Compliance

KYP (Know Your Partner): como conhecer parceiros de negócio?

Escrito por Leo Cavalcanti

Escrito por Leo Cavalcanti

Escrito por Leo Cavalcanti

6 de janeiro de 2025

6 de janeiro de 2025

6 de janeiro de 2025

KYP (Know Your Partner) é um processo de compliance que tem por objetivo levantar as informações necessárias sobre a idoneidade de pessoas físicas e jurídicas, a fim de fechar parcerias comerciais mais seguras e com menos riscos para a sua empresa.

Em português, a sigla significa “conheça seu parceiro”, e o procedimento ajuda a verificar se os agentes que pretende contratar têm perfis e posturas de comprometimento com leis, normas e práticas lícitas.

Como deve estar na sua mente agora, não tem como falarmos de parcerias sem pensar em fornecedores, não é mesmo? 

Para formar uma cadeia de suprimentos sólida e confiável, é essencial que essas empresas sejam idôneas, que atendam às legislações vigentes, e que se alinhem aos valores da sua companhia, a exemplo dos princípios ESG.

Quando os fornecedores não trabalham dessa forma, os riscos para o seu negócio são muito maiores. 

No caso, nos referimos às ameaças financeiras, jurídicas, reputacionais, de desabastecimento, entre diversas outras com as quais você pode ter que lidar se não se preocupar com a credibilidade dos parceiros.

O conceito KYP (Know Your Partner) surge justamente para ajudar você a proteger o seu negócio e garantir a contratação apenas de fornecedores que atendam a protocolos de segurança, compliance e transparência em suas atividades.

Quer saber como realizar esse processo, na prática? Então, siga a leitura deste artigo e confira como conhecer seu parceiro de negócio agora mesmo!

O que é KYP (Know Your Partner)?

O KYP (Know Your Partner) — em português, conheça seu parceiro — consiste em uma prática que inclui diversas ações e iniciativas que resultam na obtenção de informações e históricos dos potenciais parceiros de negócio que pretende trazer para sua empresa. 

O principal objetivo é avaliar o risco que esse possível relacionamento comercial pode trazer para o seu negócio. 

Somada a essa identificação, também permite verificar a necessidade de cuidados e cláusulas extras na celebração de contratos, de acordo com as características identificadas do parceiro em questão.

Idealmente, o processo de KYP (Know Your Partner) deve fazer parte de todas as fases dessa parceria. Isto é, não se trata de uma prática para adotar apenas antes da contratação.

Ao longo de um relacionamento empresarial, é fundamental acompanhar o contratado e verificar seus comportamentos e condutas. Afinal, por mais que a contratação pareça idônea no começo, nada impede que, com o passar do tempo, a pessoa física ou jurídica parceira deixe de cumprir alguma lei, por exemplo.

Quando uma situação desse tipo acontece, seu negócio é exposto a diversos riscos, ainda que indiretamente. Por motivos como esses é que a pesquisa de KYP deve ser uma constante nos processos de compliance e due diligence da sua companhia.

Dica de leitura: “O que é uma Pessoa Politicamente Exposta? Entenda conceito e riscos

Qual a finalidade das políticas KYS, KYC e KYP?

Além do KYP (Know Your Partner), há outras siglas nesse contexto que você precisa conhecer, que são KYS e KYC.

KYS significa Know Your Supplier, que, na tradução para o nosso idioma, quer dizer “conheça seu fornecedor”. 

Essa prática tem ainda mais relação com a estruturação de uma cadeia de suprimentos segura, visto que seu objetivo é verificar a idoneidade, o comprometimento legal e a transparência de empresas fornecedoras.

Já KYC é a abreviação do termo em inglês Know Your Client, que, em português, significa “conheça seu cliente”. 

Consiste em uma prática voltada para companhias que têm envolvimento direto com a parte financeira dos clientes, a exemplo de bancos, fintechs, instituições de pagamento e outros tipos de serviços financeiros

As três políticas (KYS, KYC e KYP) têm por finalidade garantir a compliance de quem contrata e lida com esses parceiros. 

Ao adotá-las, é possível elevar o nível de proteção do negócio nos âmbitos jurídicos, financeiros, reputacionais, prevenir fraudes e golpes, e demais situações que tendem a afetar a imagem, a lucratividade e o crescimento da companhia.

Como o KYP ajuda as empresas?

O Know Your Partner ajuda os gestores e suas empresas em diversos aspectos. Por exemplo, é possível usar o KYP em combate a fraudes e golpes financeiros. Somada a essa aplicação, a prática contribui para:

  • confirmar se o parceiro realmente trabalha em conformidade com leis e normas gerais a todas as companhias, e também às específicas do ramo de atuação;

  • analisar antecedentes e histórico operacional e de relacionamento, bem como suas referências de mercado;

  • realizar uma análise de crédito e verificar a situação financeira do parceiro, inclusive a possibilidade de recuperação judicial e até mesmo de falência;

  • certificar se o potencial contratado não está envolvido em práticas e atividades ilícitas, como sonegação fiscal, lavagem de dinheiro, uso de mão de obra escrava e trabalho infantil;

  • confirmar se a cultura e modo de atuação do parceiro se alinha aos valores e princípios do negócio;

  • evitar descumprimento de cláusulas contratuais e risco de desabastecimento.

Quais os benefícios de KYP?

A partir dessas aplicações, os principais benefícios de KYP para um negócio são:

  • identificação e mitigação de riscos empresariais;

  • reconhecimento prévio de parceiros comerciais com perfil problemático;

  • garantia de contratação em conformidade;

  • prevenção a diversos tipos de fraudes, como corrupção de fornecedores;

  • aumento da transparência nas relações comerciais;

  • melhora da reputação e da imagem da companhia;

  • construção de relacionamentos mais saudáveis com outros parceiros;

  • redução de custos por erros de terceiros;

  • proteção a escândalos éticos e de autoridade.

Como fazer KYP? 7 etapas principais

O passo a passo de como fazer KYP inclui:

  1. definir os critérios de avaliação;

  2. coletar as informações;

  3. realizar a análise de risco;

  4. estabelecer planos de contingência;

  5. usar indicadores para mensuração de resultados;

  6. recolher e avaliar feedbacks;

  7. garantir o monitoramento contínuo.

Vamos aos detalhes?

1. Definir os critérios de avaliação

Defina em quais critérios os seus parceiros comerciais precisam de aprovação para fazerem parte da sua rede. Monte essa lista a partir da análise do perfil do seu negócio e do levantamento dos riscos aos quais está suscetível. 

Para formar a cadeia de abastecimento, por exemplo, você pode considerar parâmetros como:

  • histórico do fornecedor;

  • saúde financeira;

  • reputação;

  • qualidade;

  • conformidade;

  • inovação;

  • logística.

O SRM da Linkana oferece diversas funcionalidades que otimizam e automatizam o acompanhamento desses critérios, como:

  • Perfil Universal do Fornecedor: consulte e analise certidões, listas e documentos de fornecedores e sócios automaticamente;

  • orquestrador de processos: cadastro, homologação, monitoramento de pendências com configuração de categorias, workflows de aprovação e históricos.

Dessa forma, você faz o Know Your Partner (KYP) em menos tempo e com muito mais eficiência.

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2. Coletar as informações

É possível coletar as informações para fazer o KYP de diversas fontes, a exemplo de consultas a bases públicas e também solicitação direta de documentos aos potenciais parceiros comerciais.

Neste passo, a Linkana também te ajuda, pois uma das funcionalidades do nosso sistema é o acesso instantâneo a informações da Receita Federal, certidões negativas e listas restritivas a partir do CNPJ do futuro contratado.

Você também conta com o nosso ESG Rating, ferramenta de análise de riscos relacionados a indicadores ambientais.

Entenda tudo sobre essa ferramenta no artigo: “Linkana ESG Rating: o que é e como funciona essa ferramenta?” 

3. Realizar a análise de risco

Apesar das ameaças, por vezes os gestores precisam absorver alguns riscos para garantir a continuidade das operações da empresa. Lidar com fornecedores monopolistas ou especiais é um bom exemplo.

O primeiro tipo trabalha com itens exclusivos e, por esse motivo, não têm concorrentes. Já o segundo supre apenas demandas raras ou pontuais. 

No caso, é preciso ponderar sobre os prós e os contras e verificar o quanto os trazer para a sua base é benéfico para a sua empresa, ou se gerará problemas.

Esta etapa do Know Your Partner (KYP) não tem uma “receita” pronta para você seguir, pois depende de detalhes específicos do seu negócio, bem como de metas e planejamentos.

Sugestão de leitura: “Quais são os tipos de fornecedores? Conheça a classificação!” 

4. Estabelecer planos de contingência

Conheceu o seu parceiro e decidiu assumir os riscos da relação comercial? Então, defina planos de contingências para acioná-los caso algo fuja do esperado.

Para implementar a estratégia, considere diferentes cenários, dos mais simples aos mais complexos, e avalie o que fazer em cada uma das circunstâncias para proteger a sua empresa de problemas com os contratados.

5. Usar indicadores para mensuração de resultados

O Know Your Partner (KYP) é uma prática de conhecimento, na qual você adota uma série de medidas para confirmar a idoneidade de quem traz para a rotina e fluxo produtivo da sua empresa, certo?

Assim, para saber se suas análises e planos de ação geraram os resultados esperados, você precisa mensurá-los, e a melhor ferramenta são os KPIs, indicadores-chave de desempenho.

Se usarmos a contratação de fornecedores como exemplo, estes são KPIs que vale a pena você considerar:

  • conformidade com contratos;

  • grau de inovação;

  • flexibilidade e capacidade de adaptação;

  • precisão na documentação;

  • sustentabilidade de práticas ambientais.

Confira mais em: “4 indicadores de desempenho de fornecedores para agregar mais segurança e eficiência nas parcerias

6. Recolher e avaliar feedbacks

O objetivo desta etapa é saber a opinião de quem já trabalhou com o parceiro comercial que você pretende contratar e ter esse ponto de vista.

Algumas fontes de captação de feedbacks são:

  • redes sociais;

  • sites de reclamação;

  • avaliação nas plataformas dos fornecedores;

  • depoimentos de clientes;

  • reportagens de participação em eventos;

  • comentários em blogs e fóruns especializados.

7. Garantir o monitoramento contínuo

Já comentamos, mas é importante repetirmos: não se deve realizar o Know Your Partner (KYP) somente na etapa de contratação. Para evitar surpresas desagradáveis, problemas e desentendimentos, é essencial monitorar continuamente os seus parceiros.

Uma forma de garantir essa constância é por meio de análise de desempenho periódicas. Assim, você reavalia o atendimento dos critérios estabelecidos anteriormente e confirma se os contratados continuam ou não a cumpri-los

Temos um artigo que ajudará você nessa atividade, confira! “Como fazer avaliação de fornecedores: 5 passos principais!” 

Como conhecer seu parceiro de fornecimento?

Assim como comentamos logo na abertura, não tem como falar sobre conhecer o parceiro de negócio sem pensar na gestão de fornecedores, concorda?

A partir desse ponto de vista, a melhor forma de levantar todas as informações necessárias para confirmar a idoneidade de empresas que pretende trazer, ou que já estão na sua cadeia de suprimentos, é contar com a ajuda de um software específico para esse tipo de gerenciamento.

O sistema da Linkana ajuda você e seu time de compras e procurement a analisar e homologar fornecedores em poucos segundos, e não mais em semanas.

Com funcionalidades como o Perfil Universal de Fornecedores e o Linkana Supplier Rating com informações padronizadas de cadastro, risco, ESG e D&I, você toma decisões de fornecimento da mesma forma que fazem as maiores corporações do Brasil!

Descubra, nesta demonstração, como funciona o SRM da Linkana!

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Nossa solução já é utilizada pelos maiores compradores do Brasil, como Raízen, BASF, Nivea, Johnson & Johnson, Suzano, Nubank, XP e Mondelez.

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Nossa solução se destaca das outras disponíveis no mercado, pois é:

  • MODERNA → Utilize uma ferramenta de qualidade e que realmente funciona. A Linkana foi feita para seus fornecedores e gestores, com automações em todo o processo e uma experiência de usuário incomparável com a que você vê em nossos concorrentes.

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Agende agora uma demonstração e confira, na prática, como o sistema da Linkana ajuda no Know Your Partner (KYP) da sua empresa, a protegê-la de problemas reputacionais e a prevenir associações com fornecedores que comprometem o crescimento.

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