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Automação de contratos de compras: implemente em 5 passos!
A automação de contratos de compras consiste na criação, gestão e armazenamento desses documentos por meio de ferramentas e sistemas que realizam automaticamente esses processos. Isto significa que a tecnologia substitui as tarefas manuais, e essa troca aumenta a eficiência dessas atividades e reduz os erros.
Um controle de contratos eficiente é essencial para todos os negócios, principalmente entre aqueles que contam com vários parceiros comerciais em suas bases.
A automatização desse fluxo possibilita economizar recursos financeiros, garantir a compliance, proteger informações e dados, além de facilitar a rotina dos profissionais responsáveis.
Além disso, o gerenciamento desse importante documento precisa fazer parte de processos de compras automatizados, a fim de otimizar o funcionamento dessa área.
Quer saber como levar a automação de contratos para a rotina de aquisições da sua empresa? Então, siga a leitura deste artigo e confira como implementar essa dinâmica, quais tecnologias usar e as principais vantagens dessa prática.
O que é automação de contratos de compras?
A automação de contratos de compras é uma prática que melhora a elaboração e administração desses documentos ao automatizar tarefas que antes exigiam trabalho manual. Recursos tecnológicos são empregados na criação, controle, distribuição e armazenamento, o que reduz a necessidade de intervenção humana em diversas etapas.
É importante mudar a forma de controle de contratos de compras porque essa atividade não se resume a redigir, colher assinaturas e arquivar esse documento.
Uma gestão de contratos eficiente inclui acompanhar todo o seu ciclo de vida, o que abrange tarefas como:
negociação;
elaboração e revisão da minuta;
criação do documento oficial;
envio de cópias às partes envolvidas na transação comercial;
monitoração da data de vencimento;
arquivo em local adequado (preferencialmente em ambiente digital);
renegociação.
Como você viu, várias atividades cercam um só documento. Agora, replique todas para cada novo contrato que fechar. Há muito a fazer, concorda? Por esse motivo, a automação de contratos de compras se tornou uma verdadeira necessidade para as rotinas empresariais.
Sugestão para você: "Veja nosso modelo de contrato com fornecedores e entenda o que sua empresa precisa garantir nesse documento"
7 benefícios da automação de contratos na área de compras
A automação de contratos de compras proporciona diversas vantagens para o seu negócio e seus parceiros comerciais. Entre as que mais se destacam estão:
eficiência operacional: a tecnologia aumenta a produtividade dos profissionais ao reduzir o tempo gasto para realizar as tarefas;
redução de erros: pelo motivo semelhante, há menos falhas e, consequentemente, menos necessidade de retrabalho;
aumento da transparência: os sistemas facilitam o acompanhamento dos contratos e melhoram a rastreabilidade e visibilidade em todas as etapas, o que já não acontece quando esses documentos são tramitados fisicamente;
garantia de compliance e mitigação de riscos: as revisões automáticas das cláusulas asseguram o cumprimento de leis e normas gerais e específicas do ramo de atuação;
economia de recursos financeiros: a exemplos dos gerados por deslocamentos para recolher assinaturas, ou de postagem de cópias dos contratos às partes envolvidas;
padronização de processos: o que garante que todos os profissionais da área de compras e procurement trabalhem igual;
segurança das informações: essencial para proteger sua empresa e seus fornecedores e atender ao determinado pela LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados.
Entenda mais sobre essa legislação no artigo: "Proteção de dados de empresas: boas práticas para seguir"
Como implementar a automação de contratos de compras? 5 passos!
Estes são os passos principais para implementar a automação de contratos e usufruir dos benefícios que citamos:
levante o fluxo atual de gestão de contratos;
defina o propósito da automação;
encontre ferramentas que atendam às necessidades identificadas;
teste as soluções;
treine o time de compras e procurement.
Veja detalhes de cada um!
1. Levante o fluxo atual de gestão de contratos
O primeiro passo consiste em identificar o caminho percorrido pelos contratos, desde a criação até a renovação, e mapear por quais setores e responsáveis passam, a fim de descobrir em quais etapas cabe a automação. Este também é um bom momento para verificar pontos burocráticos e eliminá-los.
2. Defina o propósito da automação
Por diversos motivos, a automação dos processos de compras e dos contratos pode ser implementada. Alguns exemplos são:
reduzir etapas dos fluxos de aquisição e gestão de documentos;
aumentar a produtividade dos times e deixar os profissionais livres para se dedicarem a tarefas mais estratégicas;
garantir a conformidade e evitar riscos legais.
Você deve definir os objetivos do seu negócio para encontrar a solução certa de automação de processos de compras.
3. Encontre ferramentas que atendam às necessidades identificadas
Um bom exemplo de ferramenta que promove a automação do fluxo desse documento é um sistema próprio de gestão de contrato, integrado a um ERP ou SRM.
ERP é a abreviação de Enterprise Resource Planning. Trata-se de uma solução de gestão empresarial que centraliza e automatiza diversas tarefas, e contempla variados departamentos de uma mesma empresa.
Já SRM é a sigla Supplier Relationship Management, que no nosso idioma significa Gestão de Relacionamento com Fornecedores. Como o nome sugere, consiste em um software específico para gerenciar esses parceiros comerciais.
O SRM inclui atividades como:
homologação;
análise e aprovação de cadastro de fornecedores;
monitoramento de desempenho;
verificação automática de vencimento de certificados e licenças.
A integração de um SRM a um sistema de gestão de contratos facilita a comunicação com o fornecedor, otimiza o início do abastecimento e garante a renovação desse documento no prazo.
Assista a este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, e entenda melhor o que é um SRM.
4. Teste as soluções
Realize testes na ferramenta de automação de contratos de compras após sua escolha. Somente assim garantirá o atendimento do objetivo que você definiu no começo dessa jornada.
Muitos softwares oferecem períodos de teste gratuito ou versão freemium, que é a oferta da solução sem custo, mas com funcionalidades limitadas. Não deixe de usá-las.
5. Treine o time de compras e procurement
O último passo para automatizar contrato de compras consiste em treinar a equipe de compras e procurement para usar a ferramenta corretamente.
A ideia é garantir que os profissionais explorem todo o potencial da solução e a vejam como uma ferramenta de apoio no dia a dia, e não como uma tecnologia implementada para substituí-los.
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Quais tecnologias e ferramentas usar na automação de contratos?
A automação de contrato de compras pode ser feita com ferramentas como ERPs, SRMs e sistemas específicos de gestão de contratos, conforme comentamos.
O ideal é a solução oferecer alerta automático de vencimentos, recolhimento eletrônico de assinatura, armazenamento de documentos centralizado e em nuvem e integração com os sistemas já utilizados.
O SRM da Linkana é facilmente integrado a todos os ERPs, sistemas de compras e de fornecedores. Além de garantir mais velocidade e segurança na criação, atualização e bloqueios de cadastro desses parceiros, essa conexão otimiza a gestão de contratos da sua empresa.
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