Como fazer uma boa gestão de compras: 4 práticas indispensáveis para empresas de alto desempenho

Apesar de geralmente não receber a mesma atenção da área de vendas, o setor de compras é um dos mais importantes para uma empresa.

A aquisição eficiente de insumos e matérias-primas e o relacionamento com os fornecedores são fatores decisivos para o sucesso de um negócio. 

Por isso, neste artigo vamos abordar como fazer uma boa gestão de compras e quais são os benefícios de ter um bom gerenciamento de gestão. Se interessou pelo assunto? Continue a leitura!

Qual a importância da gestão de compras?

Para que você veja todas as dicas de como fazer uma boa gestão de compras como investimentos para a sua empresa, vamos falar primeiro sobre o que é gestão de compras e a importância da gestão de compras?

Começando sobre o que é gestão de compras, podemos olhá-la como uma série de processos com o objetivo de adquirir de maneira eficiente os insumos e matérias-primas corretas, com os melhores preços e prazos para a empresa.

Atualmente, uma empresa investe cerca de 50% a 80% de toda a sua receita bruta na compra de materiais e insumos, portanto esse departamento do seu negócio é fundamental para o bom funcionamento e sucesso de toda a organização, já que ele tem consequências diretas no lucro.

Quer um exemplo de como ele pode afetar diretamente o lucro do seu negócio?

Imagine que a gestão do seu estoque é realizada apenas em uma planilha manual e que um insumo perecível entregue à sua empresa não foi anotado nesse sistema. Quando você precisar desse insumo, o que acontecerá? Uma segunda compra do mesmo material, que já está na sua empresa e pode estragar a qualquer momento – lhe dando um prejuízo completo.

E se você acha que é só isso, o prejuízo pode acontecer no caminho contrário. Suponha que o setor de vendas tenha uma projeção de aumento de vendas no Dia das Crianças, mas seu departamento não se preparou para isso.

A sua produção precisa aumentar a entrega, mas não há insumos suficientes para atender os novos pedidos. Portanto, prejuízo financeiro pelos produtos não fornecidos, além do reputacional por sua empresa não conseguir atender todos os consumidores.

A gestão de compras, inclusive, foi tema de um webinar da FGV (Fundação Getúlio Vargas), que você pode assistir abaixo:

Então, como posso fazer uma boa gestão de compras?

1. Planejar as compras

Começamos pelo ponto mais óbvio, pois, apesar de você já o ter previsto, é importante reforçá-lo. Afinal de contas, o planejamento de compras é essencial para garantir que todas as necessidades do negócio serão atendidas, desde a produção até a revenda. 

Para começar, é importante ter todas as informações referentes às compras organizadas em um único espaço para serem consultadas e analisadas com agilidade sempre que necessário.

Com todos esses dados prontos, começa a etapa de conhecimento da demanda. Desde a possibilidade de sazonalidade nos insumos, alteração do preço dos insumos em diferentes épocas do ano até saber quais são os insumos disponíveis em armazenamento atualmente, todos esses dados permitem a criação de estratégias para maior eficiência.

2. Olhar para o estoque e também para as vendas

Em um ciclo de vendas, os responsáveis devem olhar simultaneamente para trás, que é o estoque, como para frente, que é a parte de vendas. Enxergar ambas partes do processo possibilita entender o ciclo como um todo e se planejar de acordo com as necessidades de cada etapa.

Uma programação de compras baseada no controle de entrada e saída de mercadorias e números mínimo e máximo de produtos garantirá a sua empresa um equilíbrio de gastos.

3. Implante um sistema de gestão para fazer o controle de compras

Se você quer fazer uma boa gestão de compras, já pensou em aliar novas tecnologias para ajudar o setor de Procurement?

Se a sua intenção é otimizar o ciclo de compras da sua empresa, um sistema de gestão permite que sua equipe integre dados sobre vendas e estoque para facilitar a tomada de decisões.

Por meio da tecnologia, é possível reduzir gastos financeiros e de tempo e então aumentar o lucro da empresa.

4. Atenção redobrada nos fornecedores

Esta é outra prática em que a tecnologia pode lhe ajudar. Toda empresa trabalha com diversos fornecedores para atender às diversas demandas de insumos e matérias-primas, ou seja, também precisa gerir os relacionamentos com os parceiros.

Ao escolher novos fornecedores para embarcar no seu negócio, o preço não deve ser o único fator decisivo, mas apenas um em uma série que também olha para a qualidade dos produtos e disponibilidade de entrega das mercadorias.

Também é válido saber a flexibilidade desse possível parceiro em situações de emergência. Suponha que sua empresa lance um produto que tem o dobro da demanda esperada, acabando com o seu estoque. O seu fornecedor, que costuma levar quatro dias úteis para entregar um insumo, conseguirá fazer isso na metade do tempo?

Ademais, não se esqueça de olhar para a reputação desse possível fornecedor para que você saiba quais são os riscos dessa parceria e quais pontos positivos devem ser explorados.

E lembra da tecnologia que comentamos no início desse tópico? É aqui que ela entra, na confiança que você depositará nesse possível parceiro. Por meio de softwares como o da Linkana, você pode mitigar riscos na homologação e qualificação de fornecedores, embarcando segurança e eficiência à sua gestão de Procurement.

Com a Linkana, todo o processo de Compliance é automatizado por meio de tecnologias como RPA (Automação Robótica de Processos) e Machine Learning, que realiza consultas públicas e emissão de certidões corporativas e realiza uma análise inteligente das informações e documentos privados compartilhados.

Se você tinha dúvidas em como fazer uma boa gestão de compras, esperamos que por meio desse texto você tenha entendido quais são as práticas indispensáveis que sua empresa pode começar a praticar hoje para ter mais sucesso e aprimorar o setor de Procurement.Caso você queira aprender mais sobre como fazer uma boa gestão de compras, sugerimos o artigo Lead time de compras: o que é, qual a importância e como calcular?.

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.
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