Sua empresa está em conformidade com todas as normas legais do seu setor e com a legislação vigente no país?
Indo além, ela tem mecanismos para garantir ações e comportamentos éticos de colaboradores e fornecedores e prevenir fraudes e corrupção? Para assegurar tudo isso, é fundamental implementar um programa de compliance.
O programa de compliance é um mecanismo que surgiu para resguardar a reputação e saúde financeira das empresas. Por conta disso, ele tem se tornado uma estratégia comum no mundo empresarial.
Entenda em detalhes o que é um programa de compliance, para que ele serve e como implementá-lo!
O que é um programa de compliance?
O termo compliance tem origem na língua inglesa, do verbo to comply, que significa conformidade. Entendemos que essa palavra pode ser traduzida como cumprir, obedecer e seguir as indicações de regras específicas.
A partir disso, desdobra-se a ideia de programa de compliance, que nada mais é do que uma maneira de criar uma lista de diretrizes e controles internos e externos, a partir dos órgãos de regulação da área de atuação do empreendimento, com o objetivo de oferecer ainda mais segurança em todas as negociações da organização.
Para isso, ele conta com um conjunto de práticas voltadas para o controle interno do negócio. Consequentemente, isso possibilita segurança e esclarecimento para todos os stakeholders.
Para realizar seu trabalho corretamente, o programa de compliance está intimamente ligado às demonstrações financeiras, à contabilidade, análises econômicas e financeiras.
O programa de compliance e de integridade de uma organização envolve:
- obrigações éticas;
- questões tributárias, ambientais e trabalhistas;
- código de ética;
- gestão de qualidade;
- regulamentos e normas diversas.
É a partir desses parâmetros que um programa de compliance e integridade consegue preservar a coerência do negócio e assegurar o cumprimento de legislações, normas e princípios exigidos pelo seu setor de atuação.
Esse tipo de programa também é responsável por realizar campanhas informativas e auditorias, com o intuito de combater irregularidades dentro da corporação.
Seu principal propósito é eliminar qualquer problema que esteja presente na instituição e garantir a transparência do negócio, mas, acima de tudo, tem uma função preventiva, ou seja, tenta evitar que situações fraudulentas e de risco venham a ocorrer.
Isto é, mesmo que sua empresa não tenha um histórico de atitudes indevidas, a adoção de um programa de compliance continua sendo indispensável.
Os 9 pilares do programa de compliance
Para se estruturar, um programa de compliance precisa se respaldar em alguns pilares, que são:
- Suporte da alta administração
- Avaliação de riscos
- Código de conduta e política de compliance
- Controles internos
- Treinamento e comunicação
- Canais de denúncia
- Investigações internas
- Due diligence
- Auditoria e monitoramento
1. Suporte da alta administração
O pilar número um contempla o aval e o suporte do alto escalão da empresa, que deve ser o primeiro a estar ciente e de acordo com a criação e implementação de um programa desse tipo na companhia.
Aqui, também deve ser definido o profissional que será responsável pela gestão de compliance na organização.
2. Avaliação de riscos
Por avaliação de risco em um cenário de compliance, entenda todas as ações, eventos e rotinas que podem gerar impactos negativos para a empresa, ou que impeçam que alcance seu objetivo de conformidade.
3. Código de conduta e política de compliance
O terceiro pilar de um programa de conformidade se estrutura pela definição das boas práticas de conduta e da política de compliance, considerando o perfil e o modelo de negócio.
4. Controles internos
Os controles internos são parâmetros que ajudam a minimizar riscos que podem surgir em registros financeiros e contábeis, os quais tendem a refletir negativamente na imagem da empresa.
5. Treinamento e comunicação
São os direcionamentos necessários para que cada funcionário da empresa, independentemente do seu cargo ou nível hierárquico, compreenda seu papel, peso e importância para que a organização se mantenha em compliance.
6. Canais de denúncia
Criação de canais de fácil acesso, e seguros, que permitam que colaboradores, terceiros, fornecedores, e outros stakeholders denunciem problemas conduta, ações ilegais, fraudes, comportamentos ilícitos e outras práticas incompatíveis com o código de conduta definido anteriormente.
7. Investigações internas
O sétimo pilar consiste na apuração das denúncias feitas, a fim de verificar se são reais ou não e quais providências precisam ser tomadas quanto aos comportamentos apurados e reconhecidos como indevidos.
8. Due diligence
Esse pilar se forma na avaliação de parceiros de negócios, como fornecedores e terceiros, antes de concluir o processo de contratação.
9. Auditoria e monitoramento
Após a implementação do programa de conformidade, é fundamental que ele siga em constante monitoramento e que passe por auditoria, principalmente para verificar se há pontos que precisam ser ajustados para aprimorá-lo.
Para que serve um programa de compliance?
Um programa de compliance serve para estabelecer políticas e ações claras de combate à corrupção e outras condutas ilegais e que não sejam transparentes ou éticas.
Os principais objetivos de um programa de compliance são:
- celebrar contratos cada vez mais transparentes com fornecedores e parceiros comerciais que tenham mecanismos de controle de integridade;
- zelar pela integridade da empresa;
- encontrar casos de descumprimento de parâmetros considerados éticos;
- verificar todas as normas e leis que se aplicam ao seu ramo.
Para colocar isso em prática, o programa de compliance deve abranger não só o comportamento interno dos membros da organização, mas também de fornecedores, representantes, distribuidores e outros parceiros, que devem ser submetidos a uma rigorosa due diligence.
Em outras palavras, é imprescindível avaliar o histórico de cada um deles antes de assinar um contrato.
Quais os objetivos de um programa de compliance?
Entre os benefícios que a devida criação e atuação de um programa de compliance trazem para uma empresa estão:
- aumento do controle e mitigação dos riscos operacionais;
- prevenção de perdas financeiras e de mercado;
- aumento da credibilidade, reputação e expansão do mercado;
- prevenção e redução de fraudes, corrupção e outras irregularidades;
- otimização de processos internos;
- fortalecimento de uma imagem positiva perante o público interno e externo;
- prevenção de escândalos corporativos;
- gestão mais eficiente de crises;
- evita vazamento de informações e dados sensíveis da instituição;
- reconhecimento de ilicitudes em outras organizações;
- conscientização de funcionários;
- prevenção de assédios.
Outro ponto positivo é que esse programa auxilia na criação de uma cultura organizacional mais íntegra e que estimula os comportamentos éticos dos colaboradores.
Entendeu a importância do programa de compliance? Aprenda como implementar um na sua instituição!
Como implementar um programa de compliance? 8 passos
Cada empresa deve criar seu próprio programa de compliance e definir quais serão as atribuições, ferramentas de controle e atitudes perante as fraudes identificadas e denúncias recebidas.
No entanto, é possível listar alguns passos que facilitam a criação desse programa de compliance, como os listados abaixo:
- mapeamento de riscos: investigue e conheça as potenciais ameaças que o seu negócio é capaz de enfrentar. Assim, será possível planejar ações para minimizar e conter os efeitos desses riscos futuramente;
- crie um código de conduta: o comprometimento de funcionários, parceiros e fornecedores é vital nesse processo. Crie um padrão de documentação que deve ser enviado a todos e mande um relatório com canais de atendimento;
- faça controles internos: mapeie todos os procedimentos e fluxos de todas as áreas da empresa, para identificar oportunidades de melhoria e corrigir falhas existentes;
- invista em uma boa comunicação: um compliance bem-sucedido muda processos que já foram internalizados e são realizados de maneira rotineira por funcionários. Por isso, comunique a equipe de implementação do programa sobre a importância de oferecer treinamentos e outras medidas que garantam que todos terão espaço para tirar suas dúvidas e compreender essas transformações;
- crie um canal de denúncias: implemente um ambiente interno seguro e incentive as denúncias, mesmo que anônimas, para reportar falhas de conduta que rompam com o código de ética e conformidade da organização;
- estruture o sistema de verificação das denúncias: avalie e decida que ações devem ser tomadas com as denúncias que forem reportadas. Diante de uma nova acusação, inicie uma investigação para apurar a veracidade dela e tomar as devidas providências;
- faça a due diligence: esse processo complementa o programa de compliance nas relações com fornecedores, distribuidores, representantes, entre outros;
- realize um monitoramento constante e faça auditorias contínuas: isso é essencial para averiguar se os procedimentos estão sendo seguidos corretamente. Verifique se os colaboradores estão obedecendo as normas e garantindo a execução de suas tarefas em conformidade com as regras da empresa e, ainda, se os setores estão alinhados com essas decisões.
Como verificar os meus fornecedores?
Como você viu, os fornecedores são parte crucial no cumprimento de normas e legislações. Afinal, sua relação com eles impacta diretamente na sua reputação e, também, na confiabilidade do seu empreendimento.
Pensando nisso, a sua empresa tem feito negócios com os fornecedores mais éticos, transparentes e confiáveis do mercado?
Para isso, a organização pode contar com um software de análise de risco de fornecedores como o da Linkana, que automatiza esse processo consultando e validando uma série de consultas e pesquisas públicas, além de ser um portal intuitivo e amigável para coleta de questionários, aceites e respostas de due diligence do fornecedor.
O resultado de tudo isso é a contratação de fornecedores com riscos reduzidos e a diminuição da probabilidade de futuros problemas para a empresa contratante, em decorrência de irregularidades com os parceiros comerciais.
Uma ferramenta que potencializa esse levantamento é a Linkana ESG Rating, solução que pontua o risco ambiental, social e de governança do seu fornecedor.
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