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RPA: o que é? Saiba como potencializar a tecnologia no processo de compras

Written byLeo Cavalcanti

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June 16, 2022

June 16, 2022

June 16, 2022

Entender o que é RPA (Robotic Process Automation) pode ser transformador para uma empresa que deseja usar a tecnologia a seu favor visando ampliar os negócios.

Em suma, RPA é uma espécie de “robô” propício para executar tarefas completas ou parciais com ouso de tecnologias. Acompanhado da Inteligência Artificial (IA), o RPA (automação) é um mecanismo funcional para atender as demandas das empresas com agilidade.

Quando se trata do setor de compras, é imprescindível avaliar que esse é um setor cujas operações manuais são demoradas e propensas a erros, justamente porque envolve alto volume de transações e investimento de dinheiro.

Utilizar um sistema automotivo como o RPA tende a eliminar os processos mais demorados, tornando-se um caminho ideal para fortalecer a relação do cliente e dos fornecedores.

Ao longo deste artigo vamos explicar como funciona um sistema RPA e qual a importância direta para o setor de compras. Acompanhe a gente e boa leitura!

RPA: o que é?

RPA é um sistema tecnológico que visa automatizar processos corporativos utilizando ferramentas para cumprir tarefas, facilitando transações e buscando melhorar a comunicação da empresa com outros sistemas. 

De acordo uma pesquisa feita pela Gartner, consultoria de tendência tecnológica, até 2024 as organizações vão poupar 30% dos custos operacionais com a adoção da automação.

Entre vários benefícios, o RPA permite que os funcionários possam se dedicar com mais tempo a outras atividades, o que leva ao aumento da produtividade e de respostas para os negócios.

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RPA e IA são a mesma coisa?

Embora confundidos em determinadas situações, o RPA e a IA são coisas diferentes.

Um sistema RPA automatiza funções repetitivas, de caráter operacional e normalmente sem alterações. Quando, por exemplo, o serviço precisa realizar alterações, provavelmente o software do RPA deverá ser atualizado para acompanhar o processo.

Já o IA é uma tecnologia com maior “poder de decisão própria”, ou seja, ela toma atitudes ou previsões baseadas em normas escritas, ou por padrões numéricos e aprendizados com decisões anteriores.

Juntos, o RPA e o IA conseguem combinar tecnologias e ferramentas digitais para automatizar processos.

Como funciona o RPA em compras?

Um sistema de RPA voltado para compras pode ser útil para diminuir as despesas operacionais, aumentar a produtividade da empresa, como também distribuir as tarefas de acordo com os profissionais, sem sobrecarregar nenhuma equipe.

Em parceria com o IA, o RPA possibilita que os profissionais de compras tenham acesso aos dados mais estratégicos. Nesse caso, essas informações são coletadas, extraídas ou analisadas, utilizando o RPA e o IA em conjunto.

Além do mais, as requisições encaminhadas para compradores, aprovadores e fornecedores podem acelerar os processos.

O RPA em compras também facilita os serviços burocráticos, como o armazenamento de enormes volumes de papel, melhorando o monitoramento de gastos, prevendo comportamentos suspeitos ou de necessidades futuras.

Portanto, o RPA provoca uma mudança brusca na forma como as empresas de compras se preparam para o futuro tecnológico.

Onde o RPA pode ser aplicado?

Além das funções e das vantagens que citamos até agora, o sistema RPA pode ser útil nas seguintes funções:

  • cobrança de fornecedores;

  • monitoramento de tarefas;

  • envio de notificações;

  • análise de riscos;

  • processamento de pedidos;

  • atualização de dados e documentos de perfis de fornecedores;

  • análise de informações e geração de insights de tomada de decisões;

Isso significa que o RPA pode ser aplicado em todos os segmentos de uma empresa, pois a tecnologia é democrática pronta para atender qualquer tamanho de uma companhia.

Qual a importância de ter um RPA em compras eficiente?

Como podemos perceber, o RPA é uma tecnologia importante para o processo de compras, prevendo uma conduta adequada para cada situação.

O aumento da produtividade é uma das grandes vantagens, uma vez que tarefas agora  consideradas demoradas são encarregadas por um robô. Isso se refere desde o preenchimento de planilhas ao atendimento de clientes.

A precisão também é um ponto eficaz, pois a qualidade e a pontualidade das entregas impactam na satisfação dos clientes.

Sem contar que o RPA diminui os custos de uma empresa. Se até então você pensava em contratar mais pessoas para realizar as tarefas, a tecnologia assume parte das responsabilidades, gerando menos custos operacionais.

Além do mais, com o Robotic Process Automation, você não se preocupa com a homologação de fornecedores. Sabe por quê?

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