Gestão de fornecedores
Fornecedores de longo prazo: como escolher? 9 critérios!
Os fornecedores de longo prazo são parceiros de abastecimento de insumos e matérias-primas, ou de prestação de serviços, que permanecem na base da empresa contratante por períodos prolongados. Sua participação interfere diretamente no fluxo operacional do negócio que o contratou, nos resultados e no relacionamento desse com os clientes finais.
Consiste, portanto, em um relacionamento comercial contínuo e duradouro, com características como abastecimento ininterrupto, confiança, parceria e colaboração mútua.
Devido ao tempo de contrato, é crucial que o time de compras e procurement se atente a alguns pontos na hora de admitir esse tipo de empresa fornecedora. A capacidade de inovação e melhoria contínua são os dois mais importantes. Obviamente, a garantia de qualidade e a eficiência operacional, durante toda a parceria, também entram nessa lista.
Para ajudar você a não errar na contratação, criamos este guia completo sobre como escolher fornecedores de longo prazo, quais critérios considerar e dicas para tomar a decisão certa.
Siga a leitura e confira!
Qual a importância dos fornecedores de longo prazo?
Uma forma de entender a importância dos fornecedores de longo prazo é conhecer o impacto que esses parceiros de abastecimento causam nas empresas que os contratam.
O trabalho desse tipo de fornecedor afeta diretamente a estabilidade, eficiência, operação, competitividade e parte financeira de um negócio. Estes são os principais motivos:
redução de custos: relações comerciais duradouras facilitam as negociações e ajudam na obtenção de descontos e condições de pagamento melhores devido à frequência das aquisições;
previsibilidade e segurança: garantem fluxos contínuos de suprimentos e amenizam o risco de ruptura de estoque;
qualidade consistente: a parceria de longo prazo contribui para manter padrões elevados de qualidade e para evitar variações nesse critério que podem afetar a solução que a contratante vende para os clientes finais;
eficiência operacional: processos integrados entre empresa e fornecedor otimizam a logística, o cumprimento de prazos e afetam positivamente a produtividade;
inovação e melhorias: parcerias comerciais duradouras facilitam o acesso a novas tecnologias e métodos para aumentar a competitividade de ambos os negócios;
M=mitigação de riscos: relacionamentos sólidos diminuem a chance de problemas, como atrasos, entregas inadequadas, descontinuidade no fornecimento e descumprimento de leis e normas.
Além disso, por terem amplo conhecimento sobre o fluxo operacional do contratante, os fornecedores de longo prazo:
fortalecem a resiliência da companhia contratante;
ajudam a responder crises rapidamente;
são mais propensos a se adaptarem a variações de demanda e mudanças no mercado.
Dica de leitura: “Planejamento da demanda de compras: realize em 5 passos!”
O que são contratos de longa duração?
Os contratos de longa duração são acordos comerciais formais entre duas ou mais empresas, com período prolongado, geralmente superior a um ano. Têm como características a continuidade, a estabilidade do fornecimento, a previsibilidade de custos e a segurança jurídica para ambas as partes.
Esse tipo de contrato também facilita as negociações na época de renovação e contribui para a construção de parcerias mais estratégicas e duradouras.
Assim como os outros documentos da mesma natureza, os contratos de longa duração são instrumentos para definição e registro das condições comerciais, como preços, prazos, qualidade, volume de fornecimento e responsabilidades das partes. O objetivo é promover a previsibilidade e garantir a segurança na relação entre as empresas.
Entretanto, há alguns pontos que diferenciam esses contratos de outros, como a inclusão de cláusulas de reajuste a partir de um determinado período (por exemplo, após doze meses de prestação de serviço ou abastecimento) e exclusividade na contratação.
Setores que necessitam de estabilidade no fornecimento, como indústria, construção civil e tecnologia, costumam fechar contratos de longa duração. Entretanto, qualquer modelo de negócio que precise garantir previsibilidade, reduzir custos e fortalecer parcerias estratégicas também se beneficia desse tipo de contrato.
E por falar em benefícios, estes são os que se destacam nesse modelo contratual:
redução de riscos de desabastecimento;
perspectiva confiável de custos;
nível de qualidade contínuo;
melhores condições comerciais.
Desafios dos contratos de longa duração
Porém, apesar de vantajoso, esse formato contratual também tem alguns desafios que exigem a atenção dos envolvidos. Estes são os principais e algumas formas de solucioná-los:
alterações nas necessidades do negócio: resolvível por meio da definição de prazos para revisar o contrato e suas cláusulas;
mudanças no mercado: exige o monitoramento de tendências para a revisão do acordo, conforme as necessidades de uma ou ambas as partes;
aumento de custos: requer o estabelecimento claro dos mecanismos que servem de base para o reajuste de valores, como índices de inflação, custos de insumos e variações cambiais;
dependência de um único fornecedor: reduz o impacto se a empresa contratante tiver outros fornecedores previamente qualificados na base para otimizar o tempo de contratação, se houver necessidade de troca;
dificuldades na rescisão do contrato: solucionável com diretrizes claras das condições de rescisão e penalidades para quem tomar essa decisão;
falta de flexibilidade: gera menos problemas quando há no contrato cláusulas que permitem adaptações, conforme necessário.
Aproveite e leia também: “Gestão de contratos: como fazer corretamente? 5 dicas!”
9 principais critérios para seleção de fornecedores de longo prazo
Estes são os principais critérios para seleção de fornecedores de longo prazo:
reputação e histórico;
qualidade dos produtos ou serviços;
capacidade de atender às demandas e entregá-las no prazo;
condições comerciais e custos;
confiabilidade e transparência;
certificações e conformidade regulatória;
flexibilidade e capacidade de adaptação;
sustentabilidade e responsabilidade social;
suporte e atendimento pós-venda.
Entenda cada um em detalhes.
1. Reputação e histórico
A reputação do fornecedor é a impressão que as outras pessoas (físicas ou jurídicas) têm do modo de trabalho que presta, comportamento, tratativas frente a impasses, posicionamento e produtos/serviços que comercializa.
Já o histórico se refere a, por exemplo, tempo de mercado, clientes que já atendeu, prêmios que recebeu e diferenciais.
Avaliar ambos os critérios antes de firmar contratos de longa duração é essencial para confirmar a credibilidade e confiabilidade da empresa fornecedora e os riscos associados a questões diversas, como atrasos ou problemas de qualidade.
Para obter essas percepções, você e seu time podem consultar referências, feedback de outros clientes no site e nas redes sociais do fornecedor e solicitar relatórios de desempenho durante o processo de homologação.
O artigo “Reputação corporativa: o que é e como afeta a gestão de fornecedores?” ajudará você a entender melhor. Não deixe de ler!
2. Qualidade dos produtos ou serviços
A qualidade dos produtos/serviços do fornecedor impacta diretamente a qualidade das soluções que a sua empresa comercializa. Se no início da linha de produção houver algum problema relacionado a esse critério, há o comprometimento de todo o seu fluxo operacional.
Aqui, vale destacar também que, por ser um contrato de longa duração, é crucial verificar se não há perda de qualidade com o passar do tempo.
Uma forma de confirmar essa característica antes da contratação é com a solicitação de amostras ou de períodos de testes gratuitos, conforme o tipo de produto/serviço.
Quando o contrato já está em vigor, o mais indicado é acompanhar o desempenho do fornecedor por meio de indicadores. Além do específico para a qualidade, é interessante verificar outros que influenciam esse critério, como saúde financeira, compliance e inovação.
3. Capacidade de atender às demandas e entregá-las no prazo
Porém, de nada adianta o fornecedor ter uma reputação e histórico inabaláveis, alta qualidade nos produtos/serviços, mas descumprir prazos de entrega ou não ser capaz de suprir a sua empresa com o volume de abastecimento necessário.
Principalmente por ser um contrato de longa duração, é crucial que a empresa fornecedora tenha a capacidade de atender às demandas no tempo e na quantidade que o contratante necessita, ainda que haja alterações nesses dois fatores durante a parceria.
Para confirmar esses critérios para seleção de fornecedores de longo prazo, verifique pontos como infraestrutura, recursos logísticos e capacidade de inovação e adaptação do parceiro comercial.
4. Condições comerciais e custos
As condições comerciais são as regras que respaldam uma transação, como a oferta de abastecimento de produtos, serviços, insumos e matérias-primas.
Essas diretrizes incluem diversos fatores, como:
meios e formas de pagamento;
prazos de entrega;
garantia;
critérios para devolução ou cancelamento.
No que se refere à contratação de fornecedores de longo prazo, é essencial alinhar esses pontos de uma maneira benéfica para os envolvidos, por meio de uma boa negociação.
Inclusive, temos um artigo que ajudará você e seu time. Confira: “7 técnicas para aprimorar sua negociação com fornecedores”
5. Confiabilidade e transparência
A confiabilidade do fornecedor envolve sua capacidade de cumprir acordos e manter uma comunicação clara e aberta. Já a transparência inclui diversos fatores, como a apresentação de justificativas plausíveis quando houver alterações de preços e condições.
Ambos os critérios são essenciais para a construção de relacionamentos duradouros com fornecedores.
Para confirmar se o parceiro comercial é confiável e transparente, mesmo antes de contratá-lo, o time de compras e procurement deve verificar referências e avaliar os feedbacks de outros clientes.
Após a contratação, o ideal é realizar avaliações periódicas de desempenho e auditorias. Além disso, manter diálogos constantes, fazer reuniões regulares para alinhar expectativas e compartilhar desafios são ações que ajudam a acompanhar esses critérios.
Este artigo ajudará você. Confira! “Auditoria de fornecedores: o que é, por que e como realizar?”
6. Certificações e conformidade regulatória
Durante a homologação, verifique se o fornecedor tem certificações, como as da família ISO, e se está em conformidade com regulamentações específicas do setor e gerais, a exemplo das trabalhistas.
Essa confirmação mostra que o fornecedor trabalha conforme os padrões reconhecidos, o que minimiza riscos legais e de qualidade para a sua empresa.
Uma das melhores maneiras de coletar e analisar esses documentos é com a ajuda de um SRM, como o da Linkana.
Com o nosso sistema, você e seu time controlam a atualização e o vencimento de informações automaticamente e recebem alertas de pendências em tempo real. Também têm acesso instantâneo às informações públicas da Receita Federal, certidões negativas e listas restritivas.
Dica! Veja, no vídeo abaixo, como funciona o SRM da Linkana:
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7. Flexibilidade e capacidade de adaptação
A capacidade do fornecedor de se adaptar a mudanças — sejam de demandas do mercado ou necessidades da empresa contratante — é um aspecto importante em contratos de longa duração. Afinal, negócios que ficam “presos” ou “engessados” em um mesmo formato por anos não atendem às expectativas dos clientes finais, logo, não crescem.
Além disso, parceiros de abastecimento que demonstram flexibilidade ajudam quem os contrata a responder rapidamente a novas oportunidades e desafios.
Para mensurar o nível de flexibilidade e capacidade do fornecedor que pretende contratar, o ideal é realizar uma análise detalhada do histórico de adaptações a mudanças anteriores, avaliar feedbacks de outros clientes e realizar reuniões para discutir possíveis cenários e como o parceiro comercial executa ajustes, quando necessário.
8. Sustentabilidade e responsabilidade social
Outro importante critério para seleção de fornecedores de longo prazo é o compromisso e envolvimento do parceiro comercial quanto a práticas sustentáveis e de responsabilidade social.
O principal motivo é que qualquer atitude inidônea ou ilegal que a empresa fornecedora tiver durante o prazo do contrato impactará diretamente a sua.
Negócios que descumprem leis trabalhistas, usam mão de obra escrava ou infantil, por exemplo, estão sujeitos a penalidades graves, como multa ou até a interrupção total das atividades.
Quando esse perfil de fornecedor faz parte da sua rede de abastecimento, a sua empresa corre um sério risco de desabastecimento e, no pior cenário, ser apontada como cúmplice dos atos.
Para evitar transtornos desse tipo, realize um processo de due diligence robusto e preciso. Temos um artigo que explica como. Veja: “Como fazer due diligence de fornecedores? 4 passos essenciais!”
9. Suporte e atendimento pós-venda
O fornecedor atendeu a todos os critérios? Que bom! Contudo, contratos de longa duração pedem uma visão estratégica tão extensa quanto.
Antes da contratação, verifique também como é o suporte pós-venda — por exemplo, tempo de resposta a reclamações, resolução de problemas e canais de contato.
A maneira como o fornecedor atende após assinar o contrato indica o compromisso que tem com o sucesso e satisfação do contratante.
Como escolher fornecedores de longo prazo? 8 passos
O passo a passo de como escolher fornecedores de longo prazo inclui:
definir critérios claros de seleção: estabeleça as características essenciais que o fornecedor deve ter para fazer parte da rede de abastecimento da sua empresa. Pense além de fatores como qualidade, custo e prazos, e considere as particularidades do seu negócio;
pesquisar potenciais fornecedores: por meio de pesquisas online, recomendações de outros parceiros ou funcionários e participação em eventos, por exemplo;
solicitar propostas: pelo envio do RFP, Request for Proposal (Solicitação de Proposta) aos fornecedores que selecionou;
avaliar as propostas que recebeu: compare os RFPs e selecione os mais promissores a partir do reconhecimento de quais fornecedores atendem de forma mais precisa aos critérios de seleção da sua empresa;
realizar visitas e entrevistas: se a localização geográfica permitir, visite as instalações do fornecedor ou realize entrevistas online para entender melhor como são as operações no dia a dia;
verificar referências e histórico: busque opiniões e depoimentos de outros contratantes e analise o histórico de desempenho do fornecedor a partir da solicitação da apresentação de relatórios, como os financeiros;
negociar termos e condições: discuta e ajuste as condições contratuais, com atenção especial à inclusão de cláusulas de flexibilidade;
formalizar o contrato: elabore a minuta e envie para aprovação. Após ajustes, emita a versão oficial do documento, colete as assinaturas e providencie uma gestão de contratos eficiente para monitoramento do cumprimento de todas as cláusulas.
Lembre-se ainda de que, após firmar a parceria, é essencial acompanhar o desempenho do fornecedor de perto. Para tal, use periodicamente KPIs relacionados aos critérios de aprovação, como qualidade, prazo de entrega e inovação.
Se perceber que o resultado da parceria está abaixo do esperado, inicie um diálogo com o fornecedor de longo prazo para ajustar as divergências e alinhar expectativas. Caso não haja entendimento, aplique as penalidades previstas no contrato e, se necessário, considere buscar outra empresa fornecedora.
Sugestão de leitura: “Como encontrar fornecedores? 6 dicas infalíveis!”
A importância da gestão de fornecedores
A gestão de fornecedores é essencial para contratações de longo prazo, pois garante a estabilidade e a continuidade da parceria, e o fornecimento dos produtos/serviços conforme o que a empresa necessita.
Um gerenciamento eficaz facilita a construção de relacionamentos sólidos e a formação de parcerias estratégicas. Como resultado, nota-se a obtenção de condições comerciais melhores e mais benéficas, redução de custos e mitigação de riscos.
Além disso, uma boa gestão de fornecedores facilita a identificação de oportunidades e de ajustes rápidos perante mudanças de mercado, preferências dos clientes finais e das necessidades da empresa contratante.
Tenha em mente também que um gerenciamento preciso é fundamental para manter a transparência na relação comercial, facilitar a comunicação e garantir o fluxo de abastecimento e a eficiência operacional.
Uma forma de otimizar a administração e controle de fornecedores é com a ajuda da tecnologia. Entenda melhor neste artigo: “Sistema para gestão de fornecedores: entenda por que utilizar”
5 dicas para escolher fornecedores de longo prazo
Precisa de mais dicas para escolher fornecedores de longo prazo? Então, considere adotar estas que separamos para você:
priorize o relacionamento: construa uma relação de confiança desde os primeiros contatos, pois facilita as negociações, a comunicação e a resolução de problemas;
seja transparente: compartilhe com clareza as necessidades e expectativas da sua empresa, por meio de uma linguagem de fácil compreensão e apresentação de exemplos. Esse cuidado evita mal-entendidos;
teste a resistência: simule diferentes cenários de crise para avaliar a capacidade de resposta e a resiliência do fornecedor;
atente-se às mudanças do mercado: acompanhe as tendências do setor e compare com o que o fornecedor oferece para confirmar o alinhamento com as melhores práticas;
incentive feedback: defina canais oficiais de conversação e abra espaço para os fornecedores darem feedbacks sobre a parceria comercial, pontos positivos e o que necessitam ajustes para beneficiar ambas as partes;
utilize tecnologia a seu favor: adote ferramentas de gestão de fornecedores, como um SRM, para otimizar a homologação e monitoramento do desempenho dos parceiros de abastecimento.
Como a Linkana ajuda na escolha dos melhores fornecedores de longo prazo?
A Linkana ajuda você e seu time na escolha dos melhores fornecedores de longo prazo ao oferecer um sistema que otimiza e automatiza a homologação, e que integra aprovações de maneira simples e rápida.
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Problemas dos demais sistemas disponíveis no mercado
Geralmente, outras plataformas e processos internos de cadastro e homologação têm obstáculos como:
lentidão: várias etapas manuais e sem integração de atividades de validação de informações, com idas e voltas desnecessárias;
insatisfação dos usuários: fluxos engessados e com uma péssima experiência de utilização que criam problemas e desengajamento de requisitantes e fornecedores;
conflitos com auditoria: na validação e atualização de informações que penalizam a área responsável pelas irregularidades.
Como o Linkana SRM soluciona essas questões?
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Entenda mais neste vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana:
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