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Os benefícios de um e-procurement para empresas de médio porte incluem pontos positivos como redução de custos, aumento da eficiência operacional, automação e padronização de processos, garantia de transparência e conformidade, ganho de flexibilidade e melhora na gestão de fornecedores.
A obtenção destes resultados ocorre porque o e-procurement é um sistema que centraliza e facilita o processo de aquisição de bens e contratação de serviços terceiros de uma empresa.
Essa solução simplifica a rotina e o trabalho do time de compras e procurement ao automatizar diversas tarefas, desde o recebimento da requisição de compras até a finalização dos contratos com os fornecedores.
Se você acha que a tecnologia é vantajosa apenas para grandes negócios, siga a leitura e confira nove benefícios de um e-procurement para empresas de médio porte.
Antes, entenda o que o sistema oferece, como funciona e de que maneira melhorar o dia a dia do seu negócio.
O que é e-procurement?
E-procurement é a versão resumida do termo em inglês "eletronic procurement". Trata-se de uma plataforma ou ambiente digital que facilita e automatiza diferentes tarefas relacionadas à compra de bens e contratação de serviços para compor a rede de abastecimento de um negócio.
Os sistemas de e-procurement classificam-se em três categorias, geralmente:
ERPs: sigla para Enterprise Resource Planning, são softwares para planejamento de recursos empresariais que englobam diversos setores, como compras, risco e gestão de fornecedores;
e-sourcing: também conhecido com “leilão reverso”, possibilita coletar o maior número possível de cotações de fornecedores;
e-informing: funciona como uma espécie de banco de dados de fornecedores, pois reúne informações iniciais sobre esses parceiros comerciais, como nome do contato na empresa, telefone, e-mail e descrição breve do item fornecido.
Dica de leitura: "Automação em procurement: como melhorar a rotina da sua empresa?"
Como funciona um e-procurement?
O e-procurement funciona como uma plataforma de compras e de gestão de fornecedores que digitaliza e automatiza todas as atividades relacionadas a essas práticas.
A ferramenta facilita atividades como:
criação, preenchimento e verificação de cadastro de fornecedores;
elaboração, tramitação e aprovação de requisição de compras;
solicitação e recebimento de cotação junto aos fornecedores;
avaliação e escolha das propostas recebidas;
emissão e gestão de pedidos de compras;
monitoramento e conferência do pedido;
controle de recebimento, faturamento e pagamento de boletos e de notas fiscais;
emissão de relatórios com diferentes dados.
Aproveite e leia também: "Tendências de procurement para 2024: veja as 3 principais!"
Quais os benefícios de um e-procurement para empresas de médio porte?
Com todos esses pontos em mente, fica mais fácil entender os benefícios de um e-procurement para empresas de médio porte. E os nove que se destacam são:
redução de custos;
automação e aumento da eficiência operacional;
diminuição do ciclo de compras;
consolidação da cadeia de suprimentos;
tomadas de decisões mais estratégicas;
mais transparência, conformidade, segurança e proteção de dados;
otimização do controle de estoque;
flexibilidade e escalabilidade;
melhoria da gestão de fornecedores.
Vamos aos detalhes!
1. Redução de custos
O e-procurement ajuda a reduzir custos com compras por diversas razões, por exemplo:
elimina tarefas manuais e reduz as chances de erros que podem levar a perdas financeiras;
entrega uma visão completa das cotações recebidas e torna mais prática a comparação de preços para encontrar o melhor custo-benefício;
facilita a negociação com fornecedores pelo mesmo motivo.
2. Automação e aumento da eficiência operacional
Quando você transfere tarefas manuais para plataformas de compras e sistemas de gestão de fornecedores, seu time se torna muito mais produtivo, pois os profissionais não precisam mais lidar com tarefas repetitivas e cansativas diariamente.
A automação da área de compras e procurement também permite padronizar processos, e essa dinâmica garante que todos trabalhem da mesma forma.
3. Diminuição do ciclo de compras
O ciclo de compras é o intervalo entre o recebimento da requisição e o pagamento ao fornecedor pelo material ou serviço recebido.
O e-procurement ajuda a reduzir esse período porque automatiza diversas tarefas. Com menos pontos de gargalo e burocracia, o fluxo acontece em menos tempo.
Falamos mais sobre esse tema no artigo "Como otimizar o processo interno de compras da sua empresa?" Confira!
4. Consolidação da cadeia de suprimentos
Outro dos benefícios de um e-procurement para empresas de médio porte é a consolidação da cadeia de suprimentos, que consiste em formar uma rede de fornecedores mais forte e confiável a partir da identificação precisa dos melhores parceiros comerciais.
5. Tomadas de decisões mais estratégicas
Sistemas de e-procurement geram dados, os quais podem (e devem) embasar decisões. Ao usar essa fonte de informações e insights, você e seu time de compras fazem escolhas mais precisas e aumentam as chances de acerto nas deliberações.
Entenda melhor a importância de trabalhar dessa forma com as dicas deste artigo: "Como usar a tomada de decisão baseada em dados na sua empresa e ter resultados satisfatórios?"
6. Mais transparência, conformidade, segurança e proteção de dados
Uma plataforma de compras automatizada permite o controle de acessos, o rastreamento de usuários e a análise de atividades realizadas. Esse monitoramento mais preciso evita, por exemplo, fraudes em licitações e pagamentos.
Conformidade, segurança e proteção de dados também são aprimoradas, principalmente se o sistema de e-procurement atender o determinado em leis como a LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados.
7. Otimização do controle de estoque
A depender da plataforma de compras contratada, é possível integrá-la ao sistema de controle de estoque. Essa integração alinha a entrada e a saída de mercadorias ao registro do que é necessário adquirir para garantir o fluxo de abastecimento.
Assim, o time de compras sabe exatamente quais itens e quantidades comprar sem gerar desperdício ou custos extras para o negócio.
8. Flexibilidade e escalabilidade
Outro benefício de um e-procurement para empresas de médio porte é o sistema ser escalável, ou seja, absorve o aumento do número de atividades e operações conforme a sua empresa cresce.
Além disso, o sistema contribui para adequar rapidamente os processos de compra em situações como mudanças no mercado, inclusão de novas legislações ou mesmo necessidade interna da companhia por ajustes nos objetivos, metas e indicadores.
9. Melhoria da gestão de fornecedores
E não podemos falar de fluxos de compras sem mencionar a gestão de fornecedores. Afinal, escolher os parceiros comerciais certos é essencial para garantir o sucesso de todas as estratégias.
Integrar um e-procurement a um SRM (Supplier Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com Fornecedores) ajuda a, por exemplo:
acompanhar o desempenho dos fornecedores e mensurar a performance por meio de KPIs;
estruturar relacionamentos mais estratégicos a partir da identificação das empresas fornecedoras mais qualificadas;
facilitar a comunicação, troca de informações e envio de documentos.
Dica! Assista a este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, e entenda melhor o que é um SRM.
Qual o melhor software de e-procurement para gestão de fornecedores?
Agora que você conheceu os benefícios do e-procurement para empresas de médio porte, talvez queira implementar uma solução como essa no seu negócio. Acertamos?
O SRM do Linkana está entre os melhores softwares desse tipo porque permite otimizar processos de sourcing, onboarding e gestão de fornecedores.
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