Como Keila tornou mais eficiente e melhorou em 80% o tempo de homologação dos fornecedores da Nivea

A NIVEA, marca pertencente ao grupo Alemão Beiersdorf – com sede em Hamburgo, começou sua história de sucesso em 1911, quando lançou no mercado a primeira emulsão hidratante do mundo e hoje é uma das principais empresas no segmento de cuidados com a pele. Presente em mais de 150 países, a empresa instalou-se no Brasil em 1975 com a abertura de seu escritório em São Paulo. Em 2003, inaugurou sua fábrica no município de Itatiba (SP).

O grande desafio de uma grande empresa após se estabelecer por 130 anos no seu setor e se tornar uma das líderes do mercado é manter a qualidade dos seus serviços sempre acima do esperado. Nenhuma empresa resiste a tanto tempo no mercado entregando apenas o essencial.

Por mais eficiente que seja o seu modelo de negócios, é necessário revisitar seus processos e entender quais pontos precisam de melhorias. A Keila Oliveira, analista de compras, é a responsável por desempenhar essa função na Nivea.

Quando encontramos a Keila e diagnosticamos o desafio que ela tinha para superar, entregamos, como sempre, além do esperado. Criamos valor na gestão de fornecedores e entregamos informações sobre a base da empresa que eles nem imaginavam que poderiam ter acesso.

Confira o depoimento da Keila e veja como conseguimos otimizar o processo de compras da Nivea.

Os principais desafios

Workload e tempo de finalização dos processos

Diminuir o tempo de onboarding de um novo fornecedor e criar processos que possibilitasse uma análise panorâmica do negócio, com acesso a dados que pudessem ser utilizados para melhorar a governança dos processos de homologação. Além de garantir o compliance e a eficiência em todo o processo.Informações descentralizadasA Keila necessitava de uma plataforma que reunisse todas as informações de seus fornecedores, tanto os novos quanto os da base, centralizasse as informações padronizadas e tornasse fácil a visualização do status de onboarding e risco de cada um.

Trabalho manual em atividades básicas

Parar de desperdiçar inúmeras horas com planilhas e relatórios manuais. Tudo isso, sem perder o padrão de qualidade que uma empresa centenária já apresentou ao mercado.

Tempo de Homologação

Em um ambiente burocrático e manual onde cada novo fornecedor levava, em média, 15 dias para ter seus dados coletados, vistoriados e aprovados, a insatisfação e o tempo de entrega eram frustrantes.

Inconsistência na informação armazenada

Sem uma ferramenta centralizada e sem a possibilidade de uma validação automatizada, as informações algumas vezes se perdiam, dependendo de processos burocráticos para organizá-las em pastas e só descobriram que uma informação passada estava válida no final do ciclo de compra, gerando retrabalho e eventuais inconsistências em algumas informações armazenadas.

“A Linkana nos ofereceu uma plataforma onde conseguimos resolver todos os nossos problemas e ainda agregou valor a nossa gestão de fornecedores com informações importantes e seguras ao negócio que antes não analisávamos”

Keila Oliveira

Analista de Compras LATAM @ Nivea/Beiesrdorf

A solução

A Keila e a equipe de Procurement sabiam bem o problema que estavam enfrentando e do que desejavam em uma solução para resolver de vez o gargalo para cadastrar novos fornecedores. Era necessário um software de gestão de fornecedores que possuísse a flexibilidade que a Nivea precisava. E foi assim que surgiu a Linkana.

Automação e centralização dos processos

Nós nos responsabilizamos por simplificar todo o processo burocrático da Nivea. Atuando na parte de cadastro, compliance e risco de novos fornecedores, automatizamos toda a coleta de dados e informações e possibilitamos mais tempo útil para que o time se preocupasse com decisões estratégicas.

Todos os dados em um só lugar

Todo time era capaz de buscar, em um único portal, todas as informações de cada fornecedor. Certidões, listas públicas, dados da receita federal e todo rol de documentos. Sendo possível, também, consultar o histórico de cada documento blindando a área de auditoria.

Recomendações de ações da Linkana

Com o nosso software inteligente, o time de compras da Nivea recebia insights e indicações de problemas na sua base de fornecedores. Também criamos comunicações automatizadas entre os times de compras e fornecedores para agilizar o processo de troca.

“Hoje temos mais de 1.000 fornecedores mapeados na Linkana com fácil acesso a qualquer pessoa na companhia, inclusive auditores. Otimizamos o tempo dos stakeholders e de outras áreas que estão envolvidas no processo de homologação.”

Keila Oliveira

Analista de Compras LATAM @ Nivea/Beiesrdorf

Benefícios gerados

Eficiência operacional e menor custo

Com a contratação da Linkana, houve uma melhora de 80% no tempo de homologação dos fornecedores. Em alguns casos, a Nivea é capaz de homologar um novo fornecedor em até 1 dia. Além disso, o processo de revisão foi centralizado e agora o único trabalho que o comprador precisa fazer para adicionar um novo fornecedor é através de 1 clique.

Mitigação de riscos

Também foi possível otimizar o número de informações coletadas para tomada de decisão e mitigação de vários riscos com um aumento de 70% na volumetria de informações coletadas automaticamente sobre cada fornecedor.

Consistência e centralização da informação

Com a contratação da Linkana, não houve mais inconsistência nas informações coletadas, uma vez que todas as informações eram padronizadas e validadas pelas duas equipes. Além disso, foi gerada uma redução de custos fiscais devido a problemas de dados bancários, o que fez a NIVEA Brasil virar referência e criar uma melhor prática LatAm pela Global Audit Beiersdorf. Outra prática que reduziu as inconsistências da informação foi a automação das validações de regras fiscais e tributárias do fornecedor já no momento do cadastro, o que antes era feito manualmente para ser inserido no ERP, agora já é feito em um sistema integrado de ponta a ponta.