O que é EDI? Quais são seus benefícios para a logística? Dicas para implementá-lo na sua empresa!

O mercado brasileiro de transporte mostra cada vez um crescimento em seu volume de serviços. Segundo a pesquisa feita pelo Radar CNT do Transporte, houve um avanço de 3,6% no setor. 

O uso integrado da tecnologia tem ajudado essas empresas a terem um desempenho melhor de faturamento. Com foco em digitalização e integração de dados, organizações buscam soluções eficientes para a sua gestão. E o Eletronic Data Interchange (EDI) tem sido uma delas.

Mas, o que é EDI? Como ele funciona? Quais são suas vantagens no setor logístico? Como implementar essa ferramenta na empresa? Entenda tudo sobre o tema neste artigo!

O que é EDI?

Em inglês, a sigla EDI significa Eletronic Data Interchange. No Brasil, ela é conhecida como Intercâmbio Eletrônico de Dados. Ou seja, o EDI é uma tecnologia que promove a integração e a padronização de informações e documentos entre diferentes sistemas.

Com aplicação em diversos setores do mercado, o EDI visa facilitar e agilizar a troca de informações entre sistemas de empresas diferentes.

Por meio dele, os dados e arquivos são transmitidos automaticamente, reduzindo bastante a possibilidade de erros e falhas do trabalho manual.

Pelo fato de que cada software possui uma linguagem de programação distinta, o EDI veio para solucionar essa falha de comunicação e gasto excessivo de tempo e recursos. Afinal, os padrões da ferramenta determinam a localização e a ordem de informações em um mesmo formato de documento.

Em vez de esperar dias ou semanas para compartilhar arquivos em papel, esse software viabiliza que todos os sistemas “falem a mesma língua”. Conhecido no mercado como “layout EDI”, no setor logístico, ele segue, normalmente, o padrão “EDI PROCEDA” ou o formato XML.

Saiba mais: Conheça 5 tendências de transformação digital na logística para investir na sua empresa

Como funciona o EDI?

Para compreender melhor o que é EDI, vamos fazer um breve resumo como ele funciona na prática. 

Essa integração opera por meio de uma classe de protocolo com regras de padronização para emissão dos arquivos digitais, o layout EDI, conforme falado mais acima. Mas, o que é compartilhado por meio dessa tecnologia?

  • ordens de compra;
  • faturas;
  • notas fiscais;
  • requisições de empréstimos;
  • entre outros documentos.

As transmissões EDI acontecem de duas formas:

  • VAN: é uma rede de valor agregado, de terceiros, que realiza o gerenciamento de transmissão de dados;
  • Conexões diretas: chamada também de conexão ponto a ponto, ela se caracteriza pela conexão entre dois computadores, sem intermediários, usando protocolos de segurança.

O que é EDI na logística?

Após entender o que é EDI e seu conceito mais geral, vamos falar sobre o que é EDI na logística e como ele funciona nessa área.

O EDI, usado por operadores logísticos, armazéns, transportadoras, indústria, fornecedores, entre outros, aumenta a qualidade de informação, tornando a distribuição de mercadorias muito mais eficiente, rápida, segura e barata.

E essa lógica se amplia para todas as etapas da cadeia de suprimentos, passando pelos fornecedores, pela indústria e pelas redes varejistas.

Veja quais arquivos e documentos podem ser compartilhados no mesmo formato padrão:

  • notas fiscais das cargas para a transportadora;
  • informações sobre as mercadorias;
  • arquivo com as cargas já liberadas para faturamento;
  • relatório de produtos entregues;
  • lista de materiais prontos para a retirada;
  • documentos de cobranças da transportadora;
  • ocorrências de entregas;
  • manifestos de transporte (MDFe);
  • conhecimentos de transporte (CTe);

Quais são os benefícios do EDI?

O uso dessa integração entre sistemas traz diversas vantagens às empresas. Afinal, a tecnologia está presente para ser um poderoso agente de transformação corporativa.

Por meio dela, há mais agilidade e facilidade em qualquer processo realizado dentro das organizações. Seja na área de finanças, de marketing, de compras, jurídica, de logística, entre outras.

Confira agora os principais benefícios do EDI no setor logístico:

  • maior rapidez no compartilhamento de informações e documentos;
  • redução de erros e retrabalhos nos processos;
  • aumento de produtividade das equipes, com mais tempo livre, os colaboradores podem se dedicar a outros projetos;
  • redução de custos: menos despesas com papel, impressão e envio dos documentos físicos;
  • mais satisfação do cliente com entregas de qualidade e dentro do prazo;
  • facilitação do diálogo e transparência de operações entre empresas;
  • padronização e simplificação de documentos;
  • diminuição de burocracias;
  • mais agilidade para pagamentos, fiscalização e auditoria.

Dicas para implementar o EDI

Ficou curioso como implementar essa tecnologia na sua empresa depois de saber o que é EDI e como ele funciona na prática? Nós podemos ajudar!

Separamos uma lista com dicas objetivas para que a organização consiga realizar todas as mudanças necessárias. Afinal, qualquer transformação digital é um desafio corporativo. Pois é preciso tempo e planejamento para que a integração ocorra nas duas empresas. 

A implantação do EDI ocorre por meio de plataformas de gestão ou operação, como 

ERP (gestão empresarial), CRP (gestão de vendas) ou WMS (sistema de armazenamento logístico). 

Para que a integração desses sistemas aconteça com sucesso, confira abaixo algumas orientações.

  1. Mapeie seus processos atuais: compreenda como as operações são executadas e planejadas nas empresas envolvidas para respeitar a dinâmica organizacional.
  2. Escolha um fornecedor de EDI: pesquise e analise quais fornecedores se adequam às demandas empresariais.
  3. Estabeleça os fluxos de informações: quais informações e documentos serão trocados? Quem será o responsável pelo envio e recebimento dos arquivos digitais?
  4. Escolha o layout padrão: defina com a empresa parceira qual formato irão usar para compartilhar todas as informações, como XML ou EDI PROCEDA.
  5. Defina um padrão de envio: como a transmissão será feita: por FTP, VAN, e-mail?
  6. Determine a frequência de envio: lembre-se que nem todos os documentos poderão seguir a periodicidade estabelecida. 
  7. Alinhe as estratégias: todos os envolvidos precisam entender os objetivos do uso de EDI e suas verdadeiras vantagens ao negócio.
  8. Configure os sistemas: modificar os sistemas para suportar os layouts escolhidos;
  9. Invista em treinamento: treine os colaboradores envolvidos no processo para aumentar a eficácia e a eficiência do EDI.
  10. Teste, avalie e monitore: ao testar e avaliar os processos desempenhados pela ferramenta, é possível identificar ajustes e gargalos na operação com antecedência.
  11. Comece a usar o EDI: após tudo ajustado, mãos à obra! 

A escolha pelo uso do EDI é realmente vantajosa para diversos tipos de negócios. Mas, para que os processos logísticos sejam otimizados e tragam resultados financeiros, é necessário muito estudo e planejamento.

Entender o que é EDI e seus benefícios coloca você um passo à frente da concorrência, afinal, muitas ferramentas digitais ajudam empresas a se destacarem no seu mercado de atuação.

Gostou de saber o que é EDI? Quer simplificar ainda mais os processos da cadeia de suprimentos? Preencha o formulário abaixo e conheça maneiras de tornar sua gestão de fornecedores mais inteligente:

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.
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