Compras
Processo de compras B2B: como superar os principais desafios?
O processo de compras B2B é complexo e, geralmente, mais demorado que o do mercado B2C. Um dos motivos é que o método envolve vários tomadores de decisão. Além disso, as aquisições são racionais e visam alcançar o melhor custo-benefício para a empresa.
Dois pontos essenciais para atingir esse objetivo são um planejamento de demandas efetivo e realista e a gestão de fornecedores.
O plano garante a aquisição somente dos produtos e/ou serviços necessários para o funcionamento da companhia e, assim, evita perda de tempo, insumos e, principalmente, de dinheiro.
No que se refere ao gerenciamento de empresas fornecedoras, o foco está na busca por qualidade, mitigação de riscos e construção de parcerias estratégicas que contribuam com a sustentabilidade e resiliência do negócio contratante.
Quer entender melhor? Então, siga a leitura e descubra como funciona um processo de compras B2B, os desafios mais comuns, como superá-los e dicas para realizar um planejamento de demandas eficiente.
Como é o processo de compras B2B? 9 etapas
Cada gestor tem autonomia para definir o próprio processo de compra B2B para sua empresa. Contudo, no geral, incluem-se as etapas abaixo.
1. Identificação da necessidade de aquisição
O time de compras e procurement reconhece a carência de produtos/serviços por meio do inventário do estoque ou pelo recebimento de requisições vindas de outros departamentos.
2. Definição de critérios e requisitos
A partir da identificação, os compradores alinham com a área solicitante detalhes técnicos e requisitos como nível de qualidade e prazo de entrega.
3. Busca e seleção de fornecedores
Em seguida, procuram empresas fornecedoras com as características necessárias para suprir a demanda.
4. Envio de solicitação de propostas (RFP)
Os profissionais de compras emitem e enviam o Request for Proposal aos fornecedores que escolheram com as especificações dos produtos ou serviços.
5. Avaliação das ofertas
As empresas fornecedoras respondem com orçamentos que incluem detalhes como preço, condições de pagamento e prazo de entrega.
6. Negociação com os fornecedores
A depender do tipo de compra, escolhe-se um ou mais parceiros de abastecimento, alinha-se o acordo e firma-se o contratado com cláusula que garante os direitos e os deveres de ambas as partes.
7. Emissão do pedido de compras
O passo seguinte consiste em enviar pedido de compras, documento que formaliza a intenção de aquisição, com a descrição detalhada dos itens.
8. Gerenciamento da solicitação
O time de compras e procurement acompanha o envio dos produtos ou a execução dos serviços e avalia o atendimento de critérios como data de entrega, quantidade e qualidade.
9. Pagamento da aquisição
Com tudo conforme o acordo, o setor de compras autoriza o departamento financeiro a pagar o fornecedor.
Sugestão de leitura: “Processo de compras: como criar um? Os 8 passos principais!”
Qual a importância de um planejamento de compras estratégico?
Como você viu, o processo de compras B2B tem um fluxo extenso e demorado que, justamente por essa característica, exige um bom plano de ação.
Por meio de um planejamento de compras estratégico, é possível:
evitar aquisições desnecessárias ou ruptura de estoque;
reduzir custos;
aumentar a qualidade dos insumos/serviços;
aprimorar a gestão de riscos;
construir um relacionamento estratégico com os fornecedores;
melhorar a eficiência operacional;
garantir a conformidade;
fomentar a inovação;
estimular a sustentabilidade e a responsabilidade social.
Dica! O artigo “Planejamento da demanda de compras: realize em 5 passos!” tem orientações que ajudarão você nesta etapa. Não deixe de ler.
4 dicas de gerenciamento efetivo da demanda de compras B2B
E para ajudar você a aprimorar o gerenciamento das demandas de compras B2B da sua empresa, separamos estas dicas:
use dados para prever a necessidade de aquisição: a exemplo dos que sistemas de gestão de estoque e e-procurement geram;
estimule a colaboração entre as áreas: com o estabelecimento de fluxos de comunicação eficientes entre o setor de compras e outros departamentos, a fim de alinhar expectativas;
considere períodos sazonais no planejamento de compras: como datas comemorativas que afetam o ritmo de produção da sua empresa;
aprimore a gestão de fornecedores por meio do acompanhamento contínuo do desempenho de cada contratado para verificar o atendimento de critérios como qualidade, quantidade, prazo de entrega e conformidade e, assim, garantir um pós-compra eficaz para o seu negócio.
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5 desafios comuns no processo de compras B2B e como superá-los
Porém, mesmo com um bom planejamento de demanda, há alguns desafios a superar no processo de compras B2B. Estão entre os principais:
complexidade da cadeia de suprimentos;
falta de visibilidade e colaboração;
custos crescentes e pressões orçamentárias;
riscos de conformidade e éticos;
mudanças tecnológicas rápidas.
O reconhecimento é o primeiro passo para superar obstáculos dessa natureza, mas não é o suficiente. Assim, o ideal é:
utilizar tecnologias para mapear a rede de abastecimento em tempo real e otimizar a gestão de riscos, como blockchain e recursos baseados em Inteligência Artificial;
usar sistemas integrados, a exemplo de um SRM integrado a um ERP, para promover a visibilidade do setor de compras e estimular a colaboração entre os departamentos;
formar parcerias estratégicas com os fornecedores para estabelecimento de contratos de longo prazo;
definir políticas de compras rígidas, com parâmetros alinhados aos valores da empresa, leis e normas gerais e do ramo de atuação;
garantir o aprimoramento contínuo do time de compras e procurement para atualizá-los quanto a legislações, estratégias de compras e novas tecnologias.
Leia também: “4 tendências em digitalização de compras e como usá-las”
Como fazer a seleção e negociação de fornecedores no mercado B2B?
A melhor maneira de fazer a seleção e a negociação de fornecedores no mercado B2B é por meio de um processo de homologação robusto, preciso e aprofundado. Neste ponto, nós te ajudamos!
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Perguntas frequentes
Quais são as etapas principais do processo de compras B2B?
As etapas principais do processo de compras B2B são: identificação de necessidade, definição de critérios e requisitos, busca e seleção de fornecedores, envio de solicitação de propostas (RFP), avaliação das ofertas, negociação, emissão do pedido de compras, gerenciamento da solicitação e pagamento.
Como melhorar a eficiência do processo de compras B2B?
Para melhorar a eficiência do processo de compras B2B, é preciso elaborar um bom planejamento de demandas e usar recursos tecnológicos para automatizar tarefas e facilitar o acompanhamento das necessidades e fluxo de abastecimento.
Quais são as ferramentas e tecnologias mais recentes que podem auxiliar no processo de compras B2B?
As ferramentas e tecnologias mais recentes que podem auxiliar no processo de compras B2B são: SRM integrado a ERP, plataformas de e-procurement, blockchain para aprimorar o rastreamento e promover transparência nas etapas e recursos baseados em Inteligência Artificial.
Como as empresas podem obter uma vantagem competitiva por meio da otimização do processo de compras?
As empresas podem obter uma vantagem competitiva por meio da otimização do processo de compras com a construção de relacionamentos estratégicos com os fornecedores e uso de tecnologias que facilitam a gestão de riscos e o monitoramento de critérios como qualidade, custos e prazo de entrega.
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