Hotmart

A Hotmart nasceu em 2011, fundada por dois mineiros, e virou unicórnio e plataforma global de produtos digitais: mais de US$ 15 bilhões em vendas, 85 milhões de pessoas que já compraram pela plataforma e compras vindas de mais de 200 países. Ali, fornecedor é infraestrutura. O que a Hotmart mais compra é software, e se um fornecedor falha, pode falhar a plataforma que criadores e clientes usam.

No 23º Fórum de Compras & Sourcing, em outubro de 2026, Débora Caruso, gerente de Procurement, e Ana Andrade, analista de Compras da Hotmart, contaram como a empresa saiu de 15 a 20 dias úteis para uma mediana de 6 dias corridos na homologação de fornecedores. A palestra completa está no vídeo acima.

O desafio: seis áreas aprovando em fila

A Hotmart usa o Coupa como plataforma de procurement desde 2021, e a homologação acontecia lá. Antes da Linkana, a empresa lidava com:

• Fluxo sequencial: as áreas aprovavam uma depois da outra, e uma reprovação jogava o fornecedor de volta ao começo, mesmo com as áreas anteriores já de acordo;
• Sem sigilo: o motivo de uma reprovação ficava em comentários no Coupa, visíveis a qualquer requisitante, mesmo quando envolvia uma questão ética;
• Um único formulário de tecnologia, com 196 perguntas para qualquer contratação, fosse um SaaS ou um fornecedor de inteligência artificial;
• Zero automação: nem a checagem de CNPJ com dados bancários era automática;
• Processo rígido: exceções precisavam passar por grandes comitês;
• Fornecedor e requisitante frustrados: homologação era a maior reclamação no NPS de Compras.

O resultado eram 15 a 20 dias úteis para homologar um fornecedor, numa empresa que às vezes precisa homologar um fornecedor de IA em um dia.

No fundo do problema estavam seis áreas com poder de veto: Master Data, que cuida do cadastro, Compliance, Privacy, IT, Cyber e IAM, que cuida de identidade e acessos. Toda área entrava em todo fornecedor, mesmo quando não precisava. O dilema era acionar todo mundo para tudo e travar o processo, ou acionar menos áreas e aceitar algum risco.

O divisor de águas: Procurement como dono da homologação

Em 2024, a Hotmart reestruturou a área de Procurement, que puxou para si a gestão do processo de homologação e foi buscar a Linkana. Três coisas colocaram as seis áreas na mesma mesa:

1. Dono claro: Procurement passou a ser dono da gestão de fornecedores;

2. Gestão ativa: o time de Compras foi o ponto focal entre as áreas e a Linkana, da criação dos formulários à integração;

3. Ganho para todos: o processo ficou centralizado e acabou com as planilhas paralelas.

A jornada teve cinco marcos:

• Ago/2024 a mai/2025, uma área por vez: cada área respondeu a quatro perguntas. O que precisa ver, em que situação entra, o que cada categoria exige e como isso conversa com o Coupa. Com isso, a aprovação deixou de ser sequencial e passou a ser simultânea;
• Jul/2025, o risco vira nota: cada área avalia o fornecedor na sua especialidade, e essa avaliação compõe o score de risco, com peso proporcional à gravidade. O risco define também de quanto em quanto tempo o fornecedor é re-homologado;
• Ago/2025, integração com o Coupa: a solicitação nasce no Coupa, a homologação acontece na Linkana e só o resultado volta ao Coupa. O que é técnico ou sigiloso fica na Linkana. A integração foi feita pelo próprio time de Compras da Hotmart, sem consultoria externa, com apoio do time de integrações da Linkana;
• 2026, aprovação automática: a trilha automática, que avalia o fornecedor só por consultas em bases públicas, passa a aprovar sem que ninguém precise olhar;
• 2027, integração com o ERP: a Hotmart está implantando o SAP S/4HANA, e a integração vai eliminar o cadastro manual.

No desenho por categoria, a categoria de tecnologia com 196 perguntas virou seis categorias específicas, como SaaS, API e Data Center. Ao lado delas vieram categorias de serviços, produtos físicos, patrocínio e as trilhas automáticas, com 31 categorias ativas em português e em inglês, porque a Hotmart compra no mundo todo. E o que uma consulta pública já responde saiu do formulário que era enviado para o fornecedor responder.

Resultados concretos

Após a implementação, a Hotmart alcançou:

• Homologação de 15 a 20 dias úteis para uma mediana de 6 dias corridos, com 90% concluídas em até 14 dias;
• 3.435 fornecedores cadastrados, nacionais e internacionais, e 2.749 homologados sem pendência, em monitoramento contínuo;
• 1.628 homologações nos últimos 12 meses, 1.615 delas aprovadas;
• 2.044 fornecedores conectados pela integração com o Coupa;
• Cerca de 2.000 fornecedores com score por consulta pública.

Dessas 1.628 homologações, 850 passaram pela trilha automática, com 90% concluídas em até 6 dias corridos. As outras 778 ficaram nas categorias que exigem análise técnica das áreas. É o esforço indo para onde está o risco.

Benefícios para as áreas e para os fornecedores

Segundo a Ana, o resultado foi além de Compras:

• Confiança: a área mostrou à companhia por que a homologação precisa de rigor, já que a Hotmart não pode ter fornecedor envolvido com lavagem de dinheiro ou em lista de sanções;
• Visibilidade: os requisitantes, que são os próprios funcionários, recebem um link para acompanhar cada homologação e ver qual documento está pendente;
• Celeridade: as áreas aprovam em paralelo e só entram quando o escopo pede. Um patrocínio não passa por IT nem por Cyber;
• Controle contínuo: vencimento de documentos e apontamentos novos, como trabalho escravo, chegam como alerta;
• Experiência do fornecedor: o convite vai para mais de um e-mail, e cada área do fornecedor responde a sua parte.

Próximos passos e aprendizados

A Hotmart segue em três frentes: esteiras cada vez mais automáticas, integração com o SAP em 2027 e monitoramento contínuo para atender a auditoria.

Para quem vai começar amanhã, a Débora deixou quatro recomendações:

• Trazer as áreas especialistas desde o início, porque elas vão entrar em algum momento;
• Investir no desenho do processo antes de configurar a ferramenta;
• Pensar além da homologação: o mais importante é manter o fornecedor homologado e monitorado;
• Transformar risco em nota antes de automatizar, para sair da subjetividade.

Conclusão

O case da Hotmart mostra que velocidade e governança podem andar juntas. Com um dono claro, áreas acionadas pelo risco de cada compra e risco transformado em nota, a homologação passou a acompanhar o ritmo de uma empresa de tecnologia.

Segundo Débora Caruso:

“A tecnologia potencializa o processo, mas não substitui a governança.”