Quando uma empresa opta pelo corte de custos, um dos principais desafios é controlar o Tail Spend, também conhecido como “Gastos de Cauda”. Se por um lado pode ser visto como um tiro no pé, por outro, é compreendido como um investimento necessário para o funcionamento de um negócio.

Basicamente, o Tail Spend é um tipo de compra geralmente pequeno para ser incluído em um sistema, por essa razão, também é visto como um gasto indireto.

No entanto, ao gerenciar corretamente esses dispêndios, as companhias tendem a conquistar faturamentos maiores do que planejados.

De acordo com a Pesquisa Gartner Procurement Diagnostic Suite de 2019, as equipes de compras que gerenciavam esses gastos indiretos entregavam um ROI mais alto do que os diretos ou híbridos.

Outra constatação é que houve uma taxa de economia mais alta, comprovando que os gastos finais podem ser interessantes para a redução de custos.

Então, como utilizar esse tipo de despesa no dia a dia do seu negócio?

Para entender melhor sobre este assunto, ao longo deste artigo vamos explicar detalhadamente como funciona o Tail Spend na gestão de compras. Continue com a gente!

O que é Tail Spend? 

Tail Spend, ou Gasto de Cauda, é um termo utilizado na estatística que simboliza os gastos de baixa visibilidade que, geralmente, na área de compras têm baixa ou nenhuma influência.

O conceito é semelhante à curva de Pareto – recurso gráfico que estabelece uma ordem de causas menores ou prejudicadas que devem ser eliminadas -.

Durante seus estudos, o matemático Pareto identificou que 80% da riqueza do mundo se concentrava em 20% da população. Daí que surgiu a regra 80/20, muito utilizada nos processos administrativos.

A análise dos gastos de cauda segue a mesma perspectiva: dos 80% das compras de uma empresa, 20% são representados por essa modalidade.

Não existe uma definição ou regra específica para calcular os gastos de cauda, uma vez que isso depende do orçamento de cada organização. Logo, o que é considerado gasto de cauda em um setor pode não servir para outro.

Ter uma organização que aproveite o Tail Spend leva as organizações a reduzirem seus custos, otimizarem o processo de compras e aproveitarem o valor desse tipo de gasto.

Como funciona o Tail Spend?

Muitas vezes, os gastos de cauda não são percebidos como prioridade do time de compras e, sem notar, a empresa está perdendo dinheiro ao invés de poupá-lo.

As organizações começam a enxergar a importância do Tail Spend quando o mercado de importações começa a aquecer. Por isso, deve-se fazer uma avaliação detalhada dos gastos residuais para identificar o que pode ser melhorado.

Por exemplo, se o seu negócio importa produtos de outros países, é muito provável que você tenha despesas com materiais menores, como os de escritório, que incluem papel, caneta, lápis, ok?

O uso de aplicativos de viagem ou a compra de roupas para visitar clientes também são tipos de gastos residuais, ou seja, de cauda.

Tenha em mente que o retorno financeiro desse tipo de gasto é visto como inexistente para o objetivo principal, embora se faça necessário para conquistar o que deseja, compreende?

Na matemática, se o seu negócio tem um gasto fixo de R$100 mil, o Tail Spend, aproximadamente, será de R$20 mil.

Então, quais são os grandes desafios de Tail Spend? Entender quais são esses tipos de gastos, e como usá-los a seu favor.

Para muitas empresas, um problema aparente é realizar a gestão de fornecedores de forma eficiente.

Mas para construir um gerenciamento da maneira desejada, talvez seja necessário simplificar processos internos que podem ser reestruturados.

Se o gasto de cauda já foi visto como a espinha dorsal de uma companhia, hoje é uma possibilidade de minimizar os gastos.

Falando isso, uma curiosidade sobre gestão de compras é compreender o conceito de comprador do passado e do futuro. Veja na tabela abaixo as mudanças aparentes em relação a prioridades, sistemas e preocupações.

Como utilizar o Tail Spend na gestão de compras? 

Agora que você já entendeu como funciona o Tail Spend, vamos ajudá-lo a utilizá-lo em sua gestão de compras. Confira as dicas abaixo:

1. Identifique os gastos da sua empresa 

A primeira atitude que você deve fazer é observar as despesas que se enquadram nos 20%. Dividindo-as em categorias, fica mais fácil compreender as contas não planejadas que servem para uma reposição de material ou manutenção de um equipamento.

2. Agrupe todas as informações em um sistema

Reúna as informações importantes em uma ferramenta de gestão, inserindo tudo o que se refere sobre seus fornecedores para ter um banco de dados mais amplo.

3. Mantenha o sistema de informações atualizado 

Criar uma integração de forma manual é coisa do passado, uma vez que esse tipo de sistema é passível de erros de cadastro e de alterações improváveis na planilha de pagamento.

Por isso, opte por um sistema automatizado que integre todos os dados, faça análises frequentes e proporcione atualizações que facilitem o andamento das atividades.

Afinal de contas, o monitoramento em tempo real faz toda a diferença na gestão de gastos, além de melhorar a relação com o cliente.

Leia também: Como fazer a cotação de preços: guia completo

Baixe o nosso infográfico de Procurement X Compras e entenda de uma vez por todas a diferença entre os termos e como eles podem melhorar sua gestão.

Como fortalecer o Tail Spend da sua empresa? 

Com um novo sistema de compras, sua empresa pode procurar novos fornecedores para inserir no banco de dados.

Tenha em mente que os fornecedores certos reduzem os gastos, como valor de aquisição, logística e frete, e fortalecem sua rentabilidade. 

Quem trabalha com o mercado de importação, venda ou revendas de produtos, sabe que o tempo de chegada dos materiais e a qualidade são primordiais para o andamento dos negócios. Sendo assim, invista em fornecedores qualificados e, de preferência, não foque apenas em um, e sim, em vários para serviços diferentes.

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