CTe e MDFe: qual é a diferença entre eles? Como e quando usá-los? Saiba mais!

Um dos motores que mantém a economia girando é o transporte de mercadorias. Por isso, ele obedece a algumas regras e leis, que servem para garantir uma entrega segura, rápida e de qualidade. Uma dessas obrigações são as emissões de documentos fiscais, como o CTe e o MDFe.

Eles são exigidos para qualquer transporte de carga que se movimente dentro do país, seja por rodovias, ferrovias, hidrovias ou aerovias.

Com a finalidade de fiscalizar e gerenciar o trajeto de origem até o seu destino, esses documentos são obrigatórios quando há movimentação de carga feita por empresas terceirizadas.

Quer entender melhor sobre as diferenças entre CTe e MDFe? Deseja aprender como e quando realizar a emissão desses documentos? Continue a leitura e saiba mais!

O que é CTe?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico, com a sigla CTe, é um documento fiscal eletrônico que registra a identificação do remetente e do destinatário da carga, assim como o seu trajeto. Ele também é uma garantia da procedência dos produtos.

Ele é obrigatório por lei durante o deslocamento (postos de fiscalização) e também no momento de entrega da mercadoria: o comprador só consegue retirar seu pedido com a exibição do CTe. A conferência do documento é feita pelo fiscal em parceria com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Isto é, se um transporte possui diversas cargas com destinos diferentes, é necessário emitir o CTe para cada destinatário.

Quando usar o CTe?

O CTe é exigido por lei apenas em entregas feitas para outros municípios, pois, nesse caso, há cobrança de ICMS sobre a carga transportada.

O que é MDFe?

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscal (MDFe) é usado para transporte feito para outro estado ou vários estados do Brasil. Ele agrupa todos os dados dos CTes, assim facilita a fiscalização e a conferência das informações no sistema da SEFAZ.

A emissão do MDFe precisa ser feita por dois agentes dessa transação:

  • transportadoras emitentes de CTes;
  • emitentes de Notas Fiscais Eletrônica (NFes), que são as empresas que transportam carga própria.

Ou seja, o MDFe reúne todos os dados dos CTes e das NFes emitidos. Além dessa, ele possui outras funções primordiais para garantir a eficiência, a segurança e a qualidade da entrega. Veja algumas delas:

  • identificação do responsável pelo percurso do transporte de carga;
  • conferência da mercadoria;
  • rastreamento do trajeto feito;
  • registro de retirada e entrega;
  • acompanhamento das modificações das unidades de transporte, dos motoristas e dos produtos.

Leia mais: Saiba como implementar uma logística de suprimentos eficaz em 5 passos

Quais as diferenças entre CTe e MDFe?

Após entender os conceitos de CTe e MDFe, vamos mostrar um resumo de quando você deve emitir cada um desses documentos.

Afinal, sem o CTe e MDFe, a sua carga estará descumprindo leis fiscais, o que causa apreensão da mercadoria e multa para a empresa.

Entenda melhor quando utilizar CTe e MDFe:

  • a emissão de CTe deve ser feita quando o destinatário se encontra em outro município ou estado de origem;
  • o MDFe precisa ser emitido quando a compra for entregue em outro ou mais estados do país;
  • se houver a emissão de MDFe, não é necessária a apresentação de todos os CTes nos pontos de fiscalização.

Como emitir CTe e MDFe?

Vamos entender melhor como emitir CTe e MDFe? O processo é simples e feito 100% online.

Para poder realizar a emissão de ambos os documentos, CTe e MDFe, a sua empresa precisa se cadastrar na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado de origem.

Após o cadastro na SEFAZ, o próximo passo é adquirir o Certificado Digital em uma Autoridade Certificadora, que garante a autenticidade da Nota Fiscal.

Há duas opções de Certificados Digitais: A1 (arquivo) e A3 (cartão ou token).

Como emitir CTe?

Quais dados precisam ser informados na emissão do CTe? Para começar, deve-se ter apenas um destinatário (com exceção do estado de São Paulo). Isto é, as notas fiscais vinculadas ao CTe podem ter apenas um emissor e um receptor.

No caso de transporte de carga para outros estados há a cobrança do ICMS, que varia de acordo com o local e o registro da empresa.

Por exemplo, marcas em regime de Simples Nacional costumam gerar o CTe sem a alíquota. Antes de realizar a emissão, é preciso verificar esse assunto com o contador.

Para preencher o CTe é necessário muita atenção! O documento original não pode ser ajustado. A única alternativa seria a emissão de CTe de Anulação ou de Substituição.

Mas, caso o cancelamento precise ser feito, o prazo costuma ser de aproximadamente 168 horas, podendo variar de acordo com o estado.

Como emitir MDFe?

Como já adiantamos mais acima, para emitir CTe e MDFe é preciso, antes de tudo, fazer o cadastro no site da SEFAZ do seu estado. No caso da MDFe é necessário ainda:

  • se inscrever no CNE (Cadastro Nacional de Emissores);
  • pedir para se credenciar em todos os estados que a empresa deseja fazer o transporte;
  • transmitir o MDFe para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado para que ela possa gerar o documento digital DAMDFE (Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos).

O que é o DAMDFE? Ele é o documento que deve, obrigatoriamente, acompanhar a mercadoria até o seu destino. Assim como os DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) dos CTes e os DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) das notas fiscais eletrônicas.

Saiba mais: Controle dos processos logísticos: confira 5 passos para otimizar

Quando não precisa emitir o MDFe?

Para facilitar ainda mais seu entendimento, citamos abaixo o ajuste SINIEF 21/10, publicado em abril de 2021 pelo Confaz, que diz que não precisa emitir o MDFe nas seguintes situações:

I – Operações e prestações realizadas por pessoa física ou jurídica responsável pelo transporte de veículo novo não emplacado,

quando este for o próprio meio de transporte, inclusive quando estiver transportando veículo novo não emplacado do mesmo adquirente

II) Microempreendedor Individual – MEI

III) Pessoa física ou jurídica não inscrita no cadastro de contribuintes do ICMS

IV) Produtor rural, acobertadas por Nota Fiscal Avulsa Eletrônica – NFA-e, modelo 55

V) contratante do serviço de transporte, nos casos em que o transportador autônomo de cargas emita o MDF-e pelo Regime Especial Nota Fiscal Fácil, na forma prevista no Ajuste SINIEF nº 37/19.”.

Viu como entender quando usar o CTe e o MDFe não é difícil? Basta realizar o passo a passo citado acima para estar em dia com todos os cadastros, registros e certificados. Afinal, apenas um erro nos CTe e MDFe pode causar prejuízos consideráveis à empresa. 

Por isso, invista em tecnologia que ajude a realizar esses processos de emissão de CTe e MDFe de forma assertiva e eficiente. Além disso, o uso de softwares especializados agilizam o trabalho de entrega, certo?

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.