Análise de propostas de fornecedores: como realizar?

A análise de propostas de fornecedores consiste em avaliar e comparar diferentes ofertas de abastecimento e prestação de serviços, a fim de encontrar a que oferece o melhor custo-benefício e que atenda aos requisitos essenciais para um negócio se tornar um parceiro comercial da sua empresa.

Trata-se de um documento que o fornecedor em potencial envia com informações essenciais para a tomada de decisão de contratação, como preço, condições de pagamento, prazos de entrega e garantias.

Avaliar e comparar criteriosamente esses dados é fundamental para encontrar o parceiro de abastecimento certo, aquele que trabalha alinhado com os padrões de qualidade da sua companhia, a um bom custo e sem comprometer a qualidade e a conformidade.

Veja, neste artigo, a importância da análise de propostas de fornecedores, o que deve constar nesse documento e dicas para realizar uma avaliação eficiente!

Qual a importância da análise de propostas de fornecedor?

A análise de propostas de fornecedores é importante para assegurar a contratação de parceiros de abastecimento e prestadores de serviços terceirizados compatíveis com os principais requisitos para o bom funcionamento da supply chain de uma empresa.

Por meio da avaliação desse tipo de documento, os gestores e sua equipe têm a chance de decidir qual a melhor opção a partir de diferentes critérios, como:

• qualidade e conformidade;

• custo-benefício;

• capacidade de atendimento do futuro contratado;

• nível de atendimento de valores e políticas internas.

Além disso, a análise de fornecedores, quando realizada com precisão, gera para o negócio diversas vantagens, por exemplo:

• economia de recursos financeiros;

• relação de trabalho muito mais eficaz;

• aumento da qualidade dos produtos/serviços que a empresa vende aos clientes finais;

• mitigação de riscos, a exemplo do reputacional e de desabastecimento;

• garantia de conformidade com leis, normas e regulamentos gerais e específicos do setor;

• aprimoramento da eficiência operacional;

• transparência no processo de seleção;

• formação de parcerias estratégicas desde os primeiros contatos.

Dica de leitura: “9 dicas para criar um relacionamento com fornecedores críticos”

O que deve conter numa proposta de fornecimento?

Saber o que deve conter numa proposta de fornecimento é o primeiro passo para obter benefícios com os que citamos.

Portanto, tenha em mente que um contrato de fornecimento vantajoso é precedido de um documento que apresenta as seguintes ofertas e informações:

• dados completos do fornecedor, como endereço, telefone de contato, e-mail e responsável;

• descrição detalhada do produto ou serviço;

• preço unitário e total;

• prazo de entrega;

• condições de transporte e logística;

• garantias e políticas de troca e devolução;

• especificações técnicas e normativas (conforme a natureza do abastecimento);

• termos, condições, formas e meios de pagamento.

Quanto mais detalhada a proposta de fornecimento, melhor para os gestores e o time de compras e procurement compararem as diferentes opções e mais embasamento têm para tomar a decisão de contratação.

Como avaliar propostas de fornecedores? Passo a passo!

Este é um ótimo exemplo de passo a passo de como avaliar propostas de fornecedores de maneira eficiente. Confira!

1. Defina os critérios de avaliação

Identifique os critérios de contratação mais importantes para a sua empresa a partir das necessidades de abastecimento e modelo de negócio. Alinhe esses parâmetros às questões de conformidade, como leis, normas e regulamentos.

2. Determine um prazo para envio do documento

Estabeleça um prazo para os potenciais fornecedores enviarem a proposta. Assim, fica mais fácil compará-las, pois estarão disponíveis para o seu time na mesma data. Inclusive, o não cumprimento desse limite vale como um critério eliminatório, a depender dos critérios de aprovação da sua empresa.

3. Compare os mesmos parâmetros

Significa comparar, por exemplo, preço com preço, condição de pagamento com condição de pagamento, prazo de entrega com prazo de entrega entre dois ou mais fornecedores.

Trabalhar dessa forma — e não a partir de uma visão geral — garante uma comparação justa entre os fornecedores, além de facilitar a identificação da melhor proposta de fornecimento.

4. Analise a conformidade

Pondere sobre como cada um dos itens do documento afeta o compliance do seu negócio. Um preço muito abaixo do praticado no mercado, por exemplo, pode ter relação com o descumprimento de alguma lei, a exemplo das trabalhistas e fiscais.

5. Considere o pós-venda

A análise de propostas de fornecedores também precisa mirar no pós-venda e verificar o que a empresa fornecedora oferece após a assinatura do contrato.

Garantia estendida, assistência técnica, serviços de manutenção e suporte 24 horas são alguns exemplos de diferenciais com potencial para influenciar a tomada de decisão.

7 dicas para uma avaliação de fornecedores eficiente

Aprimore a avaliação de fornecedores da sua empresa com estas dicas:

1. utilize uma matriz de pontuação para comparar propostas: a exemplo de uma voltada para análise custo-benefício, impacto e risco;

2. considere o custo total de propriedade (TCO): métrica que considera todos os custos associados a um produto ou serviço, como transporte, armazenamento e manutenção;

3. verifique a reputação e experiência do fornecedor no mercado: por meio do levantamento de cases e do feedback de clientes anteriores, por exemplo;

4. avalie a flexibilidade e adaptabilidade da empresa fornecedora: a partir de perguntas diretas após o recebimento da proposta de fornecimento;

5. solicite amostras ou testes de produtos/serviços: para confirmar medidas, especificações e qualidade antes de enviar o pedido em escala;

6. atente-se às "letras miúdas" do contrato de fornecimento: como cláusulas de penalidades, condições de pagamento ocultas ou prazos de entrega não claros;

7. utilize um software de gestão de fornecedores: a fim de centralizar todas as informações relacionadas aos fornecedores, a exemplo de histórico, contratos e desempenho, automatizar diferentes tarefas e diminuir os erros.