O departamento de compras de uma empresa é essencial para garantir que a estratégia de negócios seja executada adequadamente, atuando em um dos pontos de maior vulnerabilidade para isso, que é a aquisição de suprimentos e a gestão de fornecedores.
Desse modo, é muito importante garantir que cada pedido realizado seja atendido de maneira adequada, cumprindo os critérios definidos pelo planejamento estratégico no setor. Justamente neste ponto entra o processo de follow-up de compras, já ouviu falar?
O termo se refere a mecanismos e atividades planejadas de acompanhamento de pedidos. Ou ainda, um tipo de monitoramento que visa garantir que os suprimentos fornecidos estejam de acordo com os parâmetros de prazo de entrega, padrão de qualidade, quantidade e aproveitamento, definidos durante a negociação.
Quer entender melhor o que é o follow-up de compras e ainda ficar por dentro de oito dicas para fazê-lo corretamente? Então siga a leitura deste artigo e confira!
O que é follow-up de compras?
Follow-up é uma expressão utilizada para revelar a ideia de acompanhamento posterior a uma ação. Isto é, o follow-up de compras pode ser definido como um conjunto de estratégias e ferramentas para acompanhar os pedidos de suprimentos e garantir que a operação da empresa esteja bem abastecida.
Esse conceito é comum a muitas áreas, principalmente quando há a necessidade de verificar o desenvolvimento de uma atividade e os resultados obtidos com ela, para certificar que uma projeção inicial seja alcançada.
Quando nos questionamos sobre a importância de acompanhar de pedidos, a resposta está na sua utilização que, basicamente, consiste em assegurar que os estoques de suprimentos estejam sempre em níveis adequados e também garantir que as aquisições alcancem o melhor rendimento possível.
Além disso, a importância do follow-up de compras se mostra crucial em estratégias de longo prazo, na qual a obtenção do melhor custo-benefício a cada pedido efetuado se mostra mais relevante para superar as metas estabelecidas.
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Quais são os tipos de follow-up que podem ser aplicados?
Considerando que o follow-up de compras serve para garantir o fluxo e o padrão de qualidade nos pedidos efetuados por uma empresa para sua rede de fornecedores, é importante destacar que existem dois tipos de follow-up que podem ser realizados: o preventivo e o corretivo.
Entenda as diferenças entre eles:
- follow-up preventivo: se refere às práticas adotadas para prevenir a ocorrência de problemas de qualquer natureza, garantindo o cumprimento dos prazos e critérios estabelecidos em relação ao pedido no momento da negociação com os fornecedores;
- follow-up corretivo: problemas sempre podem acontecer, sendo necessária a utilização deste tipo de follow-up, no qual as ações visam ajustar as falhas e corrigir eventuais erros cometidos, impedindo que eles voltem a acontecer, o que poderia ocasionar impactos mais graves para a operação.
O vídeo abaixo apresenta um resumo interessante sobre o que é o follow-up de compras e as definições de acompanhamento preventivo e corretivo. Confira!
8 dicas para fazer um follow-up de compras perfeito!
Agora que você já sabe o que é e qual a importância do follow-up de compras, visando garantir o cumprimento dos critérios estabelecidos para a aquisição de suprimentos da sua empresa, é hora de conferir oito dicas que ajudarão a alcançar a eficiência no acompanhamento de pedidos.
São elas:
- comece com um bom processo de qualificação e homologação de fornecedores;
- se possível, faça visitas ao fornecedor selecionado;
- monitore, pontualmente, seu estoque de suprimentos;
- preze pelo bom relacionamento e fidelização dos consumidores;
- atente-se às demandas produtivas;
- utilize boas ferramentas de automatização de processos;
- acompanhe de perto os indicadores de desempenho dos fornecedores;
- reavalie periodicamente sua rede de fornecedores
1. Comece com um bom processo de qualificação e homologação
Essencial para o follow-up de compras do ponto de vista preventivo, o processo de qualificação de fornecedores é um passo muito importante para evitar incongruências e falhas no atendimento da demanda de suprimentos.
Ao realizar a análise de compliance, verificar a estrutura do fornecedor, qual sua reputação, quem são os seus gestores e conhecer a fundo as suas capacidades produtivas, é possível verificar se ele está apto a atender suas necessidades de insumos.
Da mesma forma, esse processo é primordial para levantar possíveis irregularidades no potencial fornecedor, o que poderia causar problemas futuros no atendimento da demanda.
2. Se possível, faça visitas ao fornecedor selecionado
Mesmo em um cenário no qual a homologação do fornecedor tenha sido executada remotamente, realizar visitas periódicas ao fornecedor selecionado, se possível, é uma medida preventiva interessante.
Isso porque, por meio de visitas físicas pode-se verificar a fundo as informações levantadas na etapa de qualificação de fornecedores, assegurando uma conduta mais assertiva na estratégia de follow-up de compras.
3. Monitore, pontualmente, seu estoque de suprimentos
Manter um estoque saudável de suprimentos também é uma medida importante. Por esse motivo, monitorar o volume armazenado e o tempo de duração previsto para ele está entre as práticas mais relevantes do follow-up.
Nesse quesito, atente-se a indicadores como giro de estoque, aproveitamento, perdas, taxa de retorno e tempo de reposição. Com isso, é possível planejar compras futuras, calcular ressuprimento e reagir rapidamente a situações de estoque abaixo do nível recomendado.
4. Preze pelo bom relacionamento e fidelização de fornecedores
Para garantir a qualidade dos pedidos entregues, uma estratégia importante é manter um bom relacionamento e, até mesmo, buscar a fidelização de fornecedores. Para isso, procure manter um contato frequente, estreitando a relação entre as partes.
Evite, por exemplo, situações de renovação automática de pedidos, pois essa medida vai contra as boas práticas do follow-up de compras, já que não considera as reais necessidades de suprimentos para cada momento.
Além disso, manter uma boa comunicação e bom relacionamento contribuem para uma parceria mais duradoura, vantagens na negociação e crescimento em ambas as organizações.
5. Atente-se às demandas produtivas
É sempre importante considerar como os suprimentos estão sendo utilizados pela operação da sua empresa. Recomenda-se trabalhar com os estoques em uma margem de segurança, evitando gargalos e interrupções.
Por conta disso, a estratégia de follow-up de compras indica a necessidade de se comunicar com as áreas produtivas e os vendedores da empresa, principalmente para antecipar flutuações nas demandas por suprimentos.
Por exemplo, devido a sazonalidades, um produto pode apresentar um pico de vendas em determinado período. Assim, é importante antecipar esse crescimento na necessidade de itens utilizados na sua produção e realizar pedidos para manter o estoque em níveis aceitáveis.
6. Utilize boas ferramentas de automatização de processos
Boa parte da estratégia de follow-up de compras consiste em reunir, analisar e responder a dados apresentados por indicadores de desempenho e demais fontes. Se a análise e reação a essas informações demandarem atenção especial, o processo de coleta de dados pode ser automatizado.
Outros processos também podem ser atrelados a ferramentas automatizadas, aumentando a eficiência e agilidade no acompanhamento de pedidos, como é o caso de monitoramento de prazos, validade e outras métricas temporais.
Nesse contexto, ferramentas como software de e-procurement são ótimas opções.
7. Acompanhe de perto os indicadores de desempenho dos fornecedores
Já mencionamos aqui que os indicadores de desempenho de fornecedores merecem uma atenção especial. Afinal eles oferecem insights importantes sobre a performance entregue pelos parceiros da cadeia de suprimentos.
Avaliando o status atingido pelas entregas de suprimento, ao acompanhar de perto os principais KPIs de compras, é possível reagir prontamente a qualquer inconformidade, de atrasos na entrega até qualidade inferior dos produtos e índices exorbitantes de perdas.
8. Reavalie periodicamente sua rede de fornecedores
Por fim, também é imprescindível reavaliar periodicamente os seus fornecedores homologados.
De modo geral, todas as certidões e documentos que atestam o compliance e a aptidão de uma empresa em atender uma demanda têm um prazo de validade específico. Com isso, é fundamental se atentar a essas datas e renovar as certificações obtidas.
Além disso, com o passar dos anos, uma parceria pode naturalmente se distanciar e causar falhas processuais, sendo essencial verificar constantemente a viabilidade e qualidade de um fornecedor.
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