A investigação interna em compliance é um processo que tem por objetivo confirmar se houve mesmo condutas ilegais ou práticas desaconselhadas contra as políticas internas da empresa.
O objetivo da apuração é identificar os agentes envolvidos, confirmar ou não suas participações e níveis de envolvimento e, a partir da verificação, aplicar as medidas punitivas cabíveis.
Somado a estes passos, o processo de investigação interna de compliance também pode ser usado com uma ação de remediação, para evitar que outras atitudes ilegais semelhantes aconteçam novamente na companhia.
Esse tipo de investigação é fundamental para garantir que o negócio se mantenha em conformidade com as legislações e diretrizes pertinentes ao seu setor de atuação, bem como contribui para aprimorar a governança corporativa.
Como resultado, a empresa eleva seu padrão ético, de transparência, de credibilidade e confiabilidade. Assim, melhora o relacionamento com clientes, investidores, parceiros de negócios e outros agentes que fazem parte do seu funcionamento.
Justamente por conta da importância do processo, criamos este artigo com detalhes sobre a investigação interna em compliance, incluindo o que é, como conduzir e quais eventos podem desencadeá-la.
Então, convidamos você a seguir a leitura e ficar por dentro de tudo sobre o assunto!
O que é uma investigação interna em compliance?
A investigação interna em compliance é uma prática voltada para a identificação de condutas ilegais e ações contra a política da companhia. O principal objetivo é manter a empresa em conformidade com leis e normas e dentro do melhor padrão de governança corporativa que for possível estabelecer.
Idealmente, a averiguação deve fazer parte de um programa de compliance, ou seja, um mecanismo definido especificamente para a empresa manter o atendimento às legislações e, com isso, proteger sua saúde financeira e reputação.
O processo de investigação interna em compliance deve ser definido de acordo com o modelo de negócio, seu porte e segmento. Por meio de uma apuração personalizada, são verificados aspectos como:
- práticas e condutas ilícitas;
- descumprimento de fluxos operacionais que sugerem tentativa de desvio de valores;
- posturas inadequadas de profissionais que afetam a reputação da marca;
- envolvimento com crimes e ações ilegais.
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Qual a importância da investigação interna?
A investigação interna é importante para garantir que a empresa atue eticamente perante seus stakeholders.
A ideia, portanto, é identificar e aplicar as devidas punições a condutas irregulares e ilegais, que vão contra as leis e normas pertinentes ao setor de atuação da companhia, bem como às suas políticas internas.
Na prática, a investigação interna em compliance apura práticas proibidas, ilícitas e fora do contexto de legalidade. Por meio do levantamento e da apuração de dados e informações, é possível chegar até os envolvidos, avaliar suas participações nos atos e aplicar as medidas punitivas cabíveis.
O processo também busca evitar que condutas similares voltem a acontecer, por meio da adoção de medidas de remediação contra os atos.
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Quais eventos podem iniciar investigações internas?
São muitos os eventos que podem dar início a uma investigação interna em compliance. Entre as ocorrências, alguns exemplos são:
- informações recebidas pelos canais de denúncia de empresa;
- entrevista de desligamento do profissional, momento em que o RH pode aproveitar para apurar possíveis condutas irregulares de gestores ou outros colaboradores;
- processos trabalhistas, a exemplo dos movidos por conta de assédio moral, sexual, entre outros similares;
- irregularidades constatadas em processos de due diligence de terceiros, tais como de fornecedores ou de operações de fusão e aquisição;
- identificação de pontos de não conformidade durante auditorias internas, a exemplo de erros fiscais ou financeiros.
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Como conduzir uma investigação interna em compliance?
A investigação interna é um processo particular de cada empresa. Em cada iniciativa, devem ser considerados o perfil do negócio e seu modo de atuação, as leis e normas vigentes, quais setores ou processos serão investigados, entre outras particularidades.
Entretanto, há alguns passos comuns a todas as companhias que você também pode seguir na sua. São eles:
- criar um canal de apuração independente, que pode ser formado por representantes de vários departamentos, como jurídico, financeiro e recursos humanos, ou por profissionais externos contratados;
- definir o objetivo da investigação interna e as datas de início e fim, se possível;
- adotar medidas que garantam a preservação dos documentos que serão apurados, estejam eles em meios digitais ou físicos;
- revisar, minuciosamente, cada documento, dado ou informação pertinente ao que está sendo apurado;
- realizar as entrevistas, a fim de ouvir os relatos de cada um dos envolvidos;
- conduzir a análise financeira para apurar potenciais prejuízos;
- definir e adotar medidas de remediação;
- emitir relatórios de apuração com tudo o que for constatado e quais condutas foram aplicadas perante o período.
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Por que manter sua empresa em compliance?
Manter sua empresa em compliance é a melhor maneira de evitar problemas jurídicos, autuações por parte de órgão fiscalizadores, e de manter a transparência de todos os processos.
Ao garantir os fatores acima, você eleva o nível de confiabilidade e de credibilidade de clientes e parceiros de negócio, bem como torna sua companhia mais interessante para potenciais investidores.
A soma de todos os pontos tende a ser o aumento do volume de vendas e, consequentemente, de faturamento.
Contudo, não basta sua empresa garantir que os processos internos estejam em compliance. Para que a prática dê certo, é fundamental que os demais agentes envolvidos sigam o mesmo princípio.
Seus fornecedores, por exemplo, precisam atuar de acordo com as leis e normas pertinentes ao setor ao qual pertencem. Do contrário, elevarão os riscos para a sua empresa, a exemplo dos fiscais, financeiros, reputacionais, entre outros.
A maneira mais indicada de verificar a conformidade de fornecedores é submetendo-os a um processo minucioso de análise documental.
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