente trará resultados financeiros positivos para o negócio, ou não.

O TBO é tão importante para uma empresa quanto o TCO. Isso porque, além de ajudar nas decisões de compras, essa métrica também contribui para:

  • melhorar a saúde financeira da companhia: ao apontar qual aquisição tem mais potencial para estimular a lucratividade do negócio;

  • aumentar a eficiência: garantindo a compra de itens ou contratação de serviços que realmente farão a diferença nos processos da empresa;

  • elevar o poder competitivo: como resultado dos benefícios anteriores.

Qual a importância de realizar o Custo Total de Propriedade? 

Com estratégias bem claras ao longo do processos de compras, é possível realizar o cálculo dos custos totais de maneira eficiente, pois saber o tipo de produto e o tempo de duração pode reduzir ou eliminar gastos desnecessários e evitar problemas com o consumidor.

Outro ponto interessante é que a escolha dos fornecedores também depende de um cálculo correto. Na hora de decidir sobre quais serão esses parceiros, não pense somente no preço unitário das ofertas, mas também no custo total ao longo do tempo.

Como diz o ditado: tempo é dinheiro! E saber o que é TCO, e como calcular essa métrica, aumenta a eficiência da área de compras e leva a decisões de aquisição muito mais precisas.

Quais são as outras maneiras de melhorar sua gestão de compras?

Como acabamos de comentar, o custo de uma compra acaba sendo um dos critérios para escolher a empresa fornecedora que atenderá a sua, concorda? Porém, para chegar àquela que oferece os melhores valores é preciso, primeiro, avaliar várias opções.

Para isso deve-se realizar uma boa pesquisa de mercado e submeter as que mostram mais potencial ao processo de homologação.

Dependendo do porte da sua companhia, e da quantidade de fornecedores que precisa, homologar todos manualmente é uma atividade totalmente inviável. A melhor forma de fazer essa atividade com eficiência, é usando a tecnologia a seu favor.

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