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Gestão de Fornecedores

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Como motivar um fornecedor a ser homologado + critérios, vantagens e benefícios!

Written byLeo Cavalcanti

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January 14, 2023

January 14, 2023

January 14, 2023

Nós sabemos: encontrar bons fornecedores não é uma tarefa fácil. Nesse sentido, descobrir como motivar um fornecedor a ser homologado é algo essencial para garantir os melhores resultados e manter assim o desempenho total do seu negócio.

Afinal de contas, não se trata apenas de insumos, prazos ou preços atraentes. A homologação de fornecedores é, acima de qualquer outra coisa, uma garantia de que seu parceiro irá cumprir uma série de requisitos que incluem questões de segurança, diversidade, sustentabilidade e, é claro, respeito aos parâmetros legais, fiscais e tributários.

O que, em muitos níveis, ajuda as empresas a suprirem suas demandas sem a interferência de erros, atrasos ou imprevistos que possam prejudicar a sua operação.

Além disso, é importante frisar que essa relação criada no processo de homologação deve ser pautada pela transparência e pelo compromisso de ambas as partes, já que o mundo dos negócios demanda rapidez, precisão, agilidade, qualidade e comprometimento.

Por isso, neste post vamos te mostrar como fazer isso de maneira prática e direta.

E então, vamos juntos?

O que é a homologação de fornecedores?

A homologação de fornecedores é um processo no qual a empresa determina algumas condições que seus parceiros deverão seguir, com o objetivo de garantir o fornecimento de serviços e insumos de forma eficiente, valorativa e dentro dos parâmetros estabelecidos.

Ou seja, esse procedimento envolve, entre outras coisas, a definição de diretrizes, cláusulas e ações que busquem otimizar o tempo e assegurar a efetividade do contrato.

Reduzindo, dessa forma, os mais diversos riscos que esse contrato pode representar e garantindo uma operação segura, eficaz e transparente. Além de aumentar a segurança e a confiabilidade na relação, trazendo benefícios para ambos os lados.

Além disso, depois de homologar seus parceiros é possível fazer uma gestão de fornecedores mais completa, utilizando as ferramentas disponíveis para realizar o monitoramento e manutenção dos fornecedores homologados, bem como acompanhar também a  validação dos certificados e solicitar a atualização de documentos.

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Como é feita a homologação na prática?

Se você está querendo saber como motivar um fornecedor a ser homologado, certamente, deseja descobrir também como fazer essa homologação de forma eficiente, certo?

Bom, geralmente esse processo é dividido em qualificação, validação e certificação. 

Sendo que na qualificação, são analisados os documentos, requisitos, certificados e as procedências do fornecedor, a fim de identificar possíveis pendências ou inconsistências que possam inviabilizar o negócio. Aqui, também é importante avaliar critérios como diversidade, sustentabilidade, reputação, processos trabalhistas, etc.

Além de se atentar somente o que for essencial para o seu negócio na hora de homologar um fornecedor. Isso porque um dos maiores fatores de desmotivação é preencher formulários ou certificados de algo que não tem relação com a sua empresa. Exemplo: pedir certificação ambiental para uma empresa de TI que vai fazer o site da sua empresa.

Já o processo de validação se inicia no pré-cadastro que é o momento em que a empresa entra em contato com o fornecedor, depois vai para homologação onde são verificados todos os requisitos para o estabelecimento de uma parceria e termina no cadastro que é a etapa em que fornecedor entra, de fato, na base e na lista de parceiros da empresa.

Por fim, também é importante dar uma atenção especial aos certificados, já que eles mostram que a empresa cumpre as principais normas técnicas e legais estabelecidas por cada setor. Com isso, você terá a certeza que está contando com parceiro de qualidade, seriedade e confiança, que possuem ampla e reconhecida atuação naquele segmento.

Leia mais: Critérios de qualificação de fornecedores: 5 etapas

Mas muito mais do que só olhar para questões tributárias, fiscais e trabalhistas ou se certificar de que um fornecedor pode suprir sua demanda, é preciso olhar também para aspectos como a análise de responsabilidades social, que vai avaliar como a instituição promove a capacitação de funcionários, seu envolvimento com projetos sociais ou programas de proteção ambiental que aumentam a credibilidade e diminuem os riscos.

Aliás, falando nisso, que tal assistir a palestra com Helga Franco (da Mondelez Brasil) sobre práticas ESG e o papel do comprador e entender como esse aspecto impacta o seu negócio?

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Além de medir a sua reputação, uma vez que danos à imagem podem gerar consequências irreversíveis, principalmente tratando-se temas como corrupção, trabalho escravo, disseminação de fake news e outros crimes que podem ser associados a sua marca.

Principais motivos para um fornecedor se cadastrar em um processo de homologação

A área de compras - ou de gestão de fornecedores - é uma das áreas mais críticas de uma empresa, afinal ela lidera diretamente com os lucros e com a qualidade do negócio.

Sendo assim, é fundamental tanto para as empresas quanto para os fornecedores, buscar uma forma de garantir relações éticas, transparentes e baseadas nas exigências legais.

Além disso, com processos claros, documentados e bem definidos, é possível assegurar o cumprimento do código de conduta e ética e facilitar a identificação de irregularidades.

Vale ressaltar ainda que a homologação dos fornecedores gera mais confiança e segurança na relação entre a empresa contratante e seus parceiros, antecipando riscos, diminuindo danos, reduzindo custos e aumentando a qualidade, o lucro e a produtividade de ambos.

Nesse sentido, os principais motivos para um fornecedor passar por um processo de homologação, por exemplo, é ter acesso a mais negócios e é, claro, ser pago.

Já para as empresas as vantagens incluem:

  • Integração de processos; 

  • Redução do gasto de tempo e energia com fluxos desconectados; 

  • Estimulação da governança entre as áreas envolvidas;

  • Criação de ações que vão evitar falhas ou irregularidades; 

  • Estabelecimento de negociações baseadas na ética e na lei; 

  • Estimulação de parcerias mais transparentes; 

  • Identificação de riscos e redução dos impactos negativos para ambas as partes.

Principais motivos para fornecedores não completarem o processos de homologação

Convenhamos: os processos de homologação de muitas empresas, normalmente, são demorados, burocráticos, cheios de erros e até mesmo campos desnecessários.

Sem falar que, muitas vezes, esses processos não são adaptáveis e pedem as mesmas informações para todas as empresas, ainda que muitas delas não sejam aplicáveis. 

Isso é extremamente desgastante para os fornecedores que precisam preencher as mesmas informações em diversos sistemas diferentes para cada empresa que ele atende.

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Como motivar um fornecedor a ser homologado?

A melhor solução para motivar um fornecedor a ser homologado é, sem sombra de dúvidas, contar com soluções pertinentes e eficientes que simplifiquem o caminho até fechar o contrato de homologação de fornecedores, como é o caso da Linkana.

Afinal, além de agilidade nos processos, nossa inteligência artificial também é capaz de consultar certidões, sanções e problemas ambientais, legais e trabalhistas. 

Além de facilitar a interação com o fornecedor, otimizar revisão de cadastros e mapear os riscos dos resultados de pesquisa, categorizando os fornecedores por sua qualidade, segurança e eficiência. Não é à toa que o primeiro e maior software de gestão de fornecedores em rede, feito para o comprador do futuro.

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