Agile Procurement: 7 benefícios e 5 passos para implementar

O Agile Procurement consiste em um processo de compras que tem como base de execução a metodologia ágil, que é um conjunto de práticas voltadas para a gestão de projetos que priorizam a flexibilidade, a colaboração e as entregas contínuas.

Ao contrário dos métodos tradicionais de compras, na aquisição ágil, a prioridade são ciclos curtos de tomada de decisão, adaptação rápida a mudanças e participação ativa de stakeholders. O resultado é o aumento da eficiência, inovação e alinhamento estratégico entre empresas contratantes e fornecedores.

Essa metodologia é uma excelente maneira de resolver os problemas da gestão de compras tradicional, que se torna cada dia mais obsoleta devido a características como excesso de burocracia, lentidão nas etapas e pouca adaptabilidade às mudanças do mercado.

Com cadeias de suprimentos mais complexas, a volatilidade da demanda e a necessidade de inovação, as empresas precisam de processos mais velozes, colaborativos e baseados em dados.

O motivo é que os modelos tradicionais já não respondem tão rápido às novas demandas. Por outro lado, as aquisições ágeis são flexíveis, eficientes e ajudam a tornar o negócio mais competitivo.

Quer entender melhor e aprender como adotar essa metodologia na sua empresa? Então, siga a leitura e entenda o que é Agile Procurement, as principais diferenças entre aquisição ágil e aquisição tradicional e o passo a passo para implementar esse método.

O que é Agile Procurement e como surgiu?

O Agile Procurement — ou aquisição ágil — é uma abordagem flexível e colaborativa para compras e gestão de fornecedores, inspirada nos princípios do Agile. O objetivo é tornar os processos mais dinâmicos, reduzir burocracias, acelerar tomadas de decisão e promover alinhamento entre as demandas do negócio e a capacidade dos fornecedores.

O conceito surgiu da necessidade de tornar os fluxos de compras mais flexíveis, eficientes e alinhados às mudanças constantes do mercado. Tem como inspiração a metodologia ágil, amplamente utilizada no desenvolvimento de software, e no Manifesto Ágil, que prioriza a colaboração, a adaptação contínua e as entregas incrementais.

O que é o Manifesto Ágil?

Para você entender melhor a origem dessa metodologia, vale explicarmos que o Manifesto Ágil é um conjunto de valores e princípios para tornar a gestão de projetos mais ajustável e colaborativa.

Criado em 2001 por 17 desenvolvedores de software que eram críticos às abordagens tradicionais dessa área, que eram rígidas e burocráticas, o Agile Manifesto tem como base doze princípios:

• satisfação do cliente por meio de entregas contínuas e de valor;

• adaptação a mudanças, mesmo em fases avançadas do projeto;

• entrega frequente de produtos funcionais em curtos períodos;

• colaboração constante entre clientes e equipes;

• ambientes motivadores e confiança na equipe para tomar decisões;

• comunicação eficiente que prioriza interações presenciais;

• produto em funcionamento como principal medida de progresso;

• ritmo sustentável, que garante equilíbrio entre produtividade e bem-estar;

• excelência técnica e bom design para manter a agilidade;

• simplicidade para eliminar o trabalho desnecessário;

• autonomia da equipe, com liberdade para decidir;

• reflexão e ajustes constantes para melhorar continuamente.

Como o Manifesto Ágil se aplica à área de compras e procurement?

Os gestores e seus times podem utilizar os princípios do Manifesto Ágil na área de compras e procurement para criar e implementar fluxos de trabalho mais flexíveis, colaborativos e adaptáveis. Esse formato torna os processos mais eficientes, em comparação com o modelo de aquisição tradicional, que tende a ser mais rígido.

Estes são alguns exemplos de como usar essa metodologia em compras estratégicas e supply chain:

1. Satisfação do cliente: significa atender rapidamente às necessidades de negócios e garantir que os fornecedores entreguem produtos/serviços que agreguem valor real ao que a empresa produz e comercializa;

2. Adaptação às mudanças: permite que os times de compras ajustem as estratégias conforme as demandas, em vez de seguirem um plano de ação fixo e rígido que dificulta o atendimento das necessidades da companhia e dos seus clientes finais;

3. entrega frequente: elimina a obrigatoriedade de esperar a finalização de um processo longo para realizar outro. Essa prática evita a ruptura de estoque, por exemplo, já que viabiliza compras contínuas e adaptadas ao momento do negócio;

4. Colaboração constante: a comunicação entre equipes de compras, fornecedores e outras áreas da empresa é fundamental e contribui para decisões mais rápidas e alinhamento constante durante todas as etapas de aquisição;

5. Simplicidade e eliminação de desperdícios: a metodologia ágil elimina processos desnecessários, o que torna o fluxo de compras e procurement mais eficiente e menos burocrático;

6. Melhoria contínua: decorrente da cultura de feedbacks, que ajuda na evolução e adaptabilidade das aquisições, e a deixar esse processo mais eficiente e alinhado com os objetivos da empresa.

Não deixe de ler este artigo: “Como promover a melhoria contínua na gestão de fornecedores?”

Principais características do Agile Procurement

O Agile Procurement tem características específicas que o difere do modelo de aquisição tradicional em diversos pontos. Estas são as principais particularidades:

1. Flexibilidade e adaptabilidade: permite ajustes rápidos nas compras, adapta-se mais facilmente às mudanças do mercado, necessidades dos clientes finais ou da empresa;

2. Ciclos curtos de tomada de decisão: com base em sprints, que são períodos curtos e focados de trabalho, nos quais os profissionais se concentram em objetivos específicos;

3. Colaboração contínua: a interação constante entre equipes de compras, fornecedores e demais departamentos da empresa, como financeiro e jurídico, ajuda a garantir que todos estejam alinhados e respondam rapidamente às adequações;

4. Foco em valor e resultados: prioriza a entrega de valor real para o negócio em detrimento ao cumprimento de processos burocráticos. No caso, as aquisições têm por objetivo atender às necessidades da companhia de forma mais eficiente;

5. Feedback contínuo: os times revisam constantemente o processo de compras e realizam ajustes com base em feedbacks, o que melhora a eficácia das decisões e a escolha dos fornecedores;

6. Transparência e comunicação: todos os envolvidos nas aquisições têm acesso claro e atualizado às informações, o que resulta em mais visibilidade e confiança entre as partes;

7. Simplicidade: elimina etapas desnecessárias e burocráticas e foca no essencial para aumentar a eficiência e reduzir custos operacionais;

8. Fluxo contínuo: os responsáveis fazem as aquisições de forma gradativa, o que gera um abastecimento constante. Esse ritmo facilita ajustes e garante o valor contínuo ao negócio.

Dica de leitura: “Metodologias ágeis em compras: como aplicar e quais seus pilares”

Diferenças entre aquisição ágil e aquisição tradicional

Estas são as principais diferenças entre aquisição ágil e aquisição tradicional:

7 benefícios da implementação de Agile Procurement

Agora que você sabe o que é a aquisição ágil e como essa metodologia funciona, já consegue ter uma boa ideia do quanto é benéfica para a sua empresa, concorda?

Para deixar essa percepção mais clara, separamos os principais benefícios da implementação de Agile Procurement em um negócio. Veja!

1. Adaptação e flexibilidade

Como comentamos, a aquisição ágil permite que os gestores e seus times adaptem as empresas rapidamente às transformações do mercado, como variações no volume de demanda, novas regulamentações e mudanças no comportamento dos clientes finais.

Em um cenário no qual um fornecedor não consegue cumprir o contrato devido a imprevistos, por exemplo, o Agile Procurement facilita a busca por alternativas de abastecimento sem gerar mais prejuízos ao fluxo operacional da companhia.

A metodologia ajuda a evitar interrupções no fornecimento, a manter a continuidade dos processos e o atendimento aos clientes finais.

2. Velocidade e eficiência

A inclusão da metodologia ágil em compras torna as aquisições mais rápidas, visto que divide os processos em ciclos curtos (sprints). Essa dinâmica reduz, por exemplo, o tempo de espera pela aprovação de compras e o tempo de recebimento dos insumos, matérias-primas e/ou serviços.

Aproveite e leia também: “Gestão de pedidos de compras: quais as 5 melhores práticas?”

3. Colaboração mútua

Outro benefício da aquisição ágil é a melhoria da comunicação e colaboração entre os times de compras, fornecedores e demais setores da empresa.

A equipe responsável pelas aquisições trabalha diretamente com a de produção, por exemplo. Essa parceria aumenta a compreensão quanto às necessidades e demandas imediatas e ao alinhamento de cronogramas.

A colaboração entre procurement e departamento financeiro evita gastos acima do permitido e, com a área jurídica, garante a conformidade de toda a supply chain.

Sobre esse tema, não deixe de ler o artigo: “Compliance em compras: por quais motivos é importante?”

4. Mitigação de riscos

Por facilitar ajustes, a aquisição ágil dá aos times muito mais chances e tempo para mitigar diferentes riscos da cadeia de suprimentos.

Se um fornecedor atrasa uma entrega ou há falta de um determinado insumo, por exemplo, os responsáveis pela compra conseguem reavaliar as opções de fornecimento e tomar medidas necessárias.

Essa dinâmica evita diversos problemas, como a interrupção do fluxo produtivo. Também ajuda a amenizar impactos financeiros e a garantir o atendimento dos pedidos dos clientes finais, o que fortalece a imagem e a reputação da empresa.

5. Redução de custos

Por falar em impacto financeiro, outra importante vantagem da implementação do Agile Procurement é a eliminação da burocracia e de processos ineficientes que, por consequência, ajuda a reduzir custos operacionais.

Com a utilização de ciclos curtos e feedback constante, fica mais fácil identificar falhas nos fluxos que levam a gastos desnecessários.

Ao revisar os contratos com fornecedores a cada sprint, os profissionais de compras têm a chance de negociar preços ou condições de pagamento, sem ter que esperar a época de renovação da parceria.

Dica! Confira também: “Gestão de contratos: como fazer corretamente? 9 dicas!”

6. Estímulo à inovação

A abordagem ágil também incentiva a inovação, uma vez que os fornecedores se tornam parceiros estratégicos. O motivo é que essa metodologia gera uma colaboração mais próxima, o que abre espaço para os responsáveis pelas empresas fornecedoras apresentarem soluções, tecnologias ou métodos de entrega novos e mais modernos, por exemplo.

7. Aprimoramento das tomadas de decisão

Não há como implementar o conceito de aquisição ágil sem o uso das tecnologias certas — como um SRM, Supplier Relationship Management, software de gestão de relacionamento com fornecedores que centraliza dados e automatiza diversas atividades relacionadas a esse gerenciamento.

Sistemas como esse geram dados que os gestores e seus times devem usar para tomar decisões.

Ao utilizar essas fontes de informação, fica mais fácil identificar, por exemplo, quais fornecedores têm o melhor desempenho em diferentes critérios, como prazos de entrega e qualidade de produto.