Comunicação corporativa em procurement e gestão de fornecedores: 5 dicas para melhorar
Estabelecer uma boa comunicação corporativa em procurement e gestão de fornecedores tem impacto direto no sucesso da sua empresa. Mas, por qual motivo isso acontece?
Sobre isso, partimos do princípio que o relacionamento com fornecedores deve ser visto e tratado como uma das premissas para o crescimento de qualquer negócio.
A razão é até óbvia, mas acaba não recebendo a devida importância: sem provedores confiáveis e alinhados com as necessidades da companhia, as chances de interrupção dos processos são altas, refletindo no comprometimento das entregas, na satisfação dos clientes finais e, consequentemente, no faturamento.
Um dos melhores caminhos para evitar transtornos desse tipo é implementando uma comunicação corporativa assertiva, clara, benéfica e satisfatória para todos os envolvidos.
Isso pode ser feito com a adoção de algumas boas práticas, tais como desenvolvimento de uma cultura de diálogo e feedback e definição de canais de conversação oficiais.
Vale lembrar ainda que, de acordo com dados citados em uma matéria publicada na Forbes, 47% de todas as colaborações com fornecedores falham.
Além de processos de gestão de fornecedores ineficientes, outro motivo que leva a essa porcentagem é a ineficácia da comunicação, que também tende a diminuir a confiança entre os parceiros de negócios.
Assim, se você quer evitar que a sua empresa passe por isso, confira agora, neste artigo, cinco dicas de como melhorar a comunicação corporativa em procurement e na gestão de fornecedores do seu negócio.
Como melhorar a comunicação corporativa na gestão de fornecedores?
Para melhorar a comunicação corporativa na gestão de fornecedores, algumas das boas práticas que podem ser adotadas são:
desenvolver uma cultura do diálogo constante;
prezar por um relacionamento humanizado;
estabelecer canais de comunicação oficiais;
usar nomenclaturas de fácil entendimento;
criar um manual de fornecedores.
Desenvolver a cultura do diálogo constante
O diálogo entre fornecedor e empresa contratante não deve ser algo trabalhado somente até a assinatura do contratado. No dia a dia e durante todo o período em que esse contato estiver ativo, é essencial ter bons momentos de conversação.
A matéria da Forbes que citamos logo no início deste artigo orienta que parte do fortalecimento desse diálogo está na realização de reuniões formais trimestrais. Porém, "tomar um café" com os fornecedores de seis a oito vezes ao ano ajuda a elevar a confiança entre as partes e a tornar a troca de informações mais fluida, fácil e casual.
Aproveite e leia também este artigo: "Relacionamento estratégico com fornecedores: como construir um sólido?"
Prezar por um relacionamento humanizado
Um dos objetivos da construção de uma boa comunicação corporativa com fornecedores é conseguir identificar problemas que podem afetar o fluxo de ambos, ou seja, tanto da empresa quanto do terceiro.
Aqui, estamos nos referindo a, por exemplo, compreender uma dificuldade momentânea que um fornecedor qualificado está passando. Se realmente valer a pena mantê-lo da base de provedores do negócio, a compreensão desse cenário pode evitar uma série de transtornos, assim como abrir espaço para, juntos, encontrarem a melhor solução possível.
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Estabelecer canais de comunicação oficiais
Um dos tipos de falhas de comunicação que pode acontecer entre as empresas e seus fornecedores é não ter bem definido quais são os canais de conversações oficiais.
Por exemplo, imagine que está sendo acertado com o provedor o dia da próxima entrega de insumos. Inicialmente, foi acertada uma data por e-mail, porém, alguns acontecimentos fizeram com que o gestor de compras entrasse em contato por telefone e solicitasse o adiamento dessa entrega.
Entretanto, a pessoa responsável pelo envio da mercadoria não sabia dessa nova informação, pois não havia nenhum registro em seu e-mail ou outra ferramenta de gestão. Por fim, a compra é entregue fora da data que seria adequada para o cliente, gerando vários transtornos.
Este exemplo é uma forma de chamar a atenção para a importância de ter canais de comunicação oficiais, os quais devem ser devidamente apresentados para os fornecedores e time de compras e procurement, bem como incentivado o uso correto.
Usar nomenclaturas de fácil entendimento
É certo que cada negócio tem seus próprios códigos, formas de identificar itens de estoque, entre outros pontos característicos de gestão de compras. O fato é que, dependendo do produto em questão, pode haver falhas na comunicação decorrente do uso de variadas nomenclaturas.
Por exemplo, peças de uma mesma linha, mas com padrões diferentes, podem ser adquiridas erroneamente se a comunicação entre fornecedor e empresa contratante não for clara, simples, dinâmica e otimizada.
Aqui, não estamos sugerindo alterar os termos usados no negócio, mas, sim, se atentar ao passar as informações, pode meio de uma conversão limpa e de fácil entendimento, a fim de evitar perda de tempo nos processos e, principalmente, de dinheiro.
Crie um manual de fornecedores
Uma ferramenta que pode ser muito útil para aprimorar a comunicação com fornecedores é a criação de um manual especialmente para esses terceiros.
Trata-se de um documento que define diretrizes de relacionamento entre os provedores e o contratante. Nele, podem estar relacionados, por exemplo:
quais são os canais de comunicação oficiais da organização,
normas de segurança para entrega dos insumos que precisam ser seguidas;
boas práticas de ESG e gestão de qualidade recomendadas para manter o relacionamento.
Ainda que seja um recurso relativamente simples, pode ter grande eficiência e ajudar a melhorar não só a comunicação quanto estreitar o relacionamento com os fornecedores.
Como melhorar o relacionamento com fornecedores? Dica extra!
E já que estamos falando sobre aperfeiçoar o relacionamento com fornecedores, um ponto bem importante é pensar nisso de forma estratégica, considerando como um dos alicerces para o sucesso do negócio.
Uma cadeia de suprimentos ineficiente afeta diretamente o fluxo operacional de um negócio, comprometendo a qualidade dos produtos e/ou serviços, prazos de entrega, nível de satisfação dos clientes finais e faturamento.
Uma forma de evitar esse tipo de problema e de, ao mesmo tempo, melhorar o relacionamento com os fornecedores, é usando ferramentas que otimizam todos os processos desse gerenciamento, indo desde a identificação dos terceiros potencialmente compatíveis, até o encerramento correto do contrato.
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