Conteúdo
Saber como integrar procurement e finanças é uma ótima forma de melhorar a visibilidade e o controle de gastos empresariais e de aumentar a eficiência operacional. Essa prática consiste em alinhar processos, políticas e metas para aprimorar a performance das duas áreas e da empresa.
Por meio do uso de recursos tecnológicos como sistemas de gestão integrada (ERP) e softwares de gerenciamento de compras e de fornecedores, os profissionais ganham produtividade e bases melhores para respaldar suas decisões.
A verdade é que existem vários outros benefícios de promover essa união. Siga a leitura para saber quais são e conheça cinco de como integrar procurement e finanças com eficiência na sua empresa.
O que é gestão integrada de compras?
A gestão integrada de compras é um modelo de administração que relaciona e vincula as atividades do departamento a diversos outros da empresa, a exemplo de vendas, marketing, logística, produção, jurídico e finanças.
A ideia é construir uma cultura de trabalho conjunto, no qual os gestores e o time de compras e procurement consideram os dados e a atuação dos outros departamentos para suas deliberações.
Por exemplo, podem escolher um fornecedor em detrimento de outro porque o time de produção considerou baixa a qualidade dos insumos que receberam no último lote. Ou ainda, comprar mais de determinada matéria-prima porque marketing e vendas lançaram uma campanha que trouxe mais clientes para a empresa.
A gestão integrada de compras traz uma série de vantagens para o negócio, como os listados no próximo tópico.
Antes, fique com esta dica de leitura: “Como estruturar um departamento de compras? 4 passos!”
10 benefícios da integração de procurement e finanças
Estes são alguns dos benefícios da integração de procurement e finanças:
crescimento da eficiência operacional;
melhora no controle de custos operacionais;
redução de gastos e de despesas extras;
distribuição estratégica dos recursos financeiros;
aumento da qualidade dos insumos e matérias-primas adquiridas e dos serviços contratados;
aprimoramento da comunicação entre os departamentos;
ampliação da visibilidade dos processos corporativos;
diminuição de erros manuais;
garantia do cumprimento do orçamento;
mitigação de riscos de não conformidade.
Após aprender como integrar procurement e finanças, fica mais fácil entender que é possível alcançar esses benefícios porque a prática alinha a atuação das duas áreas.
Ao trabalharem em conjunto e respaldadas na colaboração mútua, os profissionais conseguem tomar decisões muito mais estratégicas e, assim, contribuem para a empresa atingir as metas e crescer.
Sugestão de leitura: “Procure-to-pay: quais são as vantagens de implementar?”
E os principais desafios na integração das áreas?
Porém, ao descobrir como integrar procurement e finanças, você também verá que existem alguns desafios a superar para chegar aos benefícios da prática. Estes são os mais comuns:
resistência à mudança de cultura: alguns funcionários podem apresentar relutância à nova dinâmica de trabalho, principalmente aqueles que acreditam haver o risco de serem substituídos por tecnologias;
escolha dos sistemas: pois precisam garantir o alinhamento entre procurement e finanças e, ao mesmo tempo, gerar custos compatíveis com o orçamento da empresa e garantir segurança e facilidade de uso;
monitoramento contínuo: por conta da definição dos responsáveis por esse acompanhamento, fluxo, periodicidade e maneira de realizar para assegurar a compliance em todas as atividades.
Confira também: “Quais são os desafios que o procurement precisa superar?”
Como integrar procurement e finanças? 5 estratégias
Estas são as melhores estratégias para integrar procurement e finanças:
analise os fluxos e processos;
escolha uma tecnologia integrada;
compartilhe políticas de governança;
treine as equipes;
mensure o sucesso da integração.
Vamos aos detalhes?
1. Analise os fluxos e processos
O primeiro passo de como integrar procurement e finanças consiste em analisar os fluxos e processos de cada área a fim de identificar em qual momento se encontram.
O objetivo aqui é encontrar pontos como redundâncias, gargalos e excesso de burocracia para, a partir dessa visão, definir como resolvê-los e qual o recurso tecnológico necessário para integrar ambos os setores.
Aqui, não há muito segredo. Fazer reuniões com os representantes e responsáveis pelo departamento financeiro e procurement é uma das melhores maneiras de executar essa estratégia.
Aproveite e leia também: “Procurement Manager: quais são as funções desse profissional?”
2. Escolha uma tecnologia integrada
Não há como integrar procurement e finanças sem ajuda da tecnologia, concorda? Por esse motivo, você deve procurar um sistema que possibilite essa junção, que resolva as questões que identificou anteriormente, com bom custo-benefício e, principalmente, seguro.
Um SRM integrado, por exemplo, é um software que se associa a outros. Trata-se de um Supplier Relationship Management — ou sistema de gestão de relacionamento de fornecedores, em português —, que centraliza dados e informações da rede de abastecimento.
O SRM da Linkana é uma ótima opção para integrar a softwares como ERPs e sistemas de compras.
Veja no vídeo abaixo, com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, o que é e como funciona um SRM.
3. Compartilhe políticas de governança
As políticas de governança são práticas e diretrizes que determinam como realizar os processos empresariais. Esses documentos ditam regras claras do que se pode realizar e se pautam em leis e normas para garantir a conformidade e minimizar riscos.
Idealmente, cada área tem seus próprios direcionamentos. Logo, é fundamental compartilhar a política de compras com finanças, e vice-versa, para os profissionais saberem exatamente como atuar.
4. Treine as equipes
E por falar nos colaboradores, é essencial treiná-los corretamente sobre como usar as tecnologias de gestão integrada de compras, e também o que pode ou não compartilhar com a área de finanças.
Adote também ferramentas de colaboração para facilitar e otimizar a comunicação e a troca de dados, como Google Drive, Slack e Trello.
5. Mensure o sucesso da integração
Por meio de KPIs (indicadores-chave de desempenho) como:
custo total de aquisição (TCO);
prazo médio de pagamento a fornecedores (PMPF);
economias obtidas (saving);
taxa de conformidade com o orçamento.
Os resultados de indicadores como esses mostram o que deu certo na sua estratégia e o que ainda requer ajustes.
Inclusive, tenha em mente que é fundamental revisar periodicamente os processos integrados, a fim de verificar o que se tornou obsoleto e também para identificar pontos de melhoria.
Quais tecnologias usar no alinhamento entre procurement e finanças?
Conforme comentamos, não há como integrar procurement e finanças sem boas soluções tecnológicas. Por esse motivo, trouxemos estes três exemplos para ajudar você na junção:
ERP (Enterprise Resource Planning): plataforma que unifica todos os departamentos e processos de uma empresa. Essa característica otimiza o compartilhamento de dados, aumenta a visibilidade e facilita tomadas de decisão;
RPA (Robotic Process Automation): recurso que automatiza tarefas repetitivas a partir de regras, a exemplo de liberação de pagamento automático ao fornecedor (finanças) a partir da confirmação do recebimento dos itens (compras);
SRM (Supplier Relationship Management): software de gestão de relacionamento de fornecedores que otimiza a escolha, a comunicação e o acompanhamento do desempenho desses parceiros comerciais.
A Linkana é o SRM do futuro. Economize tempo na homologação de fornecedores ao automatizar e integrar aprovações de maneira simples e rápida.
Portais e sistemas legados de fornecedores tornam as suas decisões em compras ineficientes e inseguras.
Substitua cadastros e dados obsoletos e conheça a solução moderna de SRM que está definindo o novo padrão de qualidade para softwares de procurement.
Além disso, nossa solução se integra facilmente a diversas outras tecnologias. Por esse motivo, é utilizada pelos maiores compradores do Brasil, como Raízen, BASF, Nivea, Johnson & Johnson, Suzano, Nubank, XP e Mondelez.
Agende agora uma demonstração e confira tudo o que a Linkana oferece para a sua empresa!
