Order Management — ou gestão de pedidos — é o processo de rastrear, processar e gerenciar solicitações desde o momento do recebimento até a entrega ao solicitante. Em uma cadeia de suprimentos, consiste em coordenar as etapas que envolvem o atendimento do pedido por parte dos fornecedores para evitar interrupções e desacordos.

Esse fluxo envolve diversas partes e inclui, por exemplo, o envio do pedido à empresa fornecedora, a conferência das matérias-primas, insumos ou serviços, a liberação do pagamento e a administração do relacionamento com o fornecedor em todos os momentos.

Inclusive, o gerenciamento de pedidos impacta diretamente a relação com esses parceiros comerciais, pois abrange questões como cumprimento de prazos, garantia de qualidade e comunicação clara e precisa.

Neste artigo, explicaremos o que é Order Management, a importância para o seu negócio e como a integração entre gerenciamento de pedidos e SRM otimiza essa dinâmica, ajuda a evitar erros e a melhorar os resultados.

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O que é Order Management e qual seu papel na cadeia de suprimentos?

Order Management é um processo de gerenciamento de pedidos que vai desde o momento em que a sua empresa cria essa solicitação até o recebimento correto do item ou serviço. Na cadeia de suprimentos, essa gestão é essencial para evitar interrupções no fluxo de abastecimento e nas atividades do negócio.

Trata-se de um fluxo amplo, que vai além da área de compras e procurement e inclui outros setores do negócio, principalmente financeiro, estoque e logística. O objetivo é garantir o recebimento correto de insumos e serviços, na quantidade, qualidade e prazos acordados com o fornecedor.

Ao gerenciar corretamente os pedidos, consegue-se aumentar a eficiência produtiva, reduzir custos operacionais e melhorar a experiência do cliente final, já que há menos chances de interrupções no ritmo de produção da companhia.

Aqui, é importante destacarmos que Order Management é diferente de um sistema ERP. No caso, o primeiro conceito foca no ciclo de vida do pedido, desde a solicitação até o recebimento, e está diretamente ligado à cadeia de suprimentos e ao relacionamento com os fornecedores.

Já o segundo é mais amplo, envolve outras atividades da empresa, e não somente compras e procurement. Inclui, por exemplo, processos contábeis, de recursos humanos, marketing e vendas.

O ERP pode ser uma ferramenta para melhorar a Order Management, assim como integração entre gerenciamento de pedidos e SRM — Supplier Relationship Management.

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Como a Order Management se conecta ao SRM?

O SRM é um sistema de gestão de relacionamento com fornecedores. A ferramenta centraliza dados, automatiza diversas tarefas, facilita a escolha das empresas fornecedoras ideais para atender a sua empresa e otimiza o acompanhamento do desempenho ao longo da parceria.

Ao conectar a Order Management a um SRM, os gestores e seus times têm uma visão mais ampla do processo e do relacionamento com os parceiros de abastecimento. Conseguem, por exemplo:

• integrar as informações de pedidos;

• acessar dados atualizados;

• acompanhar o desempenho dos fornecedores;

• analisar dados históricos.

Por conta dessa facilidade, é certo dizer que estes são os principais benefícios da integração entre SRM e Order Management:

• redução de erros e retrabalho no processamento de pedidos;

• melhoria na comunicação e colaboração com fornecedores;

• visibilidade total da cadeia de suprimentos para prever riscos;

• acompanhamento de métricas e KPIs de fornecedores com base em dados constantemente atualizados.

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