Quatro efeitos positivos da transformação digital em compras

Muitos a conhecem como nova Revolução Industrial, já outros, como Indústria 4.0. Porém, a verdade é que a tecnologia deu um “boom” nas relações profissionais e se tornou primordial também para a transformação digital em compras.

Essa prática consiste em aplicar soluções tecnológicas avançadas para aprimorar, otimizar, modernizar e tornar mais fluidos e precisos os processos de aquisição de bens e serviços em uma empresa.

A digitalização de compras é uma prática importante para o crescimento das companhias, principalmente entre as que têm fluxos robustos, que adquirem itens em abundância, ou que lidam com uma grande base de fornecedores.

Entre os motivos, está que a automação de processos de compras aumenta a produtividade dos profissionais da área, reduz falhas, maximiza o uso de recursos financeiros, diminui custos e potencializa as tomadas de decisão.

Apesar de todos esses benefícios, somente 13% das companhias extraem todo o potencial da digitalização de compras e da cadeia de suprimentos, segundo pesquisa da McKinsey & Company. 

E as principais razões são a falta de maturidade digital e o início do investimento em tecnologias disruptivas, como Inteligência Artificial Generativa e aprendizado por reforço.

Porém, qual é o impacto da transformação digital em compras entre as companhias que adotaram amplamente esse conceito em suas rotinas? Siga a leitura para entender melhor o termo e conferir os quatro principais efeitos positivos.

O que é e qual a importância da transformação digital em compras?

A transformação digital em compras consiste em usar tecnologias modernas para melhorar os fluxos de aquisição de bens e serviços. Dessa forma, a área contribui com o crescimento da empresa a partir de tomadas de decisão mais eficazes e ajuda a torná-la mais lucrativa.

Por meio da automação de processos de compras também se diminui a interferência humana nas transações, o que garante mais segurança e confiabilidade nas informações trocadas interna e externamente na empresa.

E conforme comentamos, buscar a digitalização de compras é importante não apenas para aprimorar e modernizar os processos, mas também para melhorar o faturamento do negócio.

A pesquisa da McKinsey que citamos analisou mais de 30 das maiores companhias do Brasil atuantes em diversos setores, todas com faturamento somado de cerca de R$ 1 trilhão ao ano.

O levantamento mostrou que essas companhias poderiam elevar seu EBITDA — Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization, ou Lucros antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização — em até quatro pontos percentuais com a digitalização da cadeia de suprimentos. 

Esse resultado é possível por conta do aumento da visibilidade e da previsibilidade dos números e do ganho de agilidade na tomada de decisões, conceitos que levam ao aumento da resiliência das organizações.

Aproveite e leia também: “Vale a pena investir em digitalização da cadeia de suprimentos?”

Qual o principal obstáculo da transformação digital nas empresas?

O principal obstáculo da inclusão da transformação digital costuma ser o medo de utilizá-la, situação que acontece com frequência na maioria das empresas. A falta de familiarização, em muitos casos, está atrelada à sensação de que a tecnologia substituirá a atividade humana.

De fato, as transformações digitais já mudam as relações profissionais. Existem casos em que se tornam o principal modo operacional, mas entenda que a tecnologia pode complementar a força trabalhista.

Segundo a pesquisa do Boston Consulting Group, as máquinas farão mais tarefas que os humanos até 2025. Por outro lado, também criarão 58 milhões de novos empregos nos próximos cinco anos.

Esses números mostram que a partir do momento em que se percebe a transformação digital como processo natural de evolução, o engajamento tende a aumentar e, consequentemente, os colaboradores a implementam no seu dia a dia com muito mais facilidade.

Leia também: “Digitalização de processos: vantagens e desafios para aperfeiçoar o setor de Compras”

4 impactos positivos da transformação digital em compras

Este são os quatro principais impactos positivos da transformação digital em compras:

1. automação de processos;

2. uso da Inteligência Artificial;

3. análise de dados mais precisa;

4. promoção de melhorias internas.

Entenda!

1. Automação de processos de compras 

Automatizar as tarefas repetitivas é um dos principais benefícios da transformação digital no setor de compras. Ferramentas específicas possibilitam a realização em menos tempo de atividades como análise de formulários e envio de propostas aos fornecedores.

Além disso, a automação de processos de compras ajuda a:

• padronizar a execução das tarefas;

• reduzir, ou mesmo eliminar, a necessidade de retrabalho;

• aprimorar a comunicação com outros setores e fornecedores;

• diminuir custos;

• identificar boas oportunidades de compras.

Inclusive, trabalhar dessa forma ajuda na obtenção de mais lucros e na formação de equipes mais enxutas com profissionais focados em outras ocupações mais estratégicas.

2. Inteligência artificial

A Inteligência Artificial influencia a transformação digital em compras, pois com a tecnologia é possível, por exemplo, identificar fraudes ligadas aos parceiros. Assim, você consegue verificar quando os fornecedores não cumprem o acordo firmado entre vocês.

Utilizar recursos baseados em IA também contribui para melhorar a análise de dados e aprimorar o relacionamento com os fornecedores. Esses resultados são decorrentes de formas de uso como:

• análise preditiva;

• previsão de demandas;

• seleção e qualificação de empresas fornecedoras;

• otimização de negociações;

• monitoramento de riscos na cadeia de suprimentos;

• personalização de estratégias de compras.

Entenda mais no artigo: “Inteligência Artificial em procurement: por que esse é o futuro?”

3. Análise de dados

A análise de dados (data analytics) permite a mensuração de grandes volumes de números e pode proporcionar melhores oportunidades ao antecipar demandas. 

Em um fluxo de compras 4.0, a implementação desse conceito causa impacto positivo, pois:

• prevê possíveis eventos;

• gera insights mais precisos;

• ajuda a identificar tendências e padrões;

• antecipa problemas, como perdas financeiras e de insumos;

• contribui para manter a qualidade dos itens ou serviços adquiridos.

Informações como essas ajudam na realização de compras estratégicas que potencializam a atuação e os resultados da companhia.

4. Melhorias internas

Recursos tecnológicos viabilizam respostas mais rápidas e o aperfeiçoamento do fluxo de aquisições. A automação dos processos resulta em mais agilidade, praticidade e melhora o relacionamento interno e externo, como o firmado com os fornecedores.

Outros exemplos de melhorias internas proporcionadas pela transformação digital em compras são:

• automação de tarefas repetitivas;

• aumento da transparência nas operações;

• melhora na gestão de contratos;

• monitoramento mais preciso do desempenho dos fornecedores;

• acesso a relatórios em tempo real;

• aprimoramento da eficiência operacional.

Quais as vantagens da transformação digital em compras?

Estas são as principais vantagens que a transformação digital pode gerar à sua empresa:

• redução de gastos relacionados a desperdício de recursos e de estoque;

• menos burocracia com a contratação de colaboradores;

• mais agilidade para negociar com fornecedores;

• redução de problemas logísticos;

• visão ampla sobre os processos em andamento e planejamentos futuros.

Como percebeu, a digitalização traz diversos benefícios, e um está focado na proximidade com os fornecedores, fato que solidifica o relacionamento com esses parceiros comerciais.

Dessa forma, aproveite a transformação digital em compras e invista em fornecedores alinhados com essa estratégia. Veja onde buscá-los no artigo: “Como encontrar fornecedores para sua empresa? 7 dicas infalíveis!”

Como iniciar a transformação digital em compras? 9 dicas!

Que a digitalização de compras é vantajosa, já deve ter ficado bem claro. Talvez a sua dúvida agora seja: como iniciar o processo de transformação digital dessa área? Estas são as nossas dicas:

1. reveja como o fluxo acontece atualmente e encontre pontos que funcionam melhor se automatizados;

2. defina metas para essa mudança e KPIs (indicadores) para mensurar os resultados;

3. se não puder promover toda a transformação de uma única vez, priorize as tarefas mais críticas para o seu modelo de negócio;

4. escolha tecnologias alinhadas com o que pretende automatizar e pondere sobre o custo-benefício de cada uma;

5. teste as ferramentas antes da implementação completa (há sistemas que oferecem períodos de teste gratuitos);

6. treine corretamente a equipe para usar as soluções ao máximo;

7. construa uma cultura de inovação e melhoria contínua;

8. garanta a segurança dos dados por meio de diferentes camadas de proteção, como a LGPD;

9. inclua os fornecedores no processo de transformação digital em compras e destaque quanto a modificação é benéfica para eles.

Por que e como realizar compras baseadas em IA?

As compras baseadas em IA, ou compras 4.0, são aquelas realizadas a partir do uso avançado de tecnologias como Big Data, robótica, Internet das Coisas (IoT) e Machine Learning.

O uso de diferentes softwares e soluções aprimora a colaboração entre compradores e fornecedores, facilita a comunicação, os conecta de forma mais eficiente e reduz o tempo entre pedidos e aprovação.

Por meio de soluções tecnológicas, fica muito mais fácil calcular a necessidade de novas aquisições, o momento certo de realizar os pedidos para não gerar excesso ou ruptura de estoque, ambos problemas que levam a perdas financeiras.

Para realizar compras baseadas em IA e aproveitar todos esses pontos positivos, o indicado é:

• investir em tecnologias que se complementam, a exemplo de Linkana e SAP Ariba;

• garantir a conformidade relacionada à política e segurança de dados;

• capacitar continuamente os times para uso correto dos recursos e cuidados com questões como vazamento e uso indevido das informações. 

Como tornar as compras 4.0 uma realidade na sua empresa?

Para tornar as compras 4.0 uma realidade na sua empresa, busque por tecnologias que promovem essa inovação.

O SRM da Linkana, por exemplo, é integrável com todos os ERPs, sistemas de compras e de fornecedores. Essa característica garante muito mais velocidade e segurança na criação, atualização e bloqueios de cadastro de fornecedores.

Além do SAP Ariba, você pode usar o nosso sistema com o Coupa, G-Certifica e ME (Mercado Eletrônico) e explorar todo o potencial da junção dessas tecnologias.

Conheça mais sobre o SRM da Linkana!

A Linkana é o SRM do futuro. Economize tempo na homologação de fornecedores ao automatizar e integrar aprovações de maneira simples e rápida.

Portais e sistemas legados de fornecedores tornam as suas decisões em compras ineficientes e inseguras. Substitua cadastros e dados obsoletos e conheça a solução moderna de SRM que está definindo o novo padrão de qualidade para softwares de procurement.

O nosso software de gestão de fornecedores é simples, moderno e oferece para você e seu time soluções para conduzirem o gerenciamento da supply chain da sua empresa com mais eficiência e qualidade! 

Veja como funciona:

O primeiro passo é cadastrar os seus fornecedores no nosso software, o que não poderia ser mais simples e intuitivo! No Linkana SRM, apenas com o CNPJ do fornecedor, você inicia o cadastramento. 

Por meio desse dado, o nosso software realiza automaticamente uma busca de informações públicas, além de avaliar a performance qualitativa do fornecedor. 

Após iniciar a homologação, é possível acompanhar todo o preenchimento por parte dos fornecedores ou, caso o usuário prefira, pode inserir as informações por conta própria e evitar o atraso nesse processo. 

Também pode compartilhar a homologação internamente, criar fluxos de aprovações e designar pessoas responsáveis por cada etapa do processo.