Fraudes no setor de compras: principais ameaças + 5 dicas de prevenção

Investimento, lucro, capital, patrimônio e muito mais. O dinheiro tem muitos nomes em uma empresa, cada um utilizado em uma operação específica. Uma área que está ligada em praticamente todas essas operações é a área de aquisição, o que faz com que fraudes no setor de compras sejam uma ameaça que não pode ser ignorada pela gestão de riscos.

Ao estruturar o departamento de compras, é preciso definir as políticas e diretrizes que serão usadas para que ele cumpra o seu papel, que consiste em encontrar suprimentos necessários para a operação da empresa em fornecedores confiáveis, em Compliance, e com o melhor custo-benefício para a empresa.

Junto disso, não pode ser ignorada a possibilidade de fraudes no setor de compras, uma vez que elas podem prejudicar diretamente o faturamento de uma empresa. Pense bem, um processo de procurement fraudado pode resultar em prejuízo à imagem, produtos de baixa qualidade, custo exorbitante e queda no faturamento, entre outras ameaças.

Nesse artigo vamos mapear as principais ameaças nesse departamento e mostrar como prevenir fraudes no setor de compras através de dicas eficientes e de alta precisão, garantindo lucratividade, Compliance e mitigação de riscos.

Como as fraudes em compras afetam as empresas?

Em primeiro lugar, vamos discutir o que faz do combate a fraudes no setor de compras uma das principais tendências da administração de empresas. Nos últimos anos, pesquisas apontam que o Brasil tem índices de fraude superiores aos números mundiais, o que é bem preocupante.

Segundo levantamentos da Consultoria KPMG, cerca de 7 em cada 10 empresas nacionais já sofreram com fraudes corporativas. O índice atingiu 74% em 2018, aumento de 20% se comparado ao valor obtido pelo mesmo relatório em 2012.

Outro estudo, conduzido pela PWC – Price Waterhouse Coopers, apontou que 44% das fraudes ocorrem no setor de compras, além de indicar que a prática de fraudes acontece pelas oportunidades oferecidas ao longo do processo de qualificação de fornecedores. 

Quanto à detecção de fraudes, 69% apontam encontrar falhas na seleção de fornecedores, 63% no processo de contratação e outros 56% ocorreram ao convidar fornecedores para participar da negociação. Cerca de 64% das fraudes são cometidas por membros da equipe de compras, ou seja, seriam falhas internas

Aliado a esse cenário de risco, temos mudanças na legislação. Como a Lei Anticorrupção, que definiu diretrizes e consequências para empresas que cometem fraudes em licitações públicas, resultando em alta na preocupação trazida pelo risco de fraudes no setor de compras. 

Além de prejuízo financeiro, o risco de sanções, responsabilidade cruzada e danos à imagem da empresa são consideráveis e precisam ser combatidos. Entenda melhor as diretrizes e objetivos da Lei Anticorrupção no vídeo abaixo:

Principais tipos de fraudes no setor de compras

Uma fraude pode ser entendida como uma ação desonesta ou ardilosa, feita para lesar ou enganar terceiros em um processo, por meio de práticas que vão contra o determinado e exigido por uma conduta ética e de acordo com a legislação vigente.

Por outro lado, fraudes no setor de compras podem ocorrer por diversos meios. Como apropriação indevida de recursos, troca de favores sem conhecimento da empresa, superfaturamento de pedidos, alteração nos valores de notas emitidas, entre muitos outros.

Existem muitas ramificações e processos que podem ser fraudados. Mesmo que alguns pareçam pequenos, é importante considerar como isso impacta a possibilidade ideal de lucro da empresa, assim como prejudica o faturamento a longo prazo.

Vejamos a seguir os principais tipos de fraudes no setor de compras:

  • Fraude contábil: as fraudes de contabilidade ocorrem quando os dados obtidos pelos relatórios de compras e faturamento são alterados, comumente para apresentar maiores lucros do que os reais. Fraudes contábeis já foram as causas de grandes escândalos, como aconteceu com a Toshiba nos anos 2000, que inflou o próprio lucro em bilhões de dólares para atrair investidores;
  • Fraude de pagamento: ocorre quando se faz o pagamento não chega ao seu destino correto, sendo subtraído parcial ou integralmente. Também pode ocorrer quando se pede ordens de pagamento para funcionários fantasmas;
  • Fraude em compras: quando a fraude envolve o processo de licitação, negociação e pedidos feitos aos fornecedores. Normalmente, ocorrem quando o pagamento é feito mas o produto não é entregue conforme o pedido, seja na quantidade ou qualidade devida;
  • Fraude de qualificação: a fraude na qualificação de fornecedores ocorre quando as informações são alteradas para beneficiar uma determinada empresa durante a licitação. Pode ocorrer por meio de certificados falsos ou ações de membros do setor de compras que desejam justificar a preferência por um fornecedor, alterando dados como patrimônio, estrutura, capacidade de atendimento, entre outros;
  • Fraude em custos: o exemplo mais comum de fraude de custos é quando o pedido é superfaturado, inflando o valor a ser pago para o fornecedor, que pode repassar parte do lucro indevido ao seu contato na equipe de compras;
  • Fraude em ativos: as fraudes em ativos ocorrem quando o recebimento ou pagamento de pedidos é feito em desacordo com a informação repassada à empresa, normalmente com o responsável tomando para si o valor extra.

Como combater fraudes no setor de compras: 5 dicas

Conhecer as fontes de ameaças quando o assunto é a possibilidade de fraude no departamento de compras é o primeiro passo no combate a essa prática desonesta. De todo modo, não se deve parar por aí. Faz parte das responsabilidades da gestão de riscos da empresa ir além.

Para isso, reunimos aqui 5 dicas para combater fraudes no setor de compras e fazer a mitigação de riscos no relacionamento com fornecedores. Veja:

1. Foco total em Compliance no setor de compras

Ao estruturar o departamento de compras é essencial criar um programa de Compliance com base nas políticas de governança corporativa da empresa. Só assim é possível evitar riscos e falhas nas metodologias adotadas diariamente.

Isso envolve desenvolver um código de conduta e desenhar os processos a serem adotados pelo setor de compras, levando em conta fatores como princípios éticos, obediência à legislação vigente, respeito aos procedimentos de controle e formação de uma cultura organizacional em Compliance.

Não para por aí, além de criar as normas de conduta e procedimentos internos, é preciso certificar que os colaboradores têm conhecimento dessas diretrizes desde sua admissão, através de treinamentos e atualizações constantes, que mostram que a empresa mantém um olhar atento à forma como essas regras são colocadas em prática.

2. Análises de risco e homologação de potenciais fornecedores

Depois de garantir o Compliance no ambiente interno do setor de compras, é preciso aplicar essa mesma fórmula e cultura no ambiente externo, ou seja, no relacionamento com fornecedores e possíveis parceiros da empresa.

Durante o processo de qualificação de fornecedores, é recomendado ter não só um processo  de Compliance e governança, mas também ter critérios técnicos de controle e homologação para seleção e manutenção de fornecedores.

Isso mitiga os riscos de entrada de fornecedores em desacordo com a política de compras da empresa, bem como garante o monitoramento de problemas que fornecedores ativos venham a ter no decorrer da relação de fornecimento ou prestação do serviço.

3. Acompanhamento de KPI de compras

No decorrer das operações do setor de procurement, deve ser priorizada a coleta de dados e acompanhamento dos KPI de compras, que são os indicadores-chave de performance das negociações efetuadas

Fatores de performance do fornecedor, como lead time, prazos de pagamento, qualidade e aproveitamento do pedido, entre outros, são essenciais para mostrar que a negociação atingiu a meta principal de encontrar o melhor custo-benefício para a empresa.

Através desse monitoramento podemos obter os dados para relatórios e auditorias, sistemas de controle que acabam inibindo e detectando fraudes no setor de compras.

4. Auditorias frequentes

A realização de auditorias em compras internas e externas, sobretudo para empresas com ativos na bolsa de valores, deve ser frequente. Como esses estudos se aprofundam nos números apresentados e buscam comprovar os indicadores, são eles os principais responsáveis por detectar fraudes.

Além disso, ao executar uma auditoria no setor de compras e comprovar a conduta de Compliance, se obtém maior credibilidade para a empresa como um todo, atraindo investidores e aumentando a sua tranquilidade quanto ao aporte financeiro.

5. Evite erros comuns

Alguns erros comuns devem ser evitados para combater a possibilidade de fraude no setor de compras. Entre eles, podemos citar:

  • Acreditar que o sistema é à prova de falhas: nenhum sistema de monitoramento será 100% eficiente, isso porque os próprios responsáveis por fraudes podem adaptar suas práticas. Por isso, o recomendado é somar esforços e atualizar seus processos periodicamente para diminuir os riscos;
  • Excesso de confiança: nunca se deve presumir que os envolvidos no setor de compras irão seguir as regras, esse é um erro básico que pode custar caro. Já vimos funcionários de longa carreira e cargos de confiança participarem de escândalos e fraudes, por isso, não deixe de executar o monitoramento constante;
  • Manter processos antiquados: processos antigos e tradicionais podem ser mais compreensíveis para uma empresa, mas raramente eles acompanham as mudanças no setor. Manter processos antiquados e desatualizados não fornece a proteção e o Compliance necessário para as novas normas vigentes, além de serem mais suscetíveis a falhas e quebras de conduta, por estarem defasados. É recomendado buscar um ciclo de melhorias contínuas nas práticas adotadas.

Conclusão

Fraudes no setor de compras são ameaças reais por estarem diretamente atreladas à saúde financeira de uma empresa. O departamento de compras é uma peça-chave para garantir lucratividade e alcançar as metas de faturamento.

Qualquer falha nesse processo, por menor que seja, pode iniciar um prejuízo gradativamente maior, à medida que ela se estende ao longo do tempo e da cadeia de suprimentos. A forte tendência da classe executiva em priorizar práticas de Compliance e governança corporativa mostra como isso é importante.

Para combater as fraudes no setor de compras, é preciso compreender as ameaças inerentes à operação, criar processos mais transparentes e fáceis de monitorar, além de contar com a tecnologia para agilizar e aumentar a confiabilidade das operações de aquisição de suprimentos.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.