Certidões automatizadas: conheça os tipos e entenda como funciona a emissão

Certidões automatizadas são documentos emitidos por um órgão ou serviço que comprovam a veracidade das informações de uma empresa de forma online. De modo geral, elas contribuem para evitar contratos com pessoas jurídicas não legalizadas ou fraudulentas.

Você, como empresário, sabe como é importante ter o máximo de informações antes de fazer uma parceria com um possível fornecedor, não é verdade? 

Pois é, todo cuidado é pouco na hora de criar um vínculo, e saber consultar o histórico da organização e emitir documentos registrados são duas práticas essenciais, uma vez que elas também fortalecem a reputação e diminuem a possibilidade de perdas de lucros.

Mas quais são as certidões automatizadas do mercado? E por onde elas podem ser adquiridas?

Ao longo deste artigo vamos explicar como automatizar emissões de certidões de um jeito fácil e prático. Continue com a gente! 

Por que obter as certidões automatizadas?

Manter a regularidade de uma empresa é um assunto que merece atenção, pois se houver algum erro no pagamento de impostos ou no envio de documentações, você poderá sair prejudicado.

Esses documentos são uma forma das empresas provar:

  • a regularidade dos tributos e obrigações fiscais;
  • suas pendências ou não em órgãos públicos;
  • que não respondem processos civis, criminais ou federais;
  • que estão autorizadas para fazer algum serviço ou retomar um paralisado.

Quais as vantagens de utilizar o controle automático?

Um de seus principais benefícios é preservar a tranquilidade de estar em dia com as obrigações fiscais, evitando autuações ao efetivar contratos com clientes ou fornecedores em situação de risco. 

Além do mais, sem a automação, obter a certidão se torna um processo árduo e longo.

Principais tipos de certidões automatizadas

Cadastro na Anvisa 

Ao entrar no mundo dos negócios, é fundamental que as empresas estejam cadastradas em algum órgão regulatório para confirmar sua aptidão.

Este é o caso de organizações que trabalham no segmento de saúde, como, por exemplo, estabelecimentos que produzem ou fornecem alimentos para outras redes de alimentos. Empresas desse tipo devem, por sua vez,  ter o licenciamento da Anvisa.

De acordo com a RDC 36/2013 do Ministério da Saúde, a documentação serve para o controle do Plano de Segurança do Paciente em Serviços de Saúde.

O Ministério informa que a resolução se aplica aos serviços de saúde, sejam públicos, privados, filantrópicos, civis ou militares, incluindo aqueles que exercem ações de ensino e pesquisa.

Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Ato de Improbidade Administrativa (CNIA) 

O Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Ato de Improbidade Administrativa (CNIA) é uma ferramenta automatizada que permite o controle dos atos da Administração que causam danos patrimoniais ou morais ao Estado.

Basicamente, o CNIA reúne as informações do Poder Judiciário sobre pessoas físicas e jurídicas condenadas por atos de improbidade no Brasil e por atos que ocasionem a inelegibilidade do réu. As normas seguem as respectivas leis 8.429, de 2 de junho de 1992 e nº 64, de 18 de maio de 1990.

A Certidão Negativa do CNIA – CNJ mostra apenas se há registros de condenação com trânsito em julgado ou sanção ativa quanto ao CNPJ selecionado até o momento de sua emissão.

Cadastro Técnico Federal (CTF) – IBAMA

Atividades relacionadas ao uso de recursos naturais também necessitam de autorização para o próprio funcionamento. Neste caso, quem permite é o Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (Ibama).

Desse modo, o CTF visa controlar e monitorar atividades com alto potencial de poluição.

Sendo assim, é fundamental o consentimento para todas as pessoas físicas e jurídicas que realizam atividades passíveis de controle ambiental (CTF/APP). 

A norma também se restringe a quem se dedica à consultoria técnica sobre problemas ecológicos e ambientais e à indústria e comércio de equipamentos, aparelhos e instrumentos (CTF/AIDA).

Certificado de Regularidade do FGTS 

Em busca de um documento que comprove o pagamento das contribuições fiscais por parte dos empregadores? Então você deve recorrer ao Certificado de Regularidade do FGTS – CRF.

Também conhecido como Certidão Negativa do FGTS, o registro é obrigatório para quem deseja participar de licitações públicas e outras situações específicas nas Leis 8.036/90 e 9.012/95.

Vale ressaltar que a regularidade do FGTS não depende somente do cumprimento das obrigações, mas também do pagamento das contribuições sociais previstas na Lei Complementar nº. 110/2001 e de empréstimos lastreados com recursos do Fundo de Garantia.

Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União

Também conhecido como Certidão Negativa de Débitos (CND) Receita Federal, esse documento atesta a licitude da empresa com os tributos cobrados pela União, como o PIS, a COFINS, o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Desde setembro de 2014, o CND também atesta as contribuições previdenciárias, também conhecidas como CND INSS ou certidão previdenciária.

Certidão Conjunta de Débitos de Tributos Mobiliários de SP – CND Municipal 

Certidão Conjunta de Débitos de Tributos Mobiliários ou Certidão de Conjunta de Tributos Municipal foi criada para avaliar se determinada empresa tem ou não débitos perante ao Fisco Municipal, neste caso, referente ao município de São Paulo.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

A CND trabalhista ou Certidão Negativa do Trabalho foi instituída pela Lei 12.440/2011 com o intuito de validar os pagamentos e obrigações perante a Justiça do Trabalho.

Isso significa que, caso deseje que sua empresa participe de licitações e contratações com a Administração Pública, você deve adquirir o documento em mãos.

Quer saber mais como funciona a CND? Assista ao vídeo abaixo realizado pelo Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região do Rio Grande do Sul:

Comprovante – Sanções (CEIS, CNEP, CEPIM, CEAF e Acordos de Leniência) 

O Comprovante de Sanções prova se uma empresa está agindo com responsabilidades às normas instituídas. Em caso de irregularidades, ela pode ser suspensa de suas atividades.

Esse enquadramento se deve à Controladoria-Geral da União (CGU), que valoriza a transparência como melhor forma de acabar com a corrupção.

Nesse sentido, é possível ter a comprovação da legalidade de pessoas jurídicas de acordo com os seguintes serviços:

  • CEIS – Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS): apresenta a relação de pessoas físicas e jurídicas impedidas de licitar com a Administração Pública;
  • CNEP – Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CNEP): mostra a relação de empresas que sofreram qualquer das punições previstas na Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção);
  • CEPIM – Cadastro de Entidades Privadas Sem Fins Lucrativos Impedidas (CEPIM): apresenta a relação de entidades privadas sem fins lucrativos impedidas de construir novos contratos;
  • CEAF – Cadastro de Expulsões da Administração Federal (CEAF): banco de dados que reúne informações sobre servidores civis punidos com demissão, destituição ou cassação de aposentadoria;
  • Acordos de Leniência – acordos que contribuem para o desmantelamento de redes de corrupção.

Saiba mais: Risco regulatório: o que é, como funciona e como prevenir

Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral do CNPJ

Um dos documentos mais importantes para o registro de pessoas jurídicas, o Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral do CNPJ, também conhecido como Cartão CNPJ, aponta as informações cadastrais de empresas e outras entidades, de interesse das administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.

Ao utilizar o serviço de Consulta CNPJ Linkana você pode obter dados, como o número de inscrição, data de abertura, CNAE, endereço e a situação cadastral, além de saber se a empresa está ativa, suspensa, inapta, baixada ou nula.

Registro Nacional de Transportes Rodoviários de Cargas 

O Registro Nacional de Transportes Rodoviários de Carga (RNTRC) é um documento obrigatório aos prestadores de serviço de transporte rodoviário de cargas.

Esse comprovante é inspecionado pelos fiscais da ANTT e pela Polícia Rodoviária Federal nas rodovias federais do País.

Neste caso, empresas transportadoras de cargas, sejam cooperativas ou autônomas, devem seguir as normas determinadas pela ANTT. 

Caso elas não possuam o certificado ou encontrem-se com o registro irregular, serão impedidas de exercer suas funções, com possibilidade de pagamento de multas e sanções.

Sintegra

Popularmente conhecido como Sintegra, o Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços, concentra todos os dados dos contribuintes e realiza a comunicação para os fiscos de cada região do País.

Por meio dele, o contribuinte de ICMS pode emitir notas fiscais para comercializar mercadorias de maneira interestadual.

Leia também: Como consultar certidões negativas?

Outros tipos de certidões automatizadas

  • Boa Vista – precursora do Cadastro Positivo, reúne informações sobre o histórico de pagamento, tornando a análise de crédito mais acessível;
  • SIAF – sistema informatizado que controla a execução dos órgãos da Administração Pública Direta federal, das autarquias, fundações e empresas públicas federais e das sociedades de economia mista contempladas no Orçamento Fiscal e/ou no Orçamento da Seguridade Social da União;
  • SIAC – sistema de certificação de gestão da qualidade voltado exclusivamente para construtoras, serve também como pré-requisito para as que desejam construir unidades habitacionais com verba do Governo Federal;
  • Certidão Negativa de Débitos do IBAMA – documento que informa se o indivíduo está em dia com suas obrigações referentes ao controle e fiscalização do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais – IBAMA;
  • Certidão de Débitos de Autuações Trabalhistas – aponta se o empregador possui ou não débitos referentes a possíveis autuações trabalhistas;
  • CNES – o Ministério da Saúde usa o serviço para descobrir informações sobre consultórios, clínicas e hospitais de todo o País;
  • CPFL – certidão que aponta os principais processos de pessoas envolvidas em improbidade administrativa e corrupção. Serviço importante para a homologação de fornecedores na base da Linkana;
  • CDA – a Certidão Negativa de Débitos inscritos na Dívida Ativa confirma a existência de débitos da Fazenda Estadual já inscritos em dívida ativa, isto é, que já passou pelo prazo fixado por lei ou por decisão em processo administrativo regular;
  • CND – Certidão Negativa de Débitos Tributários Não Inscritos do Estado – este atestado comprova a existência, ou não, de débitos junto à Secretaria da Fazenda do Estado em relação aos tributos ainda não inscritos para cobrança;
  • Escavador – trata-se de uma consulta individualizada da quantidade de ações trabalhistas que uma empresa possui em cada Tribunal Regional do Trabalho;
  • Consulta de protestos – é a pesquisa de um ato que se prova a inadimplência e o descumprimento da obrigação originada em títulos ou documentos de dívidas;
  • Mídias negativas – é um formulário a partir da pesquisa do nome da empresa e palavras-chave negativas relacionadas ao nome do fornecedor buscado.

Encontre o CNPJ e mais 10 outros dados de fornecedores em segundos

CNPJ, Certidões, consulta do CEIS e do CEPIM e outros dados na ferramenta completa Consulta CNPJ da Linkana.

Como automatizar emissões de certidões? 

Na maioria das situações, a Linkana pode ajudá-lo a obter essas certificações e deixá-lo mais preparado para contratar profissionais legalizados. O nosso software indica se a empresa está pendente ou não, como no caso das Mídias Negativas.

As certidões automatizadas emitidas pela Linkana otimizam todos os dados em um único lugar de acordo com o tipo de busca. Elas servem para você ficar atento ao indicar uma parceria com os fornecedores, evitando então riscos que podem surgir ao longo do caminho.

A propósito, a Linkana automatiza toda a parte de compliance, governança e cadastro de terceiros, mitigando esses riscos por meio da emissão automatizada de certidões e consultas públicas, além de simplificar a troca de documentos e informações com o fornecedor.

A análise é feita em segundos e você terá a certeza de que estará fazendo a contratação correta.

E para você entender mais sobre a qualidade do nosso serviço, a Linkana é o primeiro e maior software de gestão de fornecedores em rede, que otimiza o sourcing, onboarding e análise de spend com uma base de dados unificada de perfis de fornecedores certificados para cadastro, risco, qualidade e diversidade.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.

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