Digital procurement: o que é esse conceito e qual a importância?
Digital procurement é o termo utilizado para elucidar a digitalização amplificada de todas as etapas necessárias para garantir o abastecimento de uma empresa. Em outras palavras, significa utilizar a tecnologia de forma abrangente nos processos de supply chain de um negócio.
Parte da transformação digital da cadeia de suprimentos vivida nos mais diversos setores econômicos, o digital procurement traz vantagens como:
otimização do fluxo de contratação de aquisições;
aprimoramento da gestão de fornecedores;
diminuição dos gastos operacionais;
aumento da produtividade dos profissionais desse setor, entre outros.
A questão é que, por mais que resulte em todos esses benefícios, ainda é comum encontrar gestores que esbarram em alguns obstáculos na hora de digitalizar as etapas de compras de suas empresas.
Entre os três mais significativos, os quais foram identificados pela McKinsey & Company, estão:
não definir adequadamente o objetivo da digitalização da supply chain;
pensar mais no que a nova tecnologia adquirida pode fazer do que no valor que esse recurso pode gerar para a companhia;
considerar apenas os desafios que precisam ser resolvidos no setor de procurement, e não na empresa em sua totalidade.
Se a sua companhia está passando por dificuldades como essas, ou precisa digitalizar sua cadeia de suprimentos, siga a leitura deste artigo e confira o que é digital procurement, quais retornos positivos traz, como montar uma estratégia para implementação desse conceito e o que esperar do futuro do procurement.
O que é digital procurement?
Em português, digital procurement significa compras digitais. Com essa tradução já é possível entender que esse conceito consiste na utilização da tecnologia para a realização das tarefas características desse setor.
Aqui, é preciso deixar claro que, na supply chain, procurement engloba todas as etapas que garantem o abastecimento de uma empresa. Isso significa que estão inseridas nesse contexto as atividades necessárias para o fluxo ideal de uma cadeia de suprimentos, por exemplo:
identificação de demandas;
definição de um planejamento de aquisições;
bom controle financeiro visando reduzir gastos;
identificação dos fornecedores certos;
homologação dos terceiros;
contratação desses parceiros de negócios;
controle de recebimento dos insumos e/ou serviços.
Para fazer tudo isso com bons resultados, não basta utilizar um ou outro software que atenda apenas atividades pontuais.
O uso de soluções realmente abrangentes, que contam com tecnologias modernas como Inteligência Artificial (IA) e suas ramificações, a exemplo da Machine Learning, é a definição clara do que é digital procurement.
Salientando ainda que o uso de um sistema adequado para gerenciamento de toda a cadeia de suprimentos de um negócio faz toda a diferença para o seu sucesso.
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5 exemplos de digital procurement
São muitos os exemplos que podemos dar de digitalização das atividades de procurement. Então, separamos alguns dos mais interessantes, que são:
requisições de compras: digitalizar esse documento interno ajuda a automatizar seu fluxo de criação, envio e recebimento, além de permitir rastreá-lo rapidamente sempre que necessário;
gestão de contratos: contratos digitais são preenchidos e ajustados de maneira mais dinâmica, além de garantir um armazenamento mais seguro, e permitir o recolhimento on-line de assinaturas, reduzindo o tempo de finalização do processo;
análise de dados: por meio de tecnologias como Inteligência Artificial, a análise de grandes volumes de dados é feita de forma rápida, simples e dinâmica. Os insights gerados podem (e devem) ser usados para embasar decisões e deixá-las mais estratégicas;
integração de setores: é essencial que a área de compras mantenha uma boa comunicação com marketing, vendas, financeiro, jurídicos, entre outros departamentos. Sistemas como ERPs promovem essa integração e a troca de informação entre os setores;
automação por robôs: por meio do RPA (Robotic Process Automation) é possível eliminar tarefas manuais, como digitação de dados e emissão de relatórios, reduzir erros e aumentar a produtividade dos times.
Entenda mais sobre essa tecnologia lendo o artigo: "RPA: o que é? Saiba como potencializar a tecnologia no processo de compras"
Qual o impacto do digital procurement no setor de compras?
O setor de compras precisa ser tratado como um dos pilares de crescimento estratégico de qualquer negócio.
Afinal, é a partir do que é adquirido por essa área que todas as atividades da companhia são realizadas. Deste modo, se gerar aumento nos gastos ou perda de qualidade, tudo o que vier em seguida é comprometido.
Considerando o nível de responsabilidade e o reflexo que causa no sucesso de uma empresa, é certo dizer que o setor de compras não pode falhar — ou, ao menos, tentar falhar o mínimo possível.
Se considerarmos que tarefas feitas manualmente aumentam as chances de erros, além de tomarem boa parte do tempo dos profissionais, fica fácil entender o impacto positivo do conceito digital procurement nesse setor.
Por meio da digitalização das atividades de compras é possível:
aumentar a eficiência do fluxo de aquisição;
mitigar riscos;
garantir a conformidade;
promover a sustentabilidade;
gerar inovação.
Tudo isso acontece porque a tecnologia ajuda a levantar dados, analisar documentos, fazer comparações, e muitas outras tarefas com mais rapidez, precisão e segurança.
Porém, se mesmo após essa explicação ainda tiver dúvida de por que digitalizar processos de compras, veja no tópico abaixo alguns dos benefícios que podem ser obtidos com essa prática.
Quais são as principais vantagens de digital procurement?
Para ficar mais claro quanto a digitalização de procurement pode fazer diferença na dinâmica de uma empresa e em seus resultados, listaremos agora as suas principais vantagens, que são:
automatização de tarefas repetitivas;
redução de custos operacionais;
geração de insights por meio da análise de dados;
aprimoramento da gestão de fornecedores.
Veja detalhes de cada uma a seguir.
1. Automatização de tarefas repetitivas
Assim como outros setores, o de procurement também tem uma série de tarefas que são repetitivas e até burocráticas, a exemplo da conferência da documentação apresentada pelos potenciais fornecedores.
Realizar manualmente atividades como essas, além de demandar muito tempo, aumenta as chances de erros. Esses, por sua vez, podem impactar, significativamente, o fluxo dos processos e, até mesmo, gerar perdas financeiras importantes.
Por outro lado, ao contar com a tecnologia certa, os profissionais de procurement ganham em produtividade e a empresa, no geral, em garantia de etapas de aquisição mais fluidas, dinâmicas e precisas.
2. Redução de custos operacionais
Quando se digitaliza um serviço, o número de erros cometidos tendem a diminuir consideravelmente — isso quando não deixam de existir totalmente. Essa redução de falhas contribui para a diminuição de custos operacionais, a exemplo dos que são gerados devido à necessidade de retrabalho.
Somado a isso, é preciso considerar que, quando se tem um sistema direcionado para essa área, comparar e identificar qual o fornecedor mais adequado para o seu negócio se torna bem mais fácil.
Um dos motivos é que se tem à disposição funcionalidades que ajudam a analisar qual terceiro oferece o melhor preço sem comprometer a qualidade e, com isso, fazer uma boa relação de custo-benefício antes de fechar a parceria.
3. Geração de insights por meio da análise de dados
Seguindo essa linha de raciocínio, a digitalização de procurement gera para a empresa uma base de dados sólida, por meio da qual é possível extrair diversos insights para a definição de estratégias mais assertivas.
Quanto a isso, não podemos deixar de destacar que uma tomada de decisão baseada em dados traz resultados muito maiores e mais significativos para o negócio, os quais contribuem diretamente para o seu crescimento.
4. Aprimoramento da gestão de fornecedores
Nesse trajeto também está incluído o aprimoramento da gestão de fornecedores, processo que vai desde a pesquisa inicial de potenciais parceiros até o encerramento do contrato firmado.
O software da Linkana, por exemplo, é uma plataforma SaaS 100% em nuvem que conta com Inteligência Artificial. Com todos os dados centralizados em um único lugar, é possível:
realizar a homologação de fornecedores 90% mais rápido;
controlar a atualização e vencimento de informações automaticamente e receber alertas de pendências em tempo real.
integrar com todos os ERPs e sistemas de compras existentes, entre várias outras funcionalidades
Principais elementos da estratégia de digital procurement
O passo a passo de como montar essa estratégia, daremos logo adiante. Antes, é preciso apresentar a você quais são os elementos e as principais ferramentas de digital procurement que podem ser utilizados.
Por elementos, entenda tudo aquilo que vai além da contração de bons softwares e aplicativos, por exemplo:
definição do fluxo de trabalho do setor de compras e procurement;
construção de relacionamentos sólidos e saudáveis com os stakeholders;
capacitação adequada dos profissionais desse setor, abrangendo todos os cargos e níveis hierárquicos.
No que se refere às ferramentas de digital procurement, considere toda a parte de tecnologia que pode digitalizar processos e atividades, como:
CRM;
ERPs;
aplicativos de troca de mensagens instantânea, como WhatsApp e Slack;
combinação de diferentes sistemas de gestão de fornecedores.
Entenda mais sobre essa última possibilidade lendo o artigo "Linkana + SAP Ariba: por que usar essas duas soluções simultaneamente?"
Como montar estratégias de digital procurement?
Agora que as vantagens da digitalização de procurement ficaram claras, é possível que você esteja pensando em como montar uma estratégia com esse foco para implementar na sua empresa, não é mesmo?
Entre os passos sugeridos que podem ser seguidos para adotar essa prática, estão:
liste todos os processos de aquisição de insumos e contratação de terceiros do seu negócio;
a partir dessa listagem, encontre gargalos que precisam ser solucionados;
identifique também quais dores podem ser solucionadas com a resolução desses problemas;
pense na empresa como um todo, de modo que ao resolver essas questões o negócio inteiro se beneficie;
pesquise por softwares voltados para essa área que podem ajudar com esses pontos, e opte por aquele que realmente atenda às necessidades da sua companhia de ponta a ponta, com a Linkana.
O que esperar do futuro do procurement?
Apesar de parecer um tanto clichê, é bastante válido dizer que o futuro do procurement será cada vez mais digital.
Considerando o cenário já existente, a tendência é que as empresas realizem cada vez menos processos de compras manuais, automatizando todas as tarefas relacionadas a essa área.
O volume de dados gerados, por sua vez, contribuirá cada dia mais para tomadas de decisões mais precisas, bem embasadas e com foco total no crescimento do negócio.
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