Como fazer gestão de terceiros com excelência? 6 passos + 4 dicas de otimização
A terceirização faz parte da rotina de uma grande empresa. Seja para cortar gastos, controlar riscos ou implementar o lean thinking nos seus processos, essa iniciativa se mostra versátil, eficiente e econômica, desde que executada com a metodologia correta.
Por esse motivo, hoje falaremos sobre como fazer a gestão de terceiros com excelência, seguindo um passo a passo que compreende o essencial para incorporar prestadores de serviços externos no organograma da sua empresa, aproveitando suas vantagens e mitigando seus riscos.
Pronto para aprender mais sobre o assunto? Então leia até o final e confira também nossas dicas para otimizar o gerenciamento de parceiros terceirizados, elevando o seu nível de assertividade!
Afinal de contas, o que é gestão de terceiros?
Entendemos a gestão de terceiros como o conjunto de atividades de comando e coordenação de prestadores de serviço terceirizados incorporados a operação rotineira de sua empresa, tendo como objetivo principal assegurar o compliance em todos os processos, bem como o cumprimento das metas estabelecidas.
De modo geral, é um sinônimo da gestão de fornecedores e até compartilha muitas de suas etapas de implementação, adaptada para as particularidades e regulamentos que se aplicam ao uso de prestadores de serviço terceirizados.
Importância de fazer gestão de terceiros com excelência
Antes de mostrar como fazer a gestão de terceiros, é relevante compreender porque dedicar tempo e esforço a essa iniciativa é tão importante.
Ao optar pela terceirização, uma empresa busca cortar os gastos com a seleção, capacitação e manutenção de colaboradores diretos para a execução de tarefas específicas e relevantes, mas que são distantes do propósito principal de uma organização.
Dessa forma, ela pode concentrar seus recursos e foco em estratégias e ações que estão conectadas diretamente ao seu valor de mercado, explorando seu potencial livre de distrações enquanto delega o atendimento dessas necessidades para um parceiro externo.
Porém, isso também significa que estará associando sua reputação e abrindo suas portas para a empresa terceirizada, bem como para seus funcionários, que pode se tornar uma vulnerabilidade e resultar em riscos de diversas naturezas.
Assim, um sistema eficaz e inteligente para monitorar os seus prestadores de serviço é essencial para mitigar riscos de terceiros, proteger sua reputação e assegurar a excelência do seu programa de compliance.
Como fazer gestão de terceiros em 6 passos
Após definir o conceito e fazer as considerações necessárias sobre sua relevância, é hora de mostrar como fazer a gestão de terceiros em 6 passos. Uma visão analítica e cuidadosa será essencial para iniciar esse tipo de processo, mas também é preciso agilizar o fluxo a fim de otimizar seus resultados.
Essa é uma atualização de um guia similar que já fizemos aqui no blog. Confira: Guia completo para gestão de terceiros: 5 etapas essenciais
Passo 1 - Definição de atividades
O primeiro passo para o gerenciamento de terceirizados é definir quais as atividades necessárias para a operação da sua empresa que serão executadas por prestadores de serviço externos. Isso é relevante para planejar e antecipar fatores como prioridade, orçamento, diretrizes e requisitos para contratação.
Por exemplo, atividades simples na rotina empresarial são atribuídas a prestadores especializados, como é o caso de serviços de limpeza, alimentação e segurança das instalações. Isso porque elas demandam um nível de especialização elevado, mas não compensam o investimento direto.
Outra terceirização envolve serviços de transporte e logística, como é observado principalmente no e-commerce, que vende online e depois precisa levar o seu produto até o cliente. Dependendo do tamanho da sua operação, um ou mais parceiros serão utilizados para fazer o frete.
Lista de necessidades pronta? Então é hora de dar mais um passo na gestão de terceiros.
Passo 2 - Levantamento de riscos
A seguir temos o levantamento de riscos ou gestão de riscos de terceiros, que envolve identificar e classificar as possíveis ameaças relativas a cada atividade que será atribuída a um prestador externo.
Diferentes necessidades envolvem tipos de risco variado. Seguindo o exemplo anterior, empresas de logística recebem não só a mercadoria, mas também o acesso a dados pessoais dos seus clientes, incluindo risco de vazamento de informações para a nossa equação.
Em outra abordagem, equipes terceirizadas que têm contato com o público podem agir de maneira discriminatória e manchar a reputação da contratante, como aconteceu recentemente com a rede Carrefour, após um caso chocante onde seguranças foram acusados de homicídio motivado por racismo.
A matriz de risco é ferramenta interessante para essa etapa, medindo o impacto e a probabilidade de uma ameaça se concretizar.
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Passo 3 - Qualificação de terceirizados
A partir do levantamento de demandas a serem terceirizadas e os riscos que elas podem trazer para sua empresa, é possível elaborar uma ordem de prioridade para atender essas necessidades, dando um ponto de partida para o próximo passo de como fazer a gestão de terceiros.
Ela consiste em implementar um processo de qualificação e homologação de prestadores de serviço, processo que visa avaliar possíveis candidatos com base na sua estrutura, reputação e capacidade geral de atender sua demanda sem trazer riscos para a operação da contratante.
É outro passo que exige dedicação elevada, mas também pode ser trabalhado de maneira inteligente e ágil com o auxílio da tecnologia.
O software de gerenciamento de fornecedores da Linkana é o exemplo perfeito disso.
Desenvolvido para ser eficaz, seguro e simples, com ele é possível cadastrar candidatos portando apenas o seu CNPJ, que posteriormente será utilizado para consultas automatizadas de compliance e homologação de parceiros realmente confiáveis.
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Passo 4 - Onboarding
Assim que temos todas as demandas atribuídas aos prestadores de serviço devidamente homologados, o próximo passo é trazê-los a bordo, muitas vezes literalmente.
Em casos onde os colaboradores terceirizados serão alocados diretamente no ambiente da contratante, é essencial fornecer apresentar suas instalações, definir a estação de trabalho e compartilhar as políticas e diretrizes que eles deverão cumprir.
Também é preciso fornecer identificação, dados de acesso e integrá-los à equipe ou ao processo interno no qual eles irão auxiliar.
Passo 5 - Análise de Key Performance Indicators (KPIs)
Após o início das atividades, a gestão de terceiros entra no modo de avaliação e monitoramento. Nesse contexto, periodicamente será necessário avaliar o desempenho alcançado pelos prestadores de serviço, a fim de analisar se eles estão sendo capazes de atender as expectativas da contratante.
Regularmente, o gestor responsável deverá avaliar os Key Performance Indicators, indicadores-chave de desempenho, que foram acordados com o fornecedor homologado, para medir se a iniciativa trouxe o retorno esperado ou se é necessário intervir.
Passo 6 - Monitoramento de prestadores de serviço homologados
Para finalizar, é importante voltar algumas casas, revisitando as informações obtidas no processo de qualificação dos prestadores de serviço que foram homologados para compor a sua base ativa de parceiros.
Nesse caso, certificações e documentos que serviram para assegurar o compliance de terceiros precisam de uma atualização, para assegurar que no decorrer do último período não houve qualquer evento que tornou o parceiro inapto ou irregular.
Se tratando de terceirizações, o compliance trabalhista é um dos mais relevantes, sendo importante validar anualmente a certidão negativa de débitos trabalhistas, por exemplo.
Mais uma vez, o uso de software de gestão de terceiros se mostra válido. Na plataforma da Linkana, é possível criar alertas e notificações programadas para lembrar sua equipe de solicitar a renovação dos certificados fornecidos pelos fornecedores homologados, facilitando o trabalho de monitoramento.
4 dicas para otimizar a gestão de terceiros na sua empresa
Agora que você já sabe como fazer a gestão de terceiros com qualidade e eficiência, chegou a hora de conhecer alguns truques para otimizar a iniciativa na sua empresa e torná-la ainda mais adequada para agregar valor e extrair o melhor dos seus prestadores de serviço. Vamos lá?
1. Qualificação de demandas
Nunca se esqueça de qualificar as demandas corretamente, definindo quais têm prioridade para ter o seu fornecedor estabelecido. Isso deve ser feito avaliando a importância da atividade dentro do seu organograma.
Dessa forma, é possível aplicar uma metodologia clara e fácil de ser replicada, acompanhando sua empresa ao longo de qualquer iniciativa.
2. Análise de risco
O risco de terceiros é um fator muito sério e que não deve ser negligenciado. Avalie os riscos inerentes a cada atividade terceirizada e também ao candidato, colocando tudo na balança para encontrar a alternativa mais rentável.
3. Padronização de processos
Processos com fluxo irregular fazem sua empresa perder tempo e dinheiro, o que fica ainda mais evidente quando eles envolvem colaboradores terceirizados.
Por se tratarem de prestadores de serviço externos, tanto a comunicação quanto à cobrança podem ser mais difíceis, tornando qualquer tentativa de resolução em uma tarefa mais complexa. Veja como a padronização de processos é relevante e como sua falta machuca sua produtividade:
4. Compartilhamento de valores
Escolher prestadores de serviço e fornecedores que compartilham os mesmos valores de sua empresa é uma boa forma de assegurar a boa comunicação e qualidade geral da parceria. Ao dispor de uma visão de mercado unificada, qualquer alinhamento se torna mais assertivo.
Gestão de terceiros otimizada é com a Linkana
E então, gostou das nossas dicas? Aprendeu como fazer a gestão de terceiros de maneira otimizada e inteligente? Então só falta conferir o software de gerenciamento da Linkana, a plataforma ideal para encontrar, qualificar e homologar a base de parceiros da sua empresa com agilidade e eficiência.
Basta ter o CNPJ do possível candidato para dar início ao processo!
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