Como integrar procurement e finanças? Estratégias e benefícios

Saber como integrar procurement e finanças é uma ótima forma de melhorar a visibilidade e o controle de gastos empresariais e de aumentar a eficiência operacional. Essa prática consiste em alinhar processos, políticas e metas para aprimorar a performance das duas áreas e da empresa.

Por meio do uso de recursos tecnológicos como sistemas de gestão integrada (ERP) e softwares de gerenciamento de compras e de fornecedores, os profissionais ganham produtividade e bases melhores para respaldar suas decisões.

A verdade é que existem vários outros benefícios de promover essa união. Siga a leitura para saber quais são e conheça cinco de como integrar procurement e finanças com eficiência na sua empresa.

O que é gestão integrada de compras?

A gestão integrada de compras é um modelo de administração que relaciona e vincula as atividades do departamento a diversos outros da empresa, a exemplo de vendas, marketing, logística, produção, jurídico e finanças.

A ideia é construir uma cultura de trabalho conjunto, no qual os gestores e o time de compras e procurement consideram os dados e a atuação dos outros departamentos para suas deliberações.

Por exemplo, podem escolher um fornecedor em detrimento de outro porque o time de produção considerou baixa a qualidade dos insumos que receberam no último lote. Ou ainda, comprar mais de determinada matéria-prima porque marketing e vendas lançaram uma campanha que trouxe mais clientes para a empresa.  

A gestão integrada de compras traz uma série de vantagens para o negócio, como os listados no próximo tópico. 

Antes, fique com esta dica de leitura: “Como estruturar um departamento de compras? 4 passos!”

10 benefícios da integração de procurement e finanças

Estes são alguns dos benefícios da integração de procurement e finanças:

1. crescimento da eficiência operacional;

2. melhora no controle de custos operacionais;

3. redução de gastos e de despesas extras;

4. distribuição estratégica dos recursos financeiros; 

5. aumento da qualidade dos insumos e matérias-primas adquiridas e dos serviços contratados;

6. aprimoramento da comunicação entre os departamentos;

7. ampliação da visibilidade dos processos corporativos;

8. diminuição de erros manuais;

9. garantia do cumprimento do orçamento;

10. mitigação de riscos de não conformidade.

Após aprender como integrar procurement e finanças, fica mais fácil entender que é possível alcançar esses benefícios porque a prática alinha a atuação das duas áreas.

Ao trabalharem em conjunto e respaldadas na colaboração mútua, os profissionais conseguem tomar decisões muito mais estratégicas e, assim, contribuem para a empresa atingir as metas e crescer.

Sugestão de leitura: “Procure-to-pay: quais são as vantagens de implementar?”

E os principais desafios na integração das áreas?

Porém, ao descobrir como integrar procurement e finanças, você também verá que existem alguns desafios a superar para chegar aos benefícios da prática. Estes são os mais comuns:

• resistência à mudança de cultura: alguns funcionários podem apresentar relutância à nova dinâmica de trabalho, principalmente aqueles que acreditam haver o risco de serem substituídos por tecnologias;

• escolha dos sistemas: pois precisam garantir o alinhamento entre procurement e finanças e, ao mesmo tempo, gerar custos compatíveis com o orçamento da empresa e garantir segurança e facilidade de uso;

• monitoramento contínuo: por conta da definição dos responsáveis por esse acompanhamento, fluxo, periodicidade e maneira de realizar para assegurar a compliance em todas as atividades.

Confira também: “Quais são os desafios que o procurement precisa superar?”

Como integrar procurement e finanças? 5 estratégias

Estas são as melhores estratégias para integrar procurement e finanças:

1. analise os fluxos e processos;

2. escolha uma tecnologia integrada;

3. compartilhe políticas de governança;

4. treine as equipes;

5. mensure o sucesso da integração.

Vamos aos detalhes?

1. Analise os fluxos e processos

O primeiro passo de como integrar procurement e finanças consiste em analisar os fluxos e processos de cada área a fim de identificar em qual momento se encontram.

O objetivo aqui é encontrar pontos como redundâncias, gargalos e excesso de burocracia para, a partir dessa visão, definir como resolvê-los e qual o recurso tecnológico necessário para integrar ambos os setores.

Aqui, não há muito segredo. Fazer reuniões com os representantes e responsáveis pelo departamento financeiro e procurement é uma das melhores maneiras de executar essa estratégia.

Aproveite e leia também: “Procurement Manager: quais são as funções desse profissional?”

2. Escolha uma tecnologia integrada

Não há como integrar procurement e finanças sem ajuda da tecnologia, concorda? Por esse motivo, você deve procurar um sistema que possibilite essa junção, que resolva as questões que identificou anteriormente, com bom custo-benefício e, principalmente, seguro.

Um SRM integrado, por exemplo, é um software que se associa a outros. Trata-se de um Supplier Relationship Management — ou sistema de gestão de relacionamento de fornecedores, em português —, que centraliza dados e informações da rede de abastecimento.

O SRM da Linkana é uma ótima opção para integrar a softwares como ERPs e sistemas de compras.

Veja no vídeo abaixo, com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, o que é e como funciona um SRM.