Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): por que entregar?

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é um relatório de envio obrigatório pelas empresas, que tem como principal objetivo promover a coleta de dados trabalhistas pelo governo, os quais são usados para verificar a atual situação do mercado de trabalho do Brasil.

Por meio da RAIS, são enviadas informações sobre admissões e demissões, motivos de rescisão contratual de trabalho, valores pagos decorrentes de verbas rescisórias, entre outros relacionados.

Obrigatória a todos os inscritos no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), mesmo que a companhia não tenha funcionários, o descumprimento desse dever trabalhista resulta no pagamento de multa, sobre a qual é acrescido um percentual de valor proporcional ao número de empregados contratados.

Em outras palavras, não entregar a RAIS pode gerar prejuízos financeiros para a empresa, que podem afetar outras frentes do negócio.

Pensando desse modo, entender os motivos pelos quais sua empresa precisa enviar a RAIS é fácil, e até um tanto óbvio. Mas você já parou para pensar o que esse compromisso tem a ver com a gestão de fornecedores do seu negócio?

Uma das principais razões é que fornecedores que atuam em desacordo com as leis e normas do trabalho podem gerar para sua companhia diversos riscos, como os de imagem, financeiro e reputacional.

Por motivos como esses, confirmar a entrega da Relação Anual de Informações Sociais da empresa fornecedora que pretende contratar — ou mesmo das que já estão na sua base — é tão importante.

Como fazer isso de forma otimizada e rápida? Siga a leitura deste artigo e descubra!

O que é RAIS e para que serve? 

A RAIS, Relação Anual de Informações Sociais, é uma forma de coleta de informações trabalhistas que tem por objetivo fornecer ao governo dados estatísticos sobre as atividades laborais realizadas no Brasil, a fim de apontar o cenário atual do mercado de trabalho.

Criada pelo governo em 1975, e instituída pelo Decreto 76.900, de 23 de dezembro de 1975, a RAIS é dividida por municípios e gerar para o Ministério do Trabalho informações como:

• quantidade de empregos formais;

• número de demissões realizadas em um determinado período;

• principais motivos das rescisões de trabalho;

• quantas novas funções foram criadas no país;

• qual setor econômico gerou mais contratações;

• valores gastos com verbas rescisórias.

Com isso, o governo consegue realizar atividades como:

• controle mais efetivo da nacionalização do trabalho;

• monitoramento do pagamento de benefícios previdenciários;

• verificação dos registros e pagamento do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço);

• organização do CNIS, Cadastro Nacional de Informações Sociais;

• cálculo de valores pagos do PIS, Programa de Integração Social e do PASEP, Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público;

• criação de medidas para impulsionar o mercado de trabalho brasileiro.

Quem é obrigado a entregar a RAIS? 

De acordo com a legislação, a entrega da Relação Anual de Informações Sociais, RAIS, é obrigatória a todas as empresas devidamente inscritas no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas. Isto é, trata-se de um dever que precisa ser cumprido por todos os CNPJs.

Na prática, isso significa que o preenchimento e envio da RAIS é obrigatório para:

• MEI, Microempreendedor Individual que tem funcionário contratado;

• micro e pequenas empresas de todos os portes e segmentos;

• profissionais liberais, autônomos e pessoas físicas com funcionários registros (com exceção aos eventuais e domésticos);

• órgãos públicos dos âmbitos federal, estadual e municipal, tanto da administração direta quanto da indireta;

• representações, filiais, agências, sucursais e outras entidades vinculadas a pessoas jurídicas domiciliadas no exterior que tenham empregados no Brasil.

Aqui, é bem importante deixarmos claro que a obrigatoriedade da entrega da Relação Anual de Informações Sociais se estende a todas as empresas devidamente regularizadas com CNPJ, ainda que não tenham funcionários registrados no período de apuração do documento.

Para essas, o documento que deve ser apresentado é a RAIS Negativa, no qual constará apenas os dados cadastrais da empresa. 

Quanto a essa obrigatoriedade, somente o MEI que não tinha colaboradores registrados no ano-base da Relação Anual de Informações Sociais está isento de apresentá-la.

Quais informações que devem constar na RAIS?

Na RAIS deve constar as seguintes informações:

• todas as contribuições sindicais patrimoniais do ano-base da relação;

• relação de todos os funcionários contratados sob o regime CLT, Consolidação das Leis Trabalhistas;

• relação de todos os profissionais contratados sob contrato de trabalho com prazo determinado ou indeterminado, incluindo os que estão em período de experiência.

A partir dessas bases, devem ser informadas na Relação Anual de Informações Sociais:

• dados dos trabalhadores, incluindo data da admissão, data de nascimento e CPF;

• data da rescisão contratual e motivo;

• valores pagos provenientes de verbas rescisórias;

• valores integrantes, ou não, de parcelas de remunerações mensais, discriminando cada um deles, por exemplo, horas extras e abonos.

Dica! Não deixe de ler este artigo: "Normas regulamentadoras trabalhistas: 4 motivos para se atentar"

Como enviar a RAIS, Relação Anual de Informações Sociais?

O envio da RAIS deve ser feito pelo programa GDRAIS pelas empresas compreendidas nos grupos 1, 2 e 3 de obrigadas ao eSocial, Sistema de Escrituração Digital de Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, que é uma plataforma que unifica e simplifica os processos tributários que devem ser cumpridos pelas empresas.

As companhias pertencentes a esse grupo são:

• pessoas jurídicas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões;

• entidades empresariais com receita no ano de 2016 de até R$ 78 milhões não optantes pelo Simples Nacional em 1º de julho de 2018;

• empregadores optantes pelo Simples Nacional e as entidades sem fins lucrativos.

Já as empresas obrigadas ao eSocial do grupo 4, que são órgãos públicos e organismos internacionais, devem enviar a Relação Anual de Informações Sociais via portal da RAIS

No que se refere ao prazo de envio da RAIS, essa data varia a cada ano. Por exemplo, a referente à competência 2022, foi de 9 de março de 2023 a 6 de abril de 2023.

Para saber o prazo do próximo ano, o ideal é acompanhar a divulgação oficial no Portal da RAIS na internet.

Quais são as consequências de não entregar a RAIS?

Assim como comentamos logo na abertura deste artigo, não entregar a RAIS gera para a empresa o pagamento de multas, conforme estipulado na Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria nº 688, de 24 de abril de 2009.

No caso, essa penalidade abrange atraso na entrega da relação, declaração falsa, inexata ou omissão de dados, e as quantias cobradas diferem conforme cada situação.

Multa por atraso

Os valores cobrados nesse caso são a partir de R$ 452,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, os quais são contabilizados até a data de entrega da RAIS que gerou a penalidade ou lavratura do auto de infração.

Além disso, há acréscimos percentuais sobre o valor dessa multa, que podem ser aplicados de acordo com o critério da autoridade julgadora, nas seguintes proporções:

• de 0% a 4%: para empresas com 0 a 25 empregados;

• de 5% a 8%: para empresas com 26 a 50 empregados;

• de 9% a 12%: para empresas com 51 a 100 empregados;

• de 13% a 16%: para empresas com 101 a 500 empregados;

• de 17% a 20%: para empresas com mais de 500 empregados.

Multa por omissão, declaração falsa ou inexata

Penalidades como essas recebem multas a partir de R$ 425,64, acrescidos de R$ 26,60 por empregado omitido ou declarado de maneira falsa ou inexata.

Em ambos os tipos de punições, o valor da multa é dobrado caso o atraso na entrega, a correção do erro, ou a omissão ultrapassar o último dia do ano de exercício para entrega da RAIS de referência da penalidade.

A multa recebida deve ser paga pela empresa via Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), que deve ser preenchido com o código da Receita: 2877 e com o Número de Referência 3800165790300842-9, conforme Ato Declaratório Executivo Corat nº 72, de 12/08/2004 (DOU de 13.8.2004).

Por fim, vale destacarmos que o pagamento da multa não isenta a companhia da obrigatoriedade de enviar as informações da RAIS em questão.