Procurement

9 benefícios do e-procurement para empresas de médio porte

Written byLeo Cavalcanti

Written byLeo Cavalcanti

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October 31, 2024

October 31, 2024

October 31, 2024

Os benefícios de um e-procurement para empresas de médio porte incluem pontos positivos como redução de custos, aumento da eficiência operacional, automação e padronização de processos, garantia de transparência e conformidade, ganho de flexibilidade e melhora na gestão de fornecedores. 

A obtenção destes resultados ocorre porque o e-procurement é um sistema que centraliza e facilita o processo de aquisição de bens e contratação de serviços terceiros de uma empresa.

Essa solução simplifica a rotina e o trabalho do time de compras e procurement ao automatizar diversas tarefas, desde o recebimento da requisição de compras até a finalização dos contratos com os fornecedores.

Se você acha que a tecnologia é vantajosa apenas para grandes negócios, siga a leitura e confira nove benefícios de um e-procurement para empresas de médio porte.

Antes, entenda o que o sistema oferece, como funciona e de que maneira melhorar o dia a dia do seu negócio.

O que é e-procurement?

E-procurement é a versão resumida do termo em inglês "eletronic procurement". Trata-se de uma plataforma ou ambiente digital que facilita e automatiza diferentes tarefas relacionadas à compra de bens e contratação de serviços para compor a rede de abastecimento de um negócio.

Os sistemas de e-procurement classificam-se em três categorias, geralmente:

  • ERPs: sigla para Enterprise Resource Planning, são softwares para planejamento de recursos empresariais que englobam diversos setores, como compras, risco e gestão de fornecedores;

  • e-sourcing: também conhecido com “leilão reverso”, possibilita coletar o maior número possível de cotações de fornecedores;

  • e-informing: funciona como uma espécie de banco de dados de fornecedores, pois reúne informações iniciais sobre esses parceiros comerciais, como nome do contato na empresa, telefone, e-mail e descrição breve do item fornecido.

Dica de leitura: "Automação em procurement: como melhorar a rotina da sua empresa?"

Como funciona um e-procurement?

O e-procurement funciona como uma plataforma de compras e de gestão de fornecedores que digitaliza e automatiza todas as atividades relacionadas a essas práticas. 

A ferramenta facilita atividades como:

  • criação, preenchimento e verificação de cadastro de fornecedores;

  • elaboração, tramitação e aprovação de requisição de compras;

  • solicitação e recebimento de cotação junto aos fornecedores;

  • avaliação e escolha das propostas recebidas;

  • emissão e gestão de pedidos de compras;

  • monitoramento e conferência do pedido;

  • controle de recebimento, faturamento e pagamento de boletos e de notas fiscais;

  • emissão de relatórios com diferentes dados. 

Aproveite e leia também: "Tendências de procurement para 2024: veja as 3 principais!"

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Quais os benefícios de um e-procurement para empresas de médio porte?

Com todos esses pontos em mente, fica mais fácil entender os benefícios de um e-procurement para empresas de médio porte. E os nove que se destacam são:

  1. redução de custos;

  2. automação e aumento da eficiência operacional;

  3. diminuição do ciclo de compras;

  4. consolidação da cadeia de suprimentos;

  5. tomadas de decisões mais estratégicas;

  6. mais transparência, conformidade, segurança e proteção de dados;

  7. otimização do controle de estoque;

  8. flexibilidade e escalabilidade;

  9. melhoria da gestão de fornecedores.

Vamos aos detalhes!

1. Redução de custos

O e-procurement ajuda a reduzir custos com compras por diversas razões, por exemplo:

  • elimina tarefas manuais e reduz as chances de erros que podem levar a perdas financeiras;

  • entrega uma visão completa das cotações recebidas e torna mais prática a comparação de preços para encontrar o melhor custo-benefício;

  • facilita a negociação com fornecedores pelo mesmo motivo.

2. Automação e aumento da eficiência operacional 

Quando você transfere tarefas manuais para plataformas de compras e sistemas de gestão de fornecedores, seu time se torna muito mais produtivo, pois os profissionais não precisam mais lidar com tarefas repetitivas e cansativas diariamente.

A automação da área de compras e procurement também permite padronizar processos, e essa dinâmica garante que todos trabalhem da mesma forma.

3. Diminuição do ciclo de compras

O ciclo de compras é o intervalo entre o recebimento da requisição e o pagamento ao fornecedor pelo material ou serviço recebido.

O e-procurement ajuda a reduzir esse período porque automatiza diversas tarefas. Com menos pontos de gargalo e burocracia, o fluxo acontece em menos tempo.

Falamos mais sobre esse tema no artigo "Como otimizar o processo interno de compras da sua empresa?" Confira!

4. Consolidação da cadeia de suprimentos

Outro dos benefícios de um e-procurement para empresas de médio porte é a consolidação da cadeia de suprimentos, que consiste em formar uma rede de fornecedores mais forte e confiável a partir da identificação precisa dos melhores parceiros comerciais.

5. Tomadas de decisões mais estratégicas

Sistemas de e-procurement geram dados, os quais podem (e devem) embasar decisões. Ao usar essa fonte de informações e insights, você e seu time de compras fazem escolhas mais precisas e aumentam as chances de acerto nas deliberações.

Entenda melhor a importância de trabalhar dessa forma com as dicas deste artigo: "Como usar a tomada de decisão baseada em dados na sua empresa e ter resultados satisfatórios?"

6. Mais transparência, conformidade, segurança e proteção de dados

Uma plataforma de compras automatizada permite o controle de acessos, o rastreamento de usuários e a análise de atividades realizadas. Esse monitoramento mais preciso evita, por exemplo, fraudes em licitações e pagamentos.

Conformidade, segurança e proteção de dados também são aprimoradas, principalmente se o sistema de e-procurement atender o determinado em leis como a LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados.

7. Otimização do controle de estoque

A depender da plataforma de compras contratada, é possível integrá-la ao sistema de controle de estoque. Essa integração alinha a entrada e a saída de mercadorias ao registro do que é necessário adquirir para garantir o fluxo de abastecimento.

Assim, o time de compras sabe exatamente quais itens e quantidades comprar sem gerar desperdício ou custos extras para o negócio.

8. Flexibilidade e escalabilidade

Outro benefício de um e-procurement para empresas de médio porte é o sistema ser escalável, ou seja, absorve o aumento do número de atividades e operações conforme a sua empresa cresce.

Além disso, o sistema contribui para adequar rapidamente os processos de compra em situações como mudanças no mercado, inclusão de novas legislações ou mesmo necessidade interna da companhia por ajustes nos objetivos, metas e indicadores.

9. Melhoria da gestão de fornecedores

E não podemos falar de fluxos de compras sem mencionar a gestão de fornecedores. Afinal, escolher os parceiros comerciais certos é essencial para garantir o sucesso de todas as estratégias.

Integrar um e-procurement a um SRM (Supplier Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com Fornecedores) ajuda a, por exemplo:

  • acompanhar o desempenho dos fornecedores e mensurar a performance por meio de KPIs;

  • estruturar relacionamentos mais estratégicos a partir da identificação das empresas fornecedoras mais qualificadas; 

  • facilitar a comunicação, troca de informações e envio de documentos.

Dica! Assista a este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, e entenda melhor o que é um SRM.

Qual o melhor software de e-procurement para gestão de fornecedores?

Agora que você conheceu os benefícios do e-procurement para empresas de médio porte, talvez queira implementar uma solução como essa no seu negócio. Acertamos?

O SRM do Linkana está entre os melhores softwares desse tipo porque permite otimizar processos de sourcing, onboarding e gestão de fornecedores.

Um dos diferenciais do nosso sistema é que temos conectores para fontes internas e serviços externos, além de integrarmos com o ERP ou S2P para as informações estarem sempre disponíveis em tempo real para seus compradores e requisitantes.

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