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Como otimizar o processo interno de compras da sua empresa?

Written byLeo Cavalcanti

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September 15, 2022

September 15, 2022

September 15, 2022


Um bom departamento de compras é de suma importância para que uma empresa atinja o sucesso planejado. Alinhado ao compliance na gestão de riscos, parte da responsabilidade da gestão é executar um processo interno de compras eficiente.

O objetivo do processo de compras é abastecer a empresa de produtos e serviços para o seu funcionamento. Ele serve para suprir cada necessidade da organização com ética, responsabilidade e o melhor custo-benefício possível.

Contudo, embora seja uma etapa fundamental para o andamento de uma empresa, muitos gestores não sabem como procede o processo interno de compras.

Um estudo realizado pela Agile Procurement Insights aponta que apenas 23% dos executivos das áreas de procurement e cadeia de suprimentos entendem como funcionam as despesas em geral. 

O levantamento ainda mostra que 49% dos gestores analisam os dados da empresa de forma manual para tomada de decisões. 

Então, como mudar essa realidade?

Ao longo deste artigo, vamos mostrar como estruturar o processo de compras, o uso de ferramentas e entender sua real importância no mercado.

Ficou curioso? Então vamos à prática!

Boa leitura!

O que é processo de compras e suprimentos? 

O processo de compras é um conjunto de etapas que deve ser seguido para realizar cada aquisição em acordo com as práticas de compliance, executando uma transação segura, controlada e bem aproveitada pela organização.

De modo geral, a companhia que faz a compra precisa entender o verdadeiro motivo, contar com uma verba específica, dispor de fornecedores homologados e acompanhar se o pedido foi recebido de acordo com o contrato.

Para vencer os obstáculos, deve-se trabalhar em um processo interno de compras que faça sentido para a estrutura da companhia. 

Etapas recorrentes podem ser automatizadas para agilizar o fluxo, mas é preciso contar com sistemas que garantam a segurança total da operação, protegendo os dados e o investimento financeiro.


Saiba mais: Como gerenciar a cadeia de suprimentos?

Como se inicia um processo de compras? 

O processo de compras começa com a realização de duas etapas cruciais: gestão de riscos e processo de homologação de fornecedores.

Elas servem para construir uma base sólida e efetuar as compras em conformidade com boas práticas e normas do mercado, além de proteger a organização de falhas operacionais de qualquer natureza.

Por um lado, a gestão de riscos prevê as ameaças pertinentes à operação, criando um planejamento estratégico e uma ordem de prioridades a ser seguida pelo departamento de compras.

Em contrapartida, a gestão de fornecedores garante uma cadeia de suprimentos otimizada, com parceiros avaliados constantemente. 


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Processo de compras: passo a passo completo 

Agora que já conhecemos brevemente as fases iniciais, vamos saber como funciona o processo de compras na íntegra. Esta é a hora de aprofundarmos nossa perspectiva quanto ao que ocorre em cada uma delas. Vamos lá?

1. Mapeamento de demandas e recorrências

A começar pelo mapeamento de demandas, temos uma tarefa estratégica à nossa frente. Baseada em dados levantados anteriormente, ela serve como uma listagem das necessidades, cálculo de ressuprimento e análise de riscos.

Dessa forma, o mapeamento também servirá para definir qual item necessitado deve ter prioridade, com o seu processo de compras iniciado antes dos demais.

2. Elaboração do pedido de compras

O passo seguinte é a elaboração do pedido de compras, onde o profissional responsável irá determinar o produto a ser adquirido, quantidade, orçamento prévio, prazo para recebimento e nível de prioridade para a empresa.

Essas informações serão relevantes para guiar a negociação, mas antes elas precisam ser avaliadas pela gestão de compras.

3. Aprovação dos termos do pedido

Aqui o tomador de decisão no setor irá avaliar os detalhes do pedido, negando, permitindo ou solicitando ajustes.

4. Expedição e envio da ordem de compra aos fornecedores

Com o pedido aprovado, será emitida a ordem de compra, um documento onde se registram todos os requisitos da solicitação. Ela então será encaminhada aos fornecedores homologados pela empresa contratante para que eles elaborem suas ofertas e façam suas propostas.

5. Análise de propostas e seleção de fornecedor

O departamento de compras recebe e analisa as propostas, buscando a oferta mais vantajosa em relação ao custo-benefício e os objetivos da organização que ele representa.

Nesse ponto, é possível escolher entre os fornecedores homologados e considerados aptos a atender sua demanda com base na demanda apresentada e pela análise de compliance, fatores que podem garantir a mitigação de riscos.

A partir daí, fazemos a seleção do melhor fornecedor com melhor preço, ou seja, encontramos a proposta que atende as necessidades, oferece menor custo e agrega valor à operação da empresa contratante.

Uma vez que o contratante aceita a proposta, é essencial dar sequência à negociação com o fornecedor escolhido, estabelecendo um contrato entre as partes, contando com os termos e requisitos que devem ser cumpridos.

6. Recebimento do pedido

Na sequência, cabe então ao fornecedor produzir e entregar os suprimentos para a empresa contratante, cumprindo os requisitos de quantidade, qualidade e prazo de fornecimento. 

A contratante deve ficar atenta ao índice de aproveitamento e as condições gerais de cada entrega, notificando o fornecedor caso um ou mais parâmetros não tenham sido atingidos. Se estiver tudo de acordo, será possível receber adequadamente a mercadoria.

7. Verificação do pedido

Além da verificação física dos itens recebidos, é recomendado que se façam análises adicionais, principalmente comparando a ordem de compra e a nota fiscal emitida pelo fornecedor. Essa prática é uma forma de garantir a segurança, evitar fraudes financeiras e efetuar o pagamento de forma correta.

8. Encerramento

Após a entrega ser finalizada e o pagamento efetuado com sucesso, o departamento de compras encerrará o processo com todos os parâmetros cumpridos pelos responsáveis, riscos controlados e melhores chances de aproveitamento total.

Qual a importância de um processo de compras eficiente? 

Garantir a eficiência e ética no processo de compras é uma medida de extrema importância para mitigar riscos e assegurar o sucesso de uma organização. Ela estabelece o passo a passo das aquisições e prevê a conduta adequada para cada situação.

Dessa forma, influencia diretamente a agilidade que uma empresa consegue suprir suas demandas internas e manter o fluxo operacional saudável.

Também é interessante destacar que a formalização desse fluxograma auxilia a compreensão sobre o papel de cada colaborador, criando um senso de identificação e responsabilidade capaz de promover o employer branding, otimizando o desempenho individual e também do setor como um todo.


Leia também: Análise de riscos aos fornecedores: 5 dicas para evitar

Como aprimorar o processo de compras? 

Para que o processo de compras e suprimentos ocorra perfeitamente, é bom você fortalecer sua estratégia. Pensando nisso, listamos 10 dicas simples de como aprimorar os métodos de compras do seu negócio.

1. Centralize as compras 

Todas as compras da empresa devem estar centralizadas em um único setor como forma de organização. Esse plano possibilita maior controle e diminui a possibilidade de desperdício.

2. Pense nos melhores fornecedores 

Liste os fornecedores de acordo com seus critérios como qualidade, preço e histórico de entrega. Desse modo, você e sua equipe  tomarão decisões mais embasadas e rápidas.

Essa estratégia é valiosa no caso de um fornecedor principal subir seus preços ou desistir do contrato. Logo, contar com uma base maior de parceiros diminui a chance de riscos, exceto se o material for exclusivo.


3. Foque na qualidade 

Avalie não somente a qualidade dos próprios produtos, como também a de seus fornecedores. Deve-se sempre checar tudo o que envolve o processo de compras para que o material chegue perfeitamente nas mãos do consumidor. Nesse sentido, escolha sempre os itens que cumprirão suas expectativas.

4. Compre sempre o mais perto de você 

Dê preferência para compras de produtos perto de você, isso fará criar um relacionamento mais próximo com seus fornecedores e a diminuir os custos de envio.

5. Invista em relacionamentos de longo prazo com fornecedores 

Uma comunicação sólida leva à conquista de produtos de melhor qualidade e à redução de preços, além de gerar serviços mais personalizados.

6. Procure um consultor de compras 

Com qual fornecedor fechar? Os produtos serão entregues no prazo? É muito comum os gestores de negócios perguntarem-se antes de realizar um processo de compras.

Enfim, existe uma série de dúvidas ao longo do caminho que pode ser atenuada com o conselho de um consultor de compras especializado, pronto para ajudá-lo a planejar, negociar e controlar as atividades de aquisição.

7. Compreenda os custos de manutenção de seu estoque 

Sua organização precisa ter uma descrição de custos de mercadorias e trabalhar para reduzir o estoque com o intuito de evitar desperdícios.

Deixar ciente os fornecedores sobre as necessidades da sua organização facilitará a entrega no prazo e a diminuirá o armazenamento.

8. Baseie a gestão da cadeia de suprimentos em tempo real

A aplicação de medidas de compra eficientes somado ao processo de fabricação e entrega pode reduzir o tempo de espera do cliente.

9. Faça uma avaliação constante 

Embora você esteja satisfeito com seus fornecedores, faça uma revisão frequente com eles para realinhar pontos ou simplesmente para saber que tudo está dentro do planejado.

10. Invista em tecnologia no processo de compras 

Um software específico de gestão pode ajudá-lo a tornar os processos mais ágeis, isso porque a ferramenta integra a gestão de compras com outras áreas de empresa e automatiza diversas funções.

Gerencie seus fornecedores com a Linkana! 

O uso de dados no processo de compras é indispensável para gerar respostas à organização, o que facilita a criação de soluções, a obtenção de obter insights de risco e ESG, por exemplo.

Nesse sentido, ter o máximo de informações sobre os fornecedores pode ser útil para saber com quais profissionais a sua empresa está trabalhando.

Portanto, uma ferramenta adequada neste processo é o Linkana Insights. Por meio do módulo, é possível descobrir informações comeciais, de risco, qualidade e diversidade da sua base ativa de fornecedores em alguns cliques.

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