Procure-to-pay x source-to-pay: quando usar essas gestões?
Procure-to-pay e source-to-pay são metodologias que aprimoram a área de compras a partir de processos que vão desde a identificação da necessidade de adquirir um produto ou serviço, até o pagamento dos fornecedores contratados. A principal diferença entre elas é que a segunda é mais ampla que a primeira.
Para você entender melhor esse métodos, é fundamental conhecer cada uma, concorda?
O procure-to-pay, representado pela sigla P2P, tem como principal objetivo automatizar e agilizar as tarefas relacionadas ao ciclo de compras, indo da requisição até as contas a pagar. A ideia é aumentar a eficiência deste fluxo e garantir a conformidade de todas as etapas.
O source-to-pay, ou simplesmente S2P, também tem esse propósito e engloba todas essas atividades. Porém, ele inclui elementos estratégicos, a exemplo de negociação de valores, controle de gastos e gestão de fornecedores.
Apesar de serem bastante semelhantes, cada um tem suas vantagens e desvantagens, assim como indicações diferentes, de acordo com o modelo de negócio e necessidades que precisam ser supridas na área de compras e procurement.
Entre procure-to-pay e source-to-pay, quer saber qual o mais indicado para a sua empresa? Então, siga a leitura deste artigo e confira todos os detalhes sobre cada uma dessas metodologias de gestão de compras.
O que é procure-to-pay?
Procure-to-pay (P2P), que em português pode ser traduzido como "adquirir para pagar", é um processo voltado para aquisição de bens, matérias-primas, insumos e contratação de serviços que começa com a identificação da necessidade de compra, e termina com o pagamento do fornecedor.
Como comentamos, essa dinâmica tem como objetivo melhorar a eficiência desse setor, por meio de um fluxo de trabalho mais preciso, automatizado, ágil, padronizado e simples de ser realizado.
Para chegar a esses resultados, o P2P precisa contemplar algumas etapas importantes, sendo as principais:
requisição de compras: consiste na formalização interna do pedido de aquisição ou contratação feita após uma área identificar essa necessidade para continuar suas as atividades;
aprovação da requisição: liberação desse pedido pelos responsáveis, tais como gerente do setor solicitante e departamento financeiro;
identificação do fornecedor: busca feita pelo time de compras e procurement para encontrar a empresa fornecedora ideal para atender à demanda recebida;
ordem de compra: envio formal do pedido de compra para o fornecedor escolhido;
recebimento do pedido: com a conferência do que foi entregue pela empresa fornecedora, a fim de garantir que o que foi enviado está compatível com o que foi pedido;
recebimento da fatura: ordem de pagamento emitida pelo fornecedor e enviado pela área de compras e procurement ao setor de contas a pagar;
pagamento do fornecedor: realizado pelo setor financeiro, que fica responsável pelo envio da quantia ao fornecedor, conforme parâmetros acertados em contrato.
Quais as vantagens de P2P?
As principais vantagens que o procure-to-pay pode trazer para uma empresa são:
aprimoramento do controle de gastos;
diminuição de erros operacionais;
garantia de conformidade;
aumento da eficiência dos processos.
Aprimoramento do controle de gastos
Por meio do P2P, é possível fazer um controle de gastos mais preciso, o que também leva à oportunidade de identificar pontos de perdas financeiras e eliminá-los.
Isso acontece porque esse sistema automatiza todo o fluxo de compras. Com todos os registros feitos automaticamente, fica muito mais fácil ter uma visão clara e ampla dos valores que estão sendo cobrados dos fornecedores.
Dessa forma, o time de compras e procurement tem a chance de fazer comparações de preços e de encontrar o melhor custo-benefício para a empresa, sem comprometer a qualidade do que está sendo adquirido.
Dica de leitura: "Saving de compras: o que é, como calcular e quais as vantagens"
Diminuição de erros operacionais
Também por conta da automatização, os erros operacionais são reduzidos. Como você já deve saber, tarefas feitas manualmente levam a diversas falhas, além de necessitarem de muito mais tempo para serem realizadas.
O procure-to-pay ajuda a resolver essas duas questões, elevando a produtividade dos profissionais e deixando-os livres para tratar de assuntos mais complexos que requerem atenção especial.
Garantia de conformidade
Principalmente na etapa de pagamento, o P2P ajuda a empresa a trabalhar em conformidade.
Um fluxo de compras mais preciso, ordenado e padronizado evita que fases sejam esquecidas e que normas e acordos comerciais deixem de ser cumpridos.
Ao garantir o pagamento dos fornecedores em dia, e sem erros de valores, o relacionamento com esses parceiros melhora, deixando essa relação comercial muito mais forte e estratégica.
Aumento da eficiência dos processos
Considerando que o procure-to-pay abrange todas as etapas do ciclo de compras, é possível realizar tudo com muito mais eficiência.
Como comentamos, a automatização reduz erros, aumenta a produtividade, ajuda a encontrar falhas em menos tempo, aprimora o relacionamento com os fornecedores, evita perdas financeiras e muito mais.
E as desvantagens do P2P?
Porém, ainda que existam todos esses pontos positivos, não podemos deixar de citar que o P2P também tem algumas desvantagens. As duas principais são:
ausência de uma base estratégica;
falta de aprimoramento da gestão de fornecedores.
Ausência de uma base estratégica
Na comparação inicial que fizemos entre procure-to-pay e source-to-pay, dissemos que a segunda metodologia incluia conceitos estratégicos que já não existem na primeira, se lembra? Pois essa é justamente uma das desvantagens do P2P.
Em linhas gerais, esse método não é profundo o suficiente para abranger decisões estratégicas de fornecimento, a exemplo de iniciativas de compras em massa e avaliação de desempenho de fornecedores em médio e longo prazo.
Por isso, dependendo do porte da empresa, dos objetivos, e do volume e frequência de compras, o P2P acaba não sendo o mais indicado.
Aproveite e leia também: "Avaliação de desempenho de fornecedores: confira 5 boas práticas"
Falta de aprimoramento da gestão de fornecedores
Sistemas procure-to-pay têm como principal objetivo facilitar o gerenciamento do processo de compras de ponta a ponta. Apesar de práticos, eficientes e dinâmicos, eles acabam não dando espaço para uma avaliação de fornecedores mais precisa e meticulosa.
Isso quer dizer que se você procura uma forma de melhorar o fluxo de aquisição e, ao mesmo tempo, aprimorar a gestão de fornecedores da sua empresa por meio de qualificações mais precisas, o P2P acaba não sendo o suficiente.
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O que é source-to-pay?
O source-to-pay é um processo de aquisição de produtos e contratação de serviços que inclui todas as etapas tradicionais de um processo de compras, com a diferença que ele tem uma abordagem bem mais estratégica, que inclui negociações, análise de custos e avaliação aprofundada de fornecedores.
Entre os objetivos do S2P estão garantir que a empresa adquira tudo o que é necessário para manter as operações a custos justos e competitivos, forme relacionamentos estratégicos com os fornecedores e, com isso, consiga atender melhor os clientes finais e se destacar dos concorrentes.
Resultados como esses são possíveis de serem alcançados porque, além de ter as mesmas etapas presentes no procure-to-pay, o source-to-pay contempla também as seguintes fases:
análise de gastos: há uma comparação mais precisa de valores e de boas oportunidades de negócio, como forma de adquirir o que é necessário, sem gerar gastos extras para a empresa, tanto em curto quanto em médio e longo prazo;
identificação e avaliação de fornecedores: somente são contratadas empresas fornecedoras que atendem pontualmente critérios específicos, os quais são definidos de acordo com os valores da companhia contratante;
processos aprimorados de negociação e contratação: as negociações são pensadas de forma estratégica, a fim de gerar as melhores vantagens possíveis para as partes envolvidas.
Quais as vantagens de S2P?
O source-to-pay tem as mesmas vantagens do procure-to-pay, porém, nessa lista, também estão incluídos os seguintes pontos positivos:
abordagens mais estratégicas de sourcing;
aprimoramento da gestão de fornecedores;
estruturação de relacionamentos comerciais mais estratégicos.
Abordagens mais estratégicas de sourcing
O sourcing na cadeia de suprimentos ajuda a identificar todos os custos (internos e externos) relacionados à compra de insumos, matérias-primas e contratação de serviços.
Formada por três fases — mapeamento, entendimento e avaliação —, essa prática contribui para identificação do melhor custo-benefício para a empresa, conhecimento do mercado de fornecedores, mitigação de riscos, como de desabastecimento, entre outros pontos relacionados.
Aprimoramento da gestão de fornecedores
O S2P também inclui análises mais avançadas de fornecedores. Essa verificação acontece desde antes da contratação (etapa de busca e qualificação), até o acompanhamento do desempenho desse parceiro durante todo o tempo que o contrato firmado vigorar.
Estruturação de relacionamentos comerciais mais estratégicos
Por conta da vantagem anterior, é possível estruturar relacionamentos comerciais mais estratégicos na área de compras.
Um dos motivos é que o source-to-pay leva a uma gestão de fornecedores mais precisa, o que ajuda a identificar parceiras mais favoráveis, quais empresas fornecem os melhores produtos/serviços com os preços justos e melhor qualidade.
Sobre a importância desse tipo de relação corporativa, não deixe de ler o artigo "Relacionamento estratégico com fornecedores: como construir um sólido?"
E as desvantagens do S2P?
Assim como o procure-to-pay, o source-to-pay também tem algumas desvantagens. Entre as que requerem atenção, estão:
complexidade de gerenciamento;
necessidade de sistemas mais robustos.
Complexidade de gerenciamento
Em um primeiro momento, o S2P pode parecer mais interessante que o P2P. Entretanto, é preciso considerar que, por ser mais abrangente, ele também é um método de compras mais complexo.
Dependendo de quanto a empresa compra, da frequência, do tamanho do time de compras e procurement, e dos recursos tecnológicos disponíveis, ele acaba não sendo o mais indicado.
Necessidade de sistemas mais robustos
Também pelo fato de ser mais amplo, o source-to-pay exige softwares que podem elevar os custos para a empresa, ou exigir mão de obra especializada para operar. Novamente, o porte da companhia e o orçamento disponível para investir nessa área pode comprometer a aquisição dos sistemas necessários.
Quais as principais diferenças entre procure-to-pay e source-to-pay?
As principais diferenças entre procure-to-pay e source-to-pay são os processos que cada um desses modelos de gestão de compras abrange e o objetivo de cada um.
Apesar de ambos irem desde a identificação da necessidade de aquisição, até o pagamento do fornecedor, o S2P é mais abrangente e tem como objetivo a estruturação de processos mais estratégicos. Já o P2P se concentra em aumentar a eficiência e a precisão do ciclo de compras.
Quando combinar P2P e S2P?
Combinar procure-to-pay e source-to-pay pode ser interessante quando a empresa está em crescimento, situação que leva a uma quantidade e frequência de compras maior.
Quando isso acontece, é fundamental pensar em maneiras de reduzir gastos e de garantir a entrega de produtos e/ou serviços no prazo e com qualidade.
Uma boa notícia é que é possível começar com o P2P e, conforme surgir a necessidade de aquisições mais estratégicas, implementar o S2P — principalmente pelo fato de esse segundo modelo de gestão de comprar requer investimentos maiores.
Desse modo, a empresa consegue usufruir de todas as vantagens dessas duas metodologias sem afetar negativamente o caixa ou gerar mais despesas.
Como escolher o melhor processo de compras?
Uma ótima maneira de escolher qual desses processos é melhor para a sua empresa, é conhecendo a indicação de cada um deles.
Quanto a isso, o P2P é um modelo apropriado para companhias que:
têm relacionamentos já estabelecidos e sólidos com os fornecedores;
priorizam a eficiência operacional;
adquirem os mesmos produtos/serviços recorrentemente;
possuem uma lista de exigências para aquisições mais enxuta e flexível.
Já o S2P é um modelo de gestão de compras mais indicado para negócios que:
buscam opções estratégicas de sourcing;
têm fluxos e necessidade de aquisição mais complexos;
atuam em setores econômicos altamente regulados;
focam na economia de custos em longo prazo.
Qual a importância de entender as diferenças de P2P e S2P?
Entender o que são e as diferenças entre procure-to-pay e source-to-pay é fundamental para garantir as operações da sua empresa. Afinal, é a partir da compra de matérias-primas e contratação de serviços que as soluções são desenvolvidas, fabricadas e vendidas para os clientes finais.
Sem uma rede de abastecimento sólida e confiável, o negócio está sujeito a riscos financeiros, reputacionais, entre vários outros.
Não podemos deixar de citar que tanto P2P quanto S2P passam pela escolha de bons fornecedores, que precisa atender a demanda que sua empresa exige com valores compatíveis com os praticados no mercado, qualidade garantida e dentro do prazo.
A melhor forma de chegar até esses parceiros comerciais é usando sistemas próprios para essa atividade. Com a Linkana, por exemplo, você e seu time de compras e procurement homologam fornecedores em segundos, não em semanas.
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