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Sobre a NIVEA

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A NIVEA, marca pertencente ao grupo Alemão Beiersdorf – com sede em Hamburgo, começou sua história de sucesso em 1911, quando lançou no mercado a primeira emulsão hidratante do mundo e hoje é uma das principais empresas no segmento de cuidados com a pele. Presente em mais de 150 países, a empresa instalou-se no Brasil em 1975 com a abertura de seu escritório em São Paulo. Em 2003, inaugurou sua fábrica no município de Itatiba (SP).

Indústria: Bens de Consumo

Automatizando o processo de gestão de fornecedores como uma vantagem competitiva

O grande desafio de uma grande empresa após se estabelecer por 130 anos no seu setor e se tornar uma das líderes do mercado é manter a qualidade dos seus serviços sempre acima do esperado. Nenhuma empresa resiste a tanto tempo no mercado entregando apenas o essencial.

E este é o grande desafio da Beiersdorf NIVEA.

Quando nossa história cruzou com a dificuldade de homologar novos fornecedores da Mirella, então gerente de procurement da companhia, encontramos uma grande dor latente: como criar vantagem competitiva e tomar decisões estratégicas se o processo que encontramos era totalmente manual, burocrático e que tomava muito tempo hábil da Mirella e sua equipe?

Os principais desafios

O nosso primeiro desafio foi dar condições para que o setor de Procurement da Nivea pudesse trabalhar em questões estratégicas, diminuir o tempo de onboarding de um novo fornecedor e criar processos que possibilitasse uma análise panorâmica do negócio, com acesso a dados que pudessem ser utilizados para melhorar o processo de compras.

O que a Mirella necessitava era de uma plataforma que reunisse todas as informações de seus fornecedores, tanto os novos quanto os da base, centralizasse as informações padronizadas e tornasse fácil a visualização do status de onboarding e risco de cada um. Assim, seu time poderia ver facilmente onde focar sua atenção sem que precisassem desperdiçar inúmeras horas com planilhas e relatórios manuais. Tudo isso, sem perder o padrão de qualidade que uma empresa centenária já apresentou ao mercado.

Tempo de Homologação

Ao buscar o serviço de uma nova empresa, o desejo latente é de que este serviço seja implementado imediatamente. As expectativas de novos lançamentos ou melhorias na produção atual sejam disponibilizadas o quanto antes para os clientes da empresa.

Porém, em um ambiente burocrático e manual onde cada novo fornecedor leva, em média, 15 dias para ter seus dados coletados, vistoriados e aprovados a insatisfação e tempo de entrega podem ser frustrados.

Inconsistência na informação armazenada

Sem uma ferramenta centralizada e sem a possibilidade de uma validação automatizada, as informações algumas vezes se perdiam, dependendo de processos burocráticos para organizá-las em pastas e só descobriram que uma informação passada estava válida no final do ciclo de compra, gerando retrabalho e eventuais inconsistências em algumas informações armazenadas.

A solução

A Mirella e a equipe de Procurement sabiam bem o problema que estavam enfrentando e do que buscavam em uma solução para resolver de vez o gargalo para cadastrar novos fornecedores.

Era necessário um software de gestão de fornecedores completo que possuísse a flexibilidade que a NIVEA precisava e ao mesmo tempo simplificasse o processo de homologação e gestão de riscos dos fornecedores em uma interface simples e amigável.

Automatizando e centralizando todo o processo de cadastro, compliance e mitigação de risco de fornecedores, a Linkana ajudou a simplificar um processo burocrático, fazendo com que todo o time de compras conseguisse ser ainda mais estratégico e encurtando o ciclo de inovação através da contratação de uma startup especializada.

Agora todo o time tinha em um único lugar todas as informações de cada fornecedor, contendo desde certidões, listas públicas e dados da receita federal até documentações privadas, sendo possível ainda ter todo o histórico de cada documento, blindando totalmente a área em auditorias.

Além disso, com o algoritmo de sugestão da Linkana, ficava fácil saber onde estava o problema e se o fornecedor está ou não em conformidade com a política de fornecimento da NIVEA, com comunicações automatizadas entre o time de compras e o fornecedor.

Mirella Costa

Gerente Sênior de Procurement da NIVEA

“A redução do tempo de homologação foi fundamental para a agilidade das contratações que o negócio precisava. E essa agilidade concatenada com a qualidade e rastreabilidade dos dados, otimizou consistentemente o processo e a gestão pela área de Procurement. A ferramenta da Linkana engloba nosso processo E2E e com isso temos um fluxo mais ágil, automático e seguro.”

Eficiência operacional, menor custo e melhor mitigação de risco

Com a contratação da Linkana, houve uma redução de mais de 65% no tempo de homologação dos fornecedores. Além disso, o processo de revisão foi centralizado e agora o único trabalho que o comprador precisa fazer para adicionar um novo fornecedor é através de 1 clique.

Também foi possível otimizar o número de informações coletadas para tomada de decisão e mitigação de vários riscos com um aumento de 70% na volumetria de informações coletadas automaticamente sobre cada fornecedor.

Consistência e centralização da informação

Com a contratação da Linkana, não houve mais inconsistência nas informações coletadas, uma vez que todas as informações eram padronizadas e validadas pelas duas equipes. Além disso, foi gerada uma redução de custos fiscais devido a problemas de dados bancários, o que fez a NIVEA Brasil virar referência e criar uma melhor prática LatAm pela Global Audit Beiersdorf.

Outra prática que reduziu as inconsistências da informação foi a automação das validações de regras fiscais e tributárias do fornecedor já no momento do cadastro, o que antes era feito manualmente para ser inserido no ERP, agora já é feito em um sistema integrado de ponta a ponta.

“Ferramentas de cadastro de fornecedores temos várias no mercado, pra mim o diferencial da Linkana, além da flexibilidade para construção em conjunto , é a parceria e agilidade pra fazer acontecer.”

Mirella Costa

Gerente Sênior de Procurement da NIVEA

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