A XP Inc, uma das maiores instituições financeiras do Brasil e recentemente listada entre as Top 5 empresas mais valiosas do país, compartilhou no Fórum de Compras 2024 como a Linkana revolucionou seu processo de homologação e gestão de fornecedores.

A palestra, conduzida por Letícia Bastos, Coordenadora de Compras na XP Investimentos, mostrou os desafios enfrentados, os resultados conquistados e os próximos passos dessa parceria de sucesso.

O desafio: um processo manual e oneroso

Antes da implementação da Linkana, a XP lidava com:

• Base de 5 mil fornecedores e cerca de 80 novos cadastros por mês;

• Processo de homologação altamente manual, com consultas em múltiplos bureaus e salvamento de relatórios em pastas internas;

• Falta de padronização e rastreabilidade das informações;

• Elevado consumo de tempo: 30 a 45 minutos por homologação em média;

• Riscos de inconsistência, perda de dados e dificuldade na comunicação com fornecedores.

Mesmo com um motor de decisão parcial implementado em 2021, os ganhos foram limitados e não atendiam às melhores práticas de mercado.

O divisor de águas: a chegada da Linkana

Em 2022, a XP adotou a Linkana como sua plataforma central de homologação de fornecedores, integrando-a ao seu ecossistema tecnológico (COUPA e ERP). Essa mudança foi marcada por dois grandes desafios:

1. Integração com o Serasa: inclusão do score do Serasa dentro do score consolidado do Linkana;

2. Integração de três sistemas (COUPA, Linkana e ERP): padronização de dados e automação de todo o fluxo de cadastro e homologação.

Superados esses obstáculos, a XP conseguiu automatizar a homologação e seguir padrões de mercado, resultando em ganhos expressivos de eficiência e qualidade.

Resultados concretos

Após a implementação, a XP alcançou:

• Redução do tempo de homologação: de 30–45 minutos para apenas 10–15 minutos;

• Aumento da produtividade e redução de erros manuais;

• Processo 100% auditável: documentos e históricos centralizados na plataforma;

• Maior governança e mitigação de riscos, com acesso a múltiplas fontes de dados e monitoramento automático;

• Melhoria na comunicação com fornecedores, com registros centralizados e interface amigável;

• Redução de fraudes com a validação automatizada de dados bancários via microdepósito;

• ESG Rating integrado, fornecendo insights nativos sobre critérios socioambientais dos fornecedores.

Benefícios adicionais para as áreas internas

Além das melhorias operacionais, áreas como compliance, riscos e contas a pagar relataram:

• Diminuição de devoluções de pagamento;

• Mais facilidade na análise de documentação;

• Redução de riscos e maior segurança nos processos.

Próximos passos: evolução contínua

Mesmo com os avanços, a XP segue investindo em melhorias com a Linkana:

• Avaliação de performance de fornecedores: uso de formulários personalizados por categoria, com apoio de stakeholders;

• Matriz de riscos aprimorada, com base na metodologia Kraljic, para priorizar fornecedores críticos e agilizar processos de baixo risco;

• Integração total das áreas parceiras dentro da plataforma, unificando fluxos de compliance e auditoria em um único ambiente.

Segundo Letícia Bastos:

“A chegada do Linkana foi o nosso divisor de águas. Transformamos nossa eficiência operacional, elevamos a qualidade do serviço e hoje temos uma gestão de fornecedores muito mais robusta, auditável e alinhada às melhores práticas de mercado.”

Conclusão

O case da XP Inc demonstra como a digitalização e automação da gestão de fornecedores podem gerar ganhos expressivos em produtividade, segurança, governança e colaboração com fornecedores.

Com a parceria entre XP e Linkana, a homologação deixou de ser um gargalo operacional e passou a ser um diferencial estratégico para a companhia.