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Requisição de compra x ordem de compra: quais as diferenças?

Written byLeo Cavalcanti

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December 26, 2023

December 26, 2023

December 26, 2023

Requisição de compra e ordem de compra são documentos que têm como principais diferenças a origem de emissão, o destino, o enquadramento legal, a necessidade ou não de aprovação, as informações inseridas e a etapa em que estão no processo de aquisição de um produto ou contratação de serviço.

Apesar desses diferenciais, ambos têm um ponto em comum: são fundamentais para garantir um fluxo de compra organizado e preciso.

Isso acontece porque a requisição de compra é o pedido interno, feito por um departamento da empresa que precisa de algum insumo ou serviço para dar continuidade às atividades corporativas.

Já a ordem de compra surge a partir desse primeiro documento, também é gerado internamente, porém, direcionado para o fornecedor que atenderá à demanda.

Quando bem estruturados e padronizados, eles otimizam os processos de aquisição, evitam erros e melhoram a comunicação com os fornecedores, aprimorando o relacionamento com esse parceiro comercial.

Por motivos como esses é que é tão importante você saber o que é e qual a diferença entre requisição de compra e ordem de compra. É sobre isso que falaremos neste artigo. Então, siga a leitura e confira tudo agora mesmo! 

O que são ordem de compra e requisição de compra?

Requisição de compra e ordem de compra são documentos pertinentes ao fluxo de aquisição de produtos e/ou serviços de uma empresa. São eles que formalizam, interna e externamente, a necessidade de comprar itens para garantir a continuidade das atividades do negócio. 

Para você entender melhor esse conceito, explicaremos separadamente o que são, para que servem e o que devem conter cada um desses registros. Veja!

O que é requisição de compra?

A requisição de compra é um documento interno, utilizado para um departamento solicitar à área de compras e procurement as matérias-primas, insumos, produtos ou serviços que precisa para dar continuidade às operações.

Dependendo do porte e do modo de trabalho da empresa, ele pode ser físico ou digital. Porém, é comum precisar de aprovação para prosseguir, tais como do chefe do setor solicitante ou do departamento financeiro da companhia.

Cada negócio pode usar a padronização que considerar mais adequada para seu fluxo de compras. Entretanto, há algumas informações que são fundamentais estar nesse documento, por exemplo:

  • número da requisição;

  • descrição detalhada do produto ou serviço que precisa ser comprado;

  • quantidade necessária;

  • dados do requisitante;

  • aprovação conforme políticas da empresa.

O que é ordem de compra?

A ordem de compra é um documento legal, emitido pelo departamento de compras e enviado para o fornecedor escolhido para formalizar o pedido de aquisição e dar sequência às tratativas necessárias.

Baseado na requisição de compra, essa ordem deve conter, além das informações que listamos, outras que garantam uma solicitação clara junto a esse parceiro, tais como:

  • data e local de entrega;

  • condições, formas e meios de pagamento;

  • orientações de envio;

  • preços acordados;

  • dados de contato do responsável pela área de compras.

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Quais as diferenças entre ordem e requisição de compra?

As principais diferenças entre requisição de compra e ordem de compra são:

  1. origem;

  2. destinatário;

  3. objetivo;

  4. aprovação;

  5. dados e informações;

  6. legalidade;

  7. etapa de emissão.

1. Origem

Enquanto a requisição de compra é gerada por qualquer setor da empresa, a ordem de compra só pode ser emitida pelo departamento de compras e procurement.

2. Destinatário

A requisição tem como destino a área de compras. Já a ordem é um documento gerado internamente e enviado para o fornecedor escolhido para atender à demanda.

3. Objetivo

O objetivo da requisição é apontar para o setor de compras o que a empresa precisa para continuar suas atividades. A ordem, por sua vez, descreve para o fornecedor quais são esses produtos e/ou serviços.

4. Aprovação

A requisição precisa ser aprovada internamente, antes mesmo de ser enviada para a área de compras, de acordo com o fluxo de aprovação e políticas da empresa. 

A ordem de compras costuma não ter necessidade de aprovação, visto que esse processo já foi feito anteriormente, e pelo fato de ele ser enviada somente para um fornecedor que já foi devidamente qualificado.

Dica de leitura: "Qualificação de fornecedores: passo a passo completo de como realizar!"

5. Dados e informações

Os dados e informações presentes na requisição devem facilitar o fluxo interno, deixando claro para o time de compras o que precisa ser adquirido, quantidade, modelos, entre outras particularidades e características.

Já a ordem de compra precisa garantir uma boa comunicação com o fornecedor e um acordo comercial transparente, a fim de garantir as aquisições certas e evitar atritos, desentendimentos e perdas financeiras.

6. Legalidade

A requisição de compra não tem característica legal, por se tratar de um documento interno. Porém, a ordem de compra, sim, visto que representa um vínculo comercial estabelecido entre contratante e contratado.

7. Etapa de emissão

A requisição é a primeira etapa do processo de compra. É esse documento que dá o "start" para as fases seguintes. Inclusive, é ele que baseia a ordem de compra, que é uma das partes finais dessa jornada, anterior apenas ao recebimento dos itens/serviços adquiridos, conferência e pagamento do fornecedor.

Qual a importância da requisição de compra e ordem de compra?

Requisição de compra e ordem de compra são fundamentais para garantir um bom fluxo de aquisições de matérias-primas, insumos e serviços. São esses documentos que dão as diretrizes necessárias para o time de compras saber o que adquirir, quando e quanto.

Sem esses formulários, esses profissionais podem "se perder" na hora de fazer as compras, adquirindo itens a mais ou a menos, afetando diretamente a produtividade da companhia.

Além disso, a requisição e a ordem de compras asseguram uma comunicação clara entre as partes envolvidas, isso tanto internamente entre os departamentos quanto externamente com o fornecedor.

As 5 melhores práticas em compras para ordens e requisições de compras

Porém, para chegar a todos esses resultados, requisição de compra e ordem de compra devem ser elaboradas e geradas corretamente. 

Para isso, algumas das melhores práticas que você pode adotar na sua empresa, são:

  1. estruturar documentos com informações detalhadas;

  2. revisar os campos de preenchimento periodicamente para se adequar a mudanças no fluxo de compras;

  3. treinar os profissionais para usarem corretamente esses formulários;

  4. pensar em como esses documentos podem melhorar o relacionamento com os fornecedores;

  5. garantir a automação dos processos de compras, começando pela homologação de fornecedores.

Quanto a esse último ponto, a Linkana pode ajudar você, pois somos SRM do futuro!

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