Avaliação de fornecedores hospitalares: qual a importância e como funciona?

Um hospital é, para todos os efeitos, como uma empresa prestadora de serviços de saúde. Como em outras empresas do gênero, a qualidade dos serviços prestados depende de uma gestão de suprimentos que faça bom uso da verba disponível e respeite um exigente padrão.

Aqui entra a avaliação de fornecedores hospitalares. Uma área que requer um alto nível de especialização para que se possa garantir o retorno do investimento financeiro e, acima de tudo, a saúde dos pacientes através do uso de medicamentos e insumos com total eficiência.

Em períodos de alta demanda por insumos médicos, a gestão de suprimentos deve elevar sua atenção aos processos de qualificação de fornecedores de medicamentos e suprimentos hospitalares. Caso contrário, o risco de fraudes, o desperdício de recursos ou mesmo a falta de estoque de um medicamento essencial pode trazer consequências gravíssimas.

Veja neste artigo como funciona a logística hospitalar, como o compliance se faz presente na área da saúde e entenda a importância da avaliação de fornecedores hospitalares para o bem-estar do hospital, equipe médica e seus pacientes.

Importância da logística hospitalar

A especialidade de um hospital é a saúde, como é de se esperar. No entanto, essas instituições dependem de uma gestão administrativa inteligente para utilizar os recursos disponíveis com máxima qualidade e eficiência.

Assim como diferentes especialidades médicas são necessárias para tratar uma variedade de doenças, para o bem dos hospitais, também se faz necessário uma visão específica para a gestão de recursos, onde entra a logística hospitalar.

Todo insumo, nesse caso os medicamentos e equipamentos hospitalares, têm uma jornada logística desde a sua produção até a aplicação no tratamento de um paciente. 

Fonte: https://pt.slideshare.net/guilhermekunzler/qualificao-de-fornecedores-em-farmcia-hospitalar 

Considerando esse fator, otimizar a logística de suprimentos hospitalares traz resultados benéficos até mesmo para a segurança dos pacientes. Como podemos observar no vídeo a seguir:

Por que fazer a avaliação de fornecedores hospitalares?

Para atingir um alto nível de qualidade e obter o retorno sobre investimento na aquisição de suprimentos médicos, a avaliação de fornecedores hospitalares deve ser uma constante. 

Considerando um hospital como uma prestadora de serviços multifacetada, é preciso gerir as necessidades de todas essas áreas e certificar-se que elas estão sendo atendidas da melhor forma possível.

Em geral, a avaliação de fornecedores hospitalares é responsável por garantir o cumprimento dos contratos de fornecimento, bem como acompanhar o aproveitamento dos pedidos, padrão de qualidade e conformidade com as regras da ANVISA e da Vigilância Sanitária, que fiscalizam o setor.

Basicamente, os princípios do compliance e governança corporativa também estão presentes nessas instituições. É preciso alinhar as expectativas de lucratividade dos stakeholders, ao mesmo tempo que garante o melhor tratamento possível aos seus pacientes e cumpre as exigências dos órgãos de fiscalização.

Como há uma relação de compra, é preciso ficar atento também à questão de fraudes nos pedidos de suprimentos. Escândalos envolvendo o desvio de recursos para compra de insumos da saúde sempre nos lembram que nenhuma área está fora do alcance de pessoas má-intencionadas. 

Resumidamente, a avaliação de fornecedores hospitalares tem os seguintes objetivos:

  • Atuação em conformidade às exigências da Vigilância Sanitária, ANVISA e demais órgãos fiscalizadores;
  • Levantamento de necessidades de suprimentos hospitalares;
  • Avaliação das ordens de pedidos;
  • Homologação de fornecedores qualificados;
  • Acompanhamento de desempenho e aproveitamento dos fornecedores a cada pedido entregue;
  • Manutenção de padrão de qualidade de medicamentos e insumos adquiridos;
  • Combate ao desperdício;
  • Implantação e fiscalização de processos específicos à logística hospitalar;
  • Desenvolvimento de melhorias aos processos com base nos relatórios de desempenho.

Custos sobre aquisição de suprimentos representam até 40% dos gastos de uma instituição hospitalar. Garantir que os fornecedores de insumos médicos oferecem qualidade e agregam valor ao processo é uma tarefa importantíssima para cortar gastos, otimizar lucro e promover a saúde dos pacientes.

Critérios de avaliação para fornecedores hospitalares

Inteligência logística, realização de pedidos, cálculo de ressuprimento e o desempenho de fornecedores são fatores extremamente complexos no ramo hospitalar. Isso ocorre por conta das variáveis que afetam a qualidade e o aproveitamento ideal dos insumos. Nessa lista, podemos citar:

  • Validade dos medicamentos: os prazos de validade de medicamentos costuma ser curto, o que pode afetar o aproveitamento dos mesmos;
  • Condições de armazenamento: para manter a qualidade dos medicamentos, é comum a necessidade de armazenamento especial para conservar o composto;
  • Rastreabilidade: medicamentos controlados precisam manter o registro de toda sua jornada para garantir o uso adequado sob prescrição;
  • Dosagem e apresentação: é preciso garantir a dosagem adequada de medicamentos e a apresentação adequada para cada tratamento administrado;
  • Segurança contra furtos: é importante evitar desvios e furtos desses recursos, uma vez que a falta de controle pode facilitar essas práticas nocivas.

Dessa forma, ao considerar todas as variáveis para desenvolver uma cadeia de suprimentos hospitalares eficiente, o próximo passo é definir os critérios de avaliação de fornecedores para certificar que essas parcerias seguem exigências legais e agregam benefícios para o hospital.

Nesse contexto, temos os seguintes parâmetros:

Certificações junto aos órgãos de fiscalização

Conforme mencionado, a ANVISA e a Vigilância Sanitária fiscalizam as instituições de saúde para garantir a segurança e a saúde dos colaboradores e pacientes. O mesmo vale para os laboratórios, distribuidores e fabricantes de insumos hospitalares.

Ao exigir a apresentação de certificações emitidas por esses órgãos de fiscalização, é possível que a avaliação de fornecedores hospitalares combata com eficiência o risco de contaminação e danos à saúde de seus pacientes e profissionais em qualquer nível hierárquico.

Dados de compliance

Dependendo da área do fornecedor, diferentes comprovações de compliance se fazem necessárias. É o caso do compliance fiscal, tributário, financeiro e até mesmo do compliance trabalhista, já que a manipulação de produtos químicos exige o cumprimento de medidas de proteção contra insalubridade.

Também é relevante citar que, além de conhecer os gestores responsáveis por um laboratório, por exemplo, é preciso verificar quem é o profissional de saúde responsável pela fiscalização interna. 

Cadeia logística eficiente

A capacidade logística de um fornecedor sempre deve ser checada e, devido às particularidades de validade, armazenamento e rastreabilidade de medicamentos, ela ganha ainda mais importância na avaliação de fornecedores hospitalares.

O fornecedor precisa ser ágil, eficiente, entregar exatamente o que se pede e sob as condições ideais de conservação.

Comprovação de eficácia do tratamento

Todo medicamento passa por um meticuloso processo para sua aprovação. Os laboratórios precisam comprovar a segurança e eficácia do medicamento ou insumo para os tratamentos aos quais eles são direcionados e isso deve ser verificado na avaliação de fornecedores hospitalares.

Índices de desempenho de fornecedores

Assim como KPI para compras são indicadores essenciais para qualquer formato de aquisição de suprimentos, ficar atento aos índices de desempenho dos fornecedores hospitalares garante a eficiência e o cumprimento da demanda apresentada.

Identificar índice de qualidade, fator de aproveitamento, lead time e outros critérios se torna cada vez mais importante.

Consequências de não fazer a avaliação de fornecedores hospitalares

Em momentos de alta demanda por insumos hospitalares, bons fornecedores podem garantir o atendimento das necessidades e o melhor tratamento para os pacientes. Como exemplo disso, temos a pandemia, que elevou e provocou escassez de diversos suprimentos, incluindo máscaras e luvas cirúrgicas.

Obviamente, situações como essa são extremas. Mesmo assim, a avaliação de fornecedores hospitalares tem como obrigação combater sua ocorrência e impacto, além de promover melhorias e trazer soluções eficientes em eventos dessa natureza.

A consequência de não realizar a avaliação de fornecedores hospitalares é muito mais grave do que um prejuízo financeiro, uma vez que negligenciar essa ação traz riscos à saúde e à vida de pacientes e profissionais de saúde.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.