O que é CLM (Gerenciamento do ciclo de vida do contrato)?

Você sabe o que é CLM? A gestão do ciclo de vida dos contratos é um processo importante para as empresas gerenciarem as contratações de fornecedores ou parceiros, sem deixar passar nenhum ponto ou cometer erros que gerem problemas no futuro.

Imagine ter todo o trabalho de investir na qualificação de um fornecedor e justamente no acerto final, não estar atento a um detalhe que pode interferir na prestação do serviço.

Além disso, armazenar os contratos em um ambiente acessível e saber quando é o momento de renovar ou encerrar, caso não esteja satisfeito, são detalhes que fazem parte da rotina de CLM.

Quer saber mais sobre esse processo e como implementar a gestão do ciclo de vida dos contratos no seu negócio? Continue a leitura e entenda tudo sobre CLM.

O que é CLM?

CLM é a sigla em inglês para Contract Lifecycle Management que significa em português gestão do ciclo de vida dos contratos. É um processo de gerenciamento que acompanha passo a passo a jornada de negociação/fechamento de um contrato, passando pela execução do mesmo até seu encerramento ou renovação.

O objetivo do CLM é otimizar o tempo gasto na gestão de contratos, padronizando o processo de análise e verificação para criar um processo mais enxuto e assertivo.

O contrato reúne todas as informações acordadas entre as duas partes em uma negociação e existem regras específicas que garantem seu valor legal. Então, sem uma análise precisa do que está escrito, as chances de fechar um acordo que não é tão vantajoso é maior.

Com um setor dedicado à gestão do ciclo de vida dos contratos, esse tipo de problema não acontece, pois é mais fácil acompanhar e verificar as cláusulas do contrato, saber quando ele precisa ser renovado, etc.

Atualmente, essa tarefa pode ser 100% automatizada implementando softwares de CLM que realizam todos os processos necessários com rapidez e muito mais agilidade.

Quais são as fases do ciclo de vida dos contratos?

A jornada de um contrato pode ser dividida em cinco fases que, por sua vez, orientam o processo de CLM. São elas:

  • Pré-contratação
  • Contratação
  • Pré-execução
  • Execução
  • Encerramento

1. Pré-contratação

Na fase de pré-contratação que inicia a gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM) é definido o objetivo do contrato.

Diante de uma demanda como, por exemplo, contratar um novo funcionário, renovar o estoque de um produto ou contratar um serviço, a empresa define:

  • o que precisa contratar;
  • orçamento disponível;
  • prazo para que a demanda seja atendida;
  • como será feita a entrega;
  • documentos necessários, etc.

Todos esses detalhes técnicos servem para elaborar a minuta que é um esboço inicial do que será o contrato final.

2. Contratação

A negociação e o fechamento do contrato são feitos na etapa de contratação da CLM. A minuta e as cláusulas-base são analisadas e os documentos verificados. O objetivo é validar em conjunto os detalhes para que o acordo atenda ambas as partes. 

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3. Pré-execução

A terceira fase da gestão do ciclo de vida dos contratos é a pré-execução, onde são realizados os procedimentos técnicos e administrativos para que a contração comece a valer e o serviço/produto seja recebido.

A parte técnica diz respeito aos detalhes que é preciso ajustar para receber o produto como abrir espaço no estoque, organizar equipamentos. A parte administrativa inclui a assinatura, o pagamento e o prazo de recebimento para que seja iniciada a execução.

4. Execução

Como o nome dessa fase dá a entender, a execução é a etapa do CLM onde o que foi comprado entra em prática, ou seja, é o recebimento do produto ou início da prestação de um serviço dentro das regras acordadas.

Nessa etapa, a equipe acompanha o cronograma estabelecido, a quitação do pagamento, prazo do contrato, adições, prorrogamento do contrato, etc.

5. Encerramento

O encerramento fecha o ciclo das etapas de gestão do ciclo de vida dos contratos e finaliza a vigência do mesmo, quando não acontece a renovação.

A equipe analisa se o fornecedor cumpriu prazos, forneceu o que foi pedido, se todos os pagamentos foram feitos com recibos e outros detalhes para encerrar a relação comercial com segurança ou renová-la, se necessário.

Qual a importância da gestão do ciclo de vida dos contratos?

A gestão do ciclo de vida dos contratos é importante porque garante que as contratações feitas pela empresa tenham começo, meio e fim.

Com um gestor de contratos gerenciando o processo junto com uma equipe alinhada em relação às linguagem contratual, modelos utilizados e termos padrão, as fases são executadas em menos tempo, reduzindo a chance de erros

Além disso, tão importante quanto iniciar uma contratação é finalizá-la devidamente para não continuar pagando por um serviço que não é mais necessário.

Porém, sem o conhecimento do que é CLM, as chances de ter prejuízos são muito maiores.

Como implementar CLM nos negócios?

Para implementar a gestão do ciclo de vida dos contratos é válido investir em soluções digitais como os softwares de CLM. Isso porque dependendo do volume de contratos do seu negócio, fica inviável ter eficiência com um processo totalmente manual. 

Essas soluções ajudam a realizar diversas atividades de CLM como:

  • criação dos contratos (da minuta ao documento final);
  • armazenamento dos contratos online;
  • pesquisa e localização dos documentos existentes;
  • categorização dos contratos (em processo, ativos e finalizados e renovados);
  • salvar modelos de contrato e cláusulas;
  • configurações de alerta sobre datas de pagamento, data de encerramento, etc.;
  • evitar renovações automáticas de contratos.

Reforce o compliance nos processos de CLM

A gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM) vai poupar a sua empresa de problemas e erros na contratação de fornecedores que podem custar tempo da equipe e trazer prejuízos financeiros.

Para evitar esses entraves, você pode antecipar o início do CLM, fazendo o processo de homologação de fornecedores corretamente, avaliando o compliance e os riscos de cada parceiro em potencial.

A Linkana dá suporte para essa operação por meio de tecnologias inteligentes para combater a burocracia e aumentar a eficiência na gestão dos seus fornecedores.

Focada na automatização e simplifica das análises públicas e de risco, nossa plataforma oferece também uma série de funcionalidades, inclusive um sistema monitora automaticamente todas as informações e documentos de fornecedores, permitindo gerenciar contratos de toda sua rede de fornecedores em um só lugar.

Quer saber mais como a Linkana pode ajudar na gestão de seus fornecedores? Preencha o formulário abaixo e conheça mais dos benefícios de uma solução inteligente e orientada a dados: 

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.
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